事業單位人事檔案收集歸檔工作思考

摘 要：事業單位如果想要有好的改革發展，就要管理好人事檔案，清晰的人事檔案管理是一個單位能有良好環境的基礎，因此人事檔案管理在單位中就有著重要的地位作用，其中收集人事檔案并將其按照一定規律分類歸檔是管理檔案的重中之重。事業單位要深入且正規的學習對人事檔案收集歸檔的方法，并且建立一套高效的可以收集檔案的系統，將人事的檔案管理變成一件有專門制度規范的事業，促進人事檔案管理效率可以有效提升。本文主要介紹討論事業單位應怎樣順利高效的開展人事檔案管理工作。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；收集；歸檔

1 切實重視檔案收集歸檔工作

在事業單位中，檔案管理最重要的一步就是對人事檔案的收集歸檔，它不僅對檔案管理工作意義重大，更是深深決定著單位是否可以發展長遠，所以檔案的收集歸檔在檔案管理中就有了不可取代的重要地位。思想高度對工作的完成情況有著至關重要的影響，所以如果想要將工作落實，使工作策略得以進一步實施，就必然要將工作人員的思想高度提升上來，深化思想認知，還要讓其發自內心的重視檔案的收集歸檔工作，思想要正確，認知要有深度，才能將工作真正落實。首先，單位領導務必學習先進的管理知識及管理思想，認真思考檔案的收集歸檔對單位究竟起到一個怎樣至關重要的作用，是如何為單位帶來的戰略性發展，在此基礎上，就會更加重視檔案的收集歸檔工作，也會對檔案的收集歸檔工作提供更大的認可和支持，這種認可和支持對檔案的收集歸檔無疑是最大的鼓勵，帶來的效果無疑是執行力的提升。其次，收集歸檔重要性的宣傳同樣重要，宣傳給每位員工，才會使大家從心底里認識到這項工作的重要性，只有肯定了檔案的收集歸檔的重要，大家才會積極配合收集歸檔，并對這項工作提供幫助和支持，大家這樣合作，不僅降低了這項工作的難度，還提高了檔案收集歸檔的效率，在這樣的氛圍下工作，大家的熱情也必然會有所提高。

2 檔案收集歸檔工作制度要完善

縱觀古今，無論是國家還是各行各業，都有獨有的制度，因為有了制度才有規范，才有保障，同理，制度對于事業單位的人事檔案收集歸檔來說也是一種必不可少的保障手段。有了健全完善的規章制度，大家就會按規矩辦事，所以為了使檔案收集歸檔的成效有所保證，檔案管理的多元化需求讓每個人都滿意，就一定要加強制度的建設力度、監管力度，把制度落實到各項工作的每一個角落，按要求工作，按規則辦事，在制度和規范的軌道上，推動并指導檔案的收集歸檔工作。首先要做的就是將規章制度具體化，要對人事檔案的收集、鑒別、整理、保密等環節分別制定相應的規章制度，制度是為了輔助工作進行的更加順利高效的，因此有了完善的制度，檔案的信息質量才會有所保證，高質量的信息對以后的利用才是有價值的。其次，檔案的登記內容要完整，轉遞工作要不出差錯。檔案的轉遞工作要進行的十分謹慎，首先就是要保證檔案的登記過程嚴格遵守規定，其次在保證登記沒有問題的情況下，將登記好了的檔案資料嚴密的包裝起來，然后轉遞出去。最后，對于檔案材料來說，一定要有嚴格的審核制度。對收集歸檔的資料要層層審核，要將審核材料中的信息與檔案中所記錄的內容進行比對，看信息是否造假，手續是否齊全，保證從一開始，接收到的檔案就是完整正確的，剛才能提高以后檔案的收集歸檔的質量。

3 人事檔案收集歸檔操作要規范

事業單位中從事檔案管理的人員一定要掌握能夠將檔案收集歸檔做的更加規范化的技能，這對于檔案管理人員來說并不是很容易，但卻又很重要，所以想要掌握好這個技能首先要學會如何才能將工作標準制定的更加完美，要找出檔案收集歸檔工作中的重點，要知道檔案管理的標準是什么才能夠將材料很好地收集、準確地鑒別，最后歸檔，各項實踐操作都要嚴格遵守其最初的標準規定。在收集檔案材料的時候要認真仔細，找出材料的規律和特點，只要檔案及時收集歸檔，可以采用各種不同的辦法來進行。還要對收集回來的檔案資料進行鑒別，判別真假，實事求是，只要記錄到檔案里的內容，就一定要是真是可靠的，這樣才能準確地展示出每個人的個人信息。其次，要提高檔案歸檔的效率，將檔案分類存放就是很好地辦法，但是分類過程中，一定要確保分類的清晰有序，不能胡亂排放，要有層次的分類排序。最后，還要對收集歸檔的檔案進行嚴格審核，檢查檔案內容是否完整，如果有所缺少，就要記錄下來，返回到相關部門，重新收集，將材料補充完整。

4 信息化管理人事檔案

隨著社會的進步，時代的發展能夠發生了，事業單位的認識制度發生了翻天覆地的變化，也走到了及其關鍵的位置，事業單位的進步速度越來越迅猛，也使得人事檔案的收集歸檔工作不得不跟隨其步伐快速進步，身負重任。單位發展的越快，制度越完善，人們對薪資待遇、福利待遇的需求也就越高，比如評優評獎、升職降職、工作調度、五險一金等，這些都是人事檔案收集歸檔需要涉及的工作。如果依然采用傳統的手工方式整理檔案，必然會導致供不應求，不能適應現在信息化的社會背景，更不能適應現在的工作強度和工作需求，完全不能滿足各行各業需要大量檔案信息現況。因此，做檔案收集歸檔的工作人員也要緊跟時代發展的步伐，學會如何利用網絡完成檔案的收集歸檔工作，使檔案管理工作可以融入到網絡和信息化時代中來，這樣才會提高效率，事半功倍，

5 檔案管理人員的綜合素質要有所提升

眾所周知，事業單位如果想要將要人事檔案收集歸檔工作順利開展，就必須要有高素質的檔案管理工作人員參與其中，他們不僅要付出精力還要提供智慧，這些管理者一般需要面對的檔案信息資料都相對復雜且棘手，要想要解決這種復雜的情況，把工作順利開展，有質量的完成工作任務，就需要這些管理者業務能力強，業務素質高，對工作有熱情，有責任心，可以全身心投入其中，并享受其中，否則事業單位就會得不到好的發展。所以，單位要加強對檔案管理者的素質培養，這種做法不僅可以促進檔案收集歸檔工作順利進行，使檔案都符合檔案管理要求，還可以幫助檔案管理者可以快速進入角色，盡早投身到工作中。所以事業單位要做出兩項安排，第一，對檔案管理者進行定期的培訓，培訓內容要圍繞如何能夠提高管理者的業務能力和職業素養展開，讓管理者學會怎樣才能提高檔案收集歸檔的質量和效率，同時，針對管理者的責任心和事業心進行，引導其主動投身到實際工作中。第二，人才對于事業單位是剛需，不僅要留住內部人才，還要引進外部人才，強大檔案收集歸檔工作的管理隊伍，大家共同合作，共同完成任務。

6 總結

檔案收集歸檔對于事業單位的人事檔案管理來說，就好像地基對于高樓一樣，十分重要且基礎，它決定了檔案信息質量的好壞，質量高了，檔案的利用率自然也就高了。因此，如果想要讓事業單位的到實際的改革和大幅的發展，就必須將檔案收集歸檔工作放在一個無比重要的位置上，完善檔案管理制度，優化檔案管理策略，讓檔案收集歸檔工作可以按照一定的規章制度進行，管理者要明確操作規程，提高職業素養，利用網絡信息管理檔案，這樣就可以高效率和高質量的完成工作。

參考文獻

[1]分析事業單位人事檔案管理的重要性[J]. 楊婷婷. 時代金融. 2017（09）

[2]事業單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰[J]. 陳奎武. 辦公室業務. 2014（23）

作者簡介

段佳能（1985-），男，彝族，云南省大理市，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。