淺談高校內部審計檔案管理與利用

鄧敬萍

摘 要：高校內部審計檔案是高校檔案的重要組成部分，本文從內部審計和檔案管理的雙重視角探討了目前高校內部審計檔案管理和利用中存在的問題，并在此基礎上對加強高校內部審計檔案管理和利用提出建議，以期對高校內部審計檔案工作有所促進。

關鍵詞：高校；內部審計檔案；管理和利用

高校內部審計檔案是記錄審計項目的載體，是高校內部審計質量的直接反映。加強高校內部審計檔案管理和利用對提高高校檔案管理水平，促進和規范高校內部審計工作，發揮高校內部審計監督作用都具有重要意義。

1 高校內部審計檔案的定義

高校內部審計檔案是指高校內部審計機關在項目審計或者專項審計調查活動中直接形成的。以多種介質形式存在的具有保存價值的歷史記錄，是高校專業檔案的重要組成部分。

伴隨高校內部審計工作的發展，審計范圍不斷擴大，從財務收支審計向工程審計、經濟責任審計、效益審計等方向發展，審計過程也從事后審計向全過程審計發展。在此過程中，內部審計檔案數量和種類日益增加。按照審計項目類型劃分，高校內部審計檔案包括財務收支審計檔案、工程建設審計檔案、科研審計檔案、經濟責任審計檔案、設備購置審計檔案等多種類型。按照審計過程劃分，分為立項階段檔案、實施階段檔案、終結階段檔案。按照審計檔案的內容劃分，分為結論類、證明類、立項類、備查類，按照《第2308號內部審計具體準則——審計檔案工作》規定，審計檔案應按照以上四種類型排列組卷。

2 高校內部審計檔案管理和利用存在的問題

審計檔案是審計程序、審計思路、審計步驟及審計方法的濃縮精華，既是審計項目的全面呈現，又是審計人員集體智慧的結晶。審計檔案為其他審計項目提供參考和指導，為高校領導宏觀決策提供準確的決策信息。但在實際工作中，部分高校審計機構仍存在“重業務輕檔案”的思想，審計檔案管理工作存在一系列問題。

2.1 對高校內部審計檔案管理不夠重視。

高校內部審計人員尤其是審計機構負責人對審計檔案管理不重視，未按規定制定內部審計檔案管理規章制度，工作過程中缺乏對審計檔案的監督管理，內部審計人員尤其是審計項目負責人檔案管理意識欠缺，審計項目進行過程中產生的檔案如審計底稿等不及時歸檔甚至不歸檔，審計項目結束后審計檔案不及時立卷，造成審計檔案不完整，審計檔案立卷質量不高等問題，極大的影響了檔案的保存和利用價值。

2.2 高校內部審計檔案管理不規范

《中華人民共和國檔案法》、《內部審計基本準則》、《審計機關審計檔案管理規定》等法律法規對高校內部審計檔案管理進行了具體規范，對照規定，高校內部審計檔案管理存在以下不規范之處。一是部分審計機構未按規定配備專（兼）職檔案管理人員，審計檔案管理責任不明確。二是已有審計檔案管理人員大多為審計人員兼職，審計案卷整理不規范現象時有發生，如案卷內文件順序排列混亂，出現文件底稿排在正文前面；證明性文件和立項性文件前后顛倒等現象。三是兼職檔案管理人員缺乏管理好審計檔案的責任心。出現部分案卷質量差及不按時立卷歸檔等現象。四是部分審計機構未配備符合要求的檔案管理設備，存在審計檔案立卷整理后保管不善現象。五是隨著審計信息化的快速發展，審計檔案電子化成為必然趨勢。但目前多數高校內部審計機構沒有指定電子檔案管理制度，電子檔案管理不規范。

2.3 高校內部審計檔案開發利用有待提高

審計檔案是一個審計項目最終成果的體現。如果能夠有效地利用好內部審計檔案，通常能起到事半功倍的效果。但實際工作中，高校內部審計檔案利用率很低，主要有以下原因，一是根據《第2308號內部審計具體準則-審計檔案工作》第三十八條規定“借閱審計檔案，一般限定在內部審計機構內部”審計檔案開放范圍有所限制。二是高校內部審計人員普遍缺乏利用檔案加強業務學習的意識。三是審計檔案管理不規范。部分檔案沒有按照項目類型、年度等條件進行分類歸檔，部分高校紙質檔案沒有及時電子化，無法進行目錄或全文檢索，造成查找困難。四是開展內部審計檔案編研的高校及相關編研成果都很少。

3 加強高校內部審計檔案管理和利用的建議

3.1 提高對內部審計檔案重要性的認識，加強內部審計檔案質量管理

提高對審計檔案的重視程度，是做好檔案管理工作的前提。首先，領導重視是加強內部審計檔案管理的前提。其次要積極營造重視檔案工作的整體氛圍，通過宣傳督促、業務培訓、考核評比等措施強化檔案工作重要性。再次要強化責任，嚴格實行主審負責制，同時參審人員也要參與審計檔案資料的收集整理，做到“主審負責，案結卷成”。審計檔案質量的高低，反映內部審計業務工作質量的高低。

3.2 提高內部審計人員業務素質

高校內部審計檔案管理是一項復雜繁瑣、專業性強的工作，檔案管理人員在精通審計知識的同時還需要具有檔案管理知識，同時需要具有高度的責任心和事業心。高校內部審計機構應加強相關人員的業務培訓，提高其檔案管理水平，以適應現代社會內部審計檔案管理的需求。同時應開展經常性的審計檔案管理經驗交流，邀請專業學者對本單位審計檔案工作進行業務指導，開展檔案理論研討和案例分析，用先進的管理經驗促進檔案工作。要開展定期或不定期的審計檔案質量檢查，在檢查中發現問題，糾正問題，解決問題。完善審計檔案質量責任追究制度，從而促進審計檔案質量的進一步提高。

3.3 提高檔案管理條件，建立健全檔案管理制度

《審計機關審計檔案管理規定》第十七條規定“審計機關應當按照國家有關規定配置具有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲功能的專用、堅固的審計檔案庫房，配備必要的設施和設備。”高校內部審計機構應結合自身條件，建設各項軟硬件設施，開發利用好內部審計檔案資源。

建立健全高校內部審計檔案管理制度。高校內部審計機構應該按照相關法律法規制度和管理辦法，結合《高等學校檔案實體分類法》和不同高校的檔案工作流程規范，根據高校內部審計檔案管理工作特征，制定高校內部審計檔案管理制度；對內部審計檔案管理和利用各個環節制定詳細規定；制定完善的高校內部審計檔案安全保密制度，明確內部審計人員在檔案管理工作中的責任，以此確保高校內部審計檔案管理工作的切實有效。

3.4 積極開展高校內部審計檔案開發利用工作

檔案利用是檔案潛在價值的實現，檔案管理的最終目的是發揮檔案服務社會、服務人民的作用。因此，內部審計部門和檔案管理部門應積極開展內部審計檔案的開發利用。內部審計檔案的開發和利用需要做好以下工作。一是應將審計檔案按照項目年度、項目類型等關鍵因素進行歸類整理，檔案信息電子化，提高查詢檔案的效率及速度。二是對內部審計人員開展學習檔案、利用檔案教育，使審計人員在開展審計項目的過程中善于利用同類審計項目檔案指導在審項目，提高審計成效。三是要加強內部審計檔案的編研工作，將單純的檔案保管工作轉向綜合開發利用，對審計檔案中的典型案例、審計經驗等有價值信息進行綜合整理和分析利用，為高校管理者提供決策依據，為審計人員提供學習參考，使審計檔案發揮更大的價值。

4 總結

綜上所述，高校內部審計檔案是高校檔案的重要組成部分，隨著高校內部審計工作的發展，審計檔案工作的重要性逐漸凸顯。提高對高校內部審計檔案工作的重視程度，規范高校內部審計檔案管理，積極開展高校內部審計檔案的開發和利用，有助于發揮高校內部審計檔案的內在價值，更好的為高校發展和決策提供幫助和支持。

參考文獻

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