淺談檔案管理工作中存在的問題與對策

摘 要：檔案管理在各行各業都有著重要記載依據性作用，尤其是在有關行政管理領域，近年來對檔案管理重視程度也越來越高，但是在有關企業或者其他單位對檔案管理還是缺乏重視，檔案管理在實際工作中也或多多少存在些問題。本文從新時期檔案管理新形勢出發，分析了新形式下檔案管理的意義變化，總結了當前檔案管理中存在的問題和提高檔案管理工作的對策，旨在通過本文研究引起在檔案管理上的重視，積極推進檔案管理與利用工作提高。

關鍵詞：檔案管理；新形勢；問題；對策

1 檔案管理的新形勢概述

1.1 新時期檔案內容與形式的變化

隨著現代經濟領域繁榮發展以及行政管理的日益規范化，有關生產、經營、管理等各方面形成的檔案在內容和形式上也發生了很大改變。首先在檔案內容上，有關經濟活動在市場經濟環境下日益豐富多樣化，尤其是在參與到全球化市場后，形成的檔案內容也越來越專業化和國際化，而行政管理領域的檔案也隨著行政管理內容的細化出現了新的變化，例如現在環保部門、食品藥品監督部門檔案內容就屬于新增內容；其次在檔案形式上，過去檔案大多以紙質材料為主，但是當前檔案形式多樣化特征明顯，有傳統紙質版文字性材料、圖紙類材料，還有新的電子版文字材料、照片、錄音錄像等，都是現代檔案管理的對象。

1.2 新形勢下檔案管理的意義變化

檔案管理從傳統意義上來看是為了提供有關查詢以及提供決策依據，新時期檔案管理依然能夠為政府以及企事業單位決策提供依據，但更重要的意義在于能夠為更多主體利用檔案提供服務。對于許多個人來說，從其上學、工作整個過程中檔案能夠反映出其許多方面的特征，尤其是能力上，是一個人求職的敲門磚，也是單位選錄人才的參考依據，同時也是單位人事管理的重要參考依據；對政府以及企事業單位來說，雖然都是提供決策依據，但是現代檔案內容的豐富性，客觀性提升對決策影響力也大大增加；

2 檔案管理中存在的問題

檔案管理工作中問題較多，罪關鍵的原因就是對檔案管理工作不重視，結合當前我國各地檔案管理實踐，筆者將其存在共性問題進行如下剖析。

2.1 檔案管理缺乏健全的制度

檔案管理從過去簡單存檔發展到現在已經成為一門學科，檔案管理需要健全的制度作為規范和指導，但是從我國當前各個行業領域檔案管理實踐來看，在管理制度上都存在疏漏，筆者認為這與檔案管理機構或者企事業單位內部檔案管理職能部門的不重視有直接關系，負責檔案管理的主體缺乏重視，具體的制度建設也會被忽視，缺乏領導層面重視和制度規范指導，具體負責檔案管理的人員也不會重視，開展工作更是具有隨意性。在一些檔案機構及行政事業單位檔案管理中，大多已經制定了管理制度，但是制度可行性不高，大多都是原則性規范，對于檔案管理工作缺乏具體指導，對有關檔案管理從檔案收集、整理、歸檔等一系列過程更是缺乏詳細規范。

2.2 檔案管理方式落后

檔案管理當前大多還是以傳統紙質檔案留檔封存的形式進行管理，但是由于當前行政管理和經營管理事務繁雜，相關紙質檔案數量也驟然增加，采用傳統方式歸檔管理也是存在較大難度；同時許多領域檔案也出現了新的檔案形式，例如電子檔案、錄音錄像資料等，度此類檔案在檔案管理中或沒有被重視，或者要求進行管理，實際上只是以存盤方式簡單保存。這與當前檔案管理制度不健全有著很大關系，同時也突出了信息化在檔案管理中沒有被有效運用，無論是對傳統檔案還是新的電子檔案，都應當用現代化管理方式進行管理。

2.3 檔案管理面臨著專業人才短板

我國在檔案管理方面一直以來都存在，尤其是行政管理機構，檔案管理也一直存在獨立部門，但是在人員配備上卻處于不被重視的冷衙門。這是因為過去檔案管理工作量小，管理方式單一，只進行簡單存檔保管，所以在人員上大多數單位都是安排年紀較大、沒有其他專業技術、家庭負擔較大的女員工等從事檔案管理。但檔案管理工作發展至今已出現新的變化，過去的檔案管理員已經不能勝任管理工作，但是許多單位又沒有意識引入專業檔案管理人才，這就使得檔案管理面臨著人才短板的問題，而同時許多高校檔案管理專業畢業的學生也沒有對口工作機會。

3 提高檔案管理工作的對策

3.1 建立健全檔案管理制度，規范檔案管理流程

對檔案管理一定要加強重視，制定出健全的檔案管理制度來作為檔案管理規范，要從檔案收集到檔案整理以及整個管理過程都進行詳細的規范指導。尤其是檔案的收集，必須要加強管理，要保證按照時間順序所有需要存檔的檔案材料都齊全，要保證其真實性、客觀性，對所收集的檔案材料按照科學方法進行整理，然后歸檔，妥善保管，只有嚴把檔案質量關，才能為檔案利用提供可靠基礎。

3.2 引入信息化提升檔案管理效能

我們已經身處于信息化時代，信息化已經深入到各個領域，檔案管理中不但數字類檔案需要依靠信息化方式進行保存和管理，在提供檔案利用的方式上也有必要利用信息化提供檢索服務。同時對傳統紙質檔案也可以利用信息化管理，因為紙質檔案受保存條件、外界因素影響較大，同步進行電子掃描并管理不但有利于提供雙重保險，也能夠提高檔案利用效率。

3.3 加強檔案管理人才隊伍建設

基于檔案管理本身的專業性，我們在檔案管理工作上也有必要組建專業隊伍，將具有專業知識和技能的人才吸收到檔案管理隊伍中，并且形成專職崗位，專門負責檔案管理和利用。通過專業管理隊伍，運用科學的方法進行檔案管理，保證高效提供檔案利用服務，同時積極宣傳檔案利用，讓社會各界都能夠認識檔案利用的價值并在需要時能夠知道如何進行利用。

參考文獻

[1]龔洺儀.淺談檔案管理工作中存在的問題與對策[J].經營管理，2016（09）：167.

[2]楊銘.電子檔案管理存在的問題與對策[J].蘭臺內外，2017（02）：74.

作者簡介

陳春玲（1971-），女，漢，黑龍江寶清，研究方向：檔案管理。