網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下工程檔案的信息化管理

張維

摘 要：信息化管理模式對(duì)于工程檔案有效的管理是前提條件，傳統(tǒng)的管理模式不再適用于現(xiàn)代化的工程檔案管理，因此，本文主要探究基于新形勢(shì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對(duì)于工程檔案的信息化管理。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；問題；原則；措施

當(dāng)前電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，在生活中普遍地應(yīng)用到互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，在辦公中的應(yīng)用是不斷趨于標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化，大部分的工作都會(huì)依據(jù)計(jì)算機(jī)或是互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行辦理，這對(duì)于工程的檔案管理工作帶來了新的要求，以往的傳統(tǒng)管理模式，已經(jīng)不能適用于當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的步伐。因此對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新是對(duì)工程檔案管理的有效措施，構(gòu)建健全的管理模式，將工程檔案的作用發(fā)揮到最大化。

1 工程檔案信息化管理的主要內(nèi)容

對(duì)于工程檔案信息化理解主要以兩方面來闡述：一是工程檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化進(jìn)行有效的實(shí)現(xiàn)；二是有效地對(duì)工程檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、傳遞、接收和運(yùn)用并形成一體化；三是完成工程檔案的信息化的高度共享；四是要?jiǎng)?chuàng)新工程檔案的管理模式。

如今，針對(duì)工程檔案信息化管理的內(nèi)容主要有工程檔案的檢索和工程檔案內(nèi)容信息的存儲(chǔ)：工程檔案文件主題詞的自動(dòng)標(biāo)引；工程檔案的文件目錄的打印；工程檔案的數(shù)據(jù)備份；工程檔案的整理與立卷；工程檔案的保護(hù)以及庫房的管理；工程檔案的咨詢與借閱管理；工程數(shù)據(jù)處理的各個(gè)階段都依據(jù)有關(guān)行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)以及國家的政策作為依據(jù)而構(gòu)建。

2 工程檔案信息化管理的必要性

工程檔案的查閱具有頻繁性，保存則為永久性，對(duì)于原工程檔案文件件丟失或是損壞都是難以避免的，這對(duì)于工程檔案的利用和保管來講帶來了極大的困擾。通過運(yùn)用平板掃描儀等便捷儀器，可以將大量文檔及圖紙實(shí)現(xiàn)電子化存儲(chǔ)。信息化的管理模式的應(yīng)用就是將傳統(tǒng)的管理模式手抄記錄轉(zhuǎn)換為應(yīng)用信息技術(shù)存儲(chǔ)工程檔案，這是工程檔案的管理取得的重要成果，極大地提高了服務(wù)效率與水平。

3 當(dāng)前工程檔案信息化管理面臨的問題

3.1 面臨安全與革新的挑戰(zhàn)

在檔案管理系統(tǒng)邁向新紀(jì)元發(fā)展空間的過程中，勢(shì)必會(huì)對(duì)應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行有機(jī)整合，此類整合需要運(yùn)用創(chuàng)新思維來處理各方之間的矛盾。此外，網(wǎng)絡(luò)本身與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之間還存在著一定的問題，不僅存在硬件資源會(huì)受到自然影響，還有可能遭到人為破壞等情況，并且數(shù)據(jù)信息與軟件資源容易受到病毒的侵害。

3.2 面對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化和法制化的挑戰(zhàn)

因?yàn)楣こ虣n案自身的特點(diǎn)比較復(fù)雜，最為突出的特點(diǎn)就是分散管理。由于多方面對(duì)其進(jìn)行管理，并且各部門都有其相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致對(duì)工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化造成了極大的困難，從而無法形成一個(gè)統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。并且工程檔案在法律規(guī)范方面也比較欠缺，致使工程檔案不能很好的顯現(xiàn)出其自身的價(jià)值。

3.3 技術(shù)支持不充分

第一，電子文件在實(shí)質(zhì)上對(duì)于它的保管期限與保管條件等方面是存在一些局限性的，如果不能對(duì)其進(jìn)行有效的解決，會(huì)造成適得其反的情況發(fā)生。第二，對(duì)施工單位來說，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。檔案信息化管理要求一定的物質(zhì)條件，而部分企業(yè)對(duì)檔案工作的不重視，不愿投入過多的人力、物力，使得檔案信息化工作無法得到有效的實(shí)施。

3.4 人員配備不合理

事實(shí)上，工程檔案資料很復(fù)雜，將其信息化也是一個(gè)繁雜的過程，就當(dāng)前的工程檔案管理人員而言，信息化意識(shí)薄弱，并且既擁有專業(yè)知識(shí)，又掌握信息技術(shù)的人員較少，由于工程檔案存檔的技術(shù)人員知識(shí)儲(chǔ)備較為單一，勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)專業(yè)與工作崗位不對(duì)口等問題的發(fā)生。

4 推進(jìn)工程檔案信息化的原則與措施

4.1 工程檔案信息化應(yīng)該遵守的原則

合理性原則。利用數(shù)字化方法來接收工程檔案文件，其應(yīng)對(duì)規(guī)范性的原則要有持續(xù)性，構(gòu)建于信息檔案有關(guān)的法律體系，只有這樣才會(huì)使電子文件順利地完成歸檔，對(duì)傳統(tǒng)的工程檔案數(shù)據(jù)的保存與應(yīng)用等工作，要實(shí)現(xiàn)其標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，避免重復(fù)建設(shè)、互不相容的狀況產(chǎn)生。

安全性原則。由于網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的進(jìn)程的不斷加快，網(wǎng)絡(luò)潛在的威脅也越見突出。所以，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的開發(fā)與研究力度要不斷加強(qiáng)，配備應(yīng)用較強(qiáng)的安全措施，全面保障工程檔案信息的安全。

效益性原則。選取數(shù)字化的內(nèi)容主要是以經(jīng)典為理念，核心要與社會(huì)應(yīng)用的熱點(diǎn)進(jìn)行有效的結(jié)合，把重要的工程檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，會(huì)收獲較大的社會(huì)及經(jīng)濟(jì)效益，避免浪費(fèi)財(cái)力、人力、物力。

4.2 促進(jìn)工程檔案信息化的措施

重視光盤技術(shù)在工程檔案信息化管理中的運(yùn)用。光盤主要是通過光電存貯技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展中的產(chǎn)物，是信息的檢索與信息存儲(chǔ)、電子化的歸屬。利用光盤進(jìn)行存儲(chǔ)，其顯著的特點(diǎn)在于它的存儲(chǔ)密度高、可靠性強(qiáng)、壽命長等，它會(huì)把大量的工程資料刻入到一張光盤內(nèi)，以此來實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，對(duì)于原文件進(jìn)行掃描錄入的方式，極大地減小了對(duì)庫房空間的占用，降低了存儲(chǔ)設(shè)備資金的投入，以此來縮減成本。

網(wǎng)絡(luò)化管理是工程檔案信息化管理的必然趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)把網(wǎng)絡(luò)分為了上下級(jí)并且與各處室緊密相連，成為一個(gè)具有高效性的有機(jī)整體，來有效地銜接其他部門與檔案部門之間的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，被授權(quán)的部門可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入到工程檔案信息庫中去查詢數(shù)據(jù)。

為加強(qiáng)工程檔案數(shù)據(jù)的安全性，在進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)應(yīng)該有一個(gè)用戶的口令才可以進(jìn)入到工程檔案的數(shù)據(jù)庫中，只有檔案部門的工作人員才有權(quán)利更改已經(jīng)入庫的檔案。為了確保工程檔案中的數(shù)據(jù)的安全性，要加大對(duì)系統(tǒng)的管理措施，在系統(tǒng)密碼的設(shè)置上可以設(shè)置雙層防護(hù)。

檔案信息化管理需加強(qiáng)病毒防治，來確保安全。對(duì)計(jì)算機(jī)病毒要加大防護(hù)力度，要構(gòu)建比較嚴(yán)格的管理機(jī)制，做預(yù)防工作。具體的要求是符合操作的規(guī)范性，同時(shí)還要定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)與維護(hù)；為了防止突然狀況的發(fā)生一定要對(duì)數(shù)據(jù)定期保存，做好重要資料的備份。

積極促進(jìn)工程檔案管理部門實(shí)施信息化管理。第一，強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)性工作，才會(huì)有效地推進(jìn)工程檔案信息化的管理。第二，強(qiáng)化人才建設(shè)，作為當(dāng)今信息化社會(huì)的工程檔案工作者一定要具備基礎(chǔ)的電子與計(jì)算機(jī)文件管理知識(shí)與技能，提升自身文化、專業(yè)知識(shí)及人文素養(yǎng)，來有效地進(jìn)行工程檔案信息化管理。

5 結(jié)論

工程檔案信息化管理是一項(xiàng)比較全面、長期、具體且繁雜的工作，工程檔案的管理團(tuán)隊(duì)對(duì)于工程檔案信息化的效率起著至關(guān)重要的作用，信息化是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，工程檔案管理者只有不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，自主上進(jìn)，才會(huì)適應(yīng)時(shí)代與社會(huì)的需求，以便更好地服務(wù)于社會(huì)。

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