現(xiàn)代企業(yè)檔案管理體系構(gòu)建策略探討

薄漢清

摘 要：隸屬于浙江省能源集團(tuán)的火力發(fā)電企業(yè)，蕭山火電廠實(shí)現(xiàn)了信息技術(shù)全面覆蓋。該企業(yè)在檔案管理方面不斷改進(jìn)，全面整合信息資源，使其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化，在管理手段的創(chuàng)新中，創(chuàng)建了一套從微觀到宏觀層面的管理體系，適合企業(yè)的現(xiàn)代化，有利于提高檔案工作人員的素質(zhì)和檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；檔案管理體系；檔案管理流程體系

1 總的目標(biāo)

構(gòu)建新的檔案管理體系，必須要改變舊的不利于檔案管理的方式。傳統(tǒng)的管理體系通常按照機(jī)構(gòu)職能分工，信息與資源的交流不方便，新的管理體系在信息化的大環(huán)境下把信息收集，信息整理，信息保管，信息利用等各環(huán)節(jié)重新組織起來

在構(gòu)建新的檔案管理體系時(shí)要注重一下幾個(gè)方面：

首先，注重檔案的宏觀管理。用具體的法規(guī)確定其管理的機(jī)制，原則和責(zé)任等方面，完善檔案管理體系。

其次，注重檔案的核心標(biāo)準(zhǔn)。把自己公司檔案的現(xiàn)實(shí)情況與國家和行業(yè)的基本要求和法規(guī)結(jié)合起來，確定檔案分類、信息收集和整理、歸類等管理的標(biāo)準(zhǔn)。

再者，注重檔案管理的流程和必要的制度。為微觀層面的管理提供制度和流程設(shè)計(jì)的支持，建立相對(duì)完整的檔案管理體系。

最后，對(duì)檔案信息管理提供支持，加大硬件和軟件投入。對(duì)信息資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化，構(gòu)建一個(gè)包括檔案收集、整理等方面的全過程的管理體系。

這個(gè)管理體系有專門的管理機(jī)構(gòu)，包括專門領(lǐng)導(dǎo)組和網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，在傳統(tǒng)檔案的管理、信息化檔案的管理、大型項(xiàng)目檔案的管理、數(shù)字作品的管理等方面有更大的優(yōu)勢(shì)，信息保管、鑒定、借閱與統(tǒng)計(jì)等方面的制度體系相對(duì)完善，還包括檔案的流程和考核體系、應(yīng)對(duì)緊急情況的方案。

2 適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理模式

蕭山火電廠建造的適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理模式，是把大目標(biāo)與企業(yè)加強(qiáng)信息化建設(shè)的實(shí)際情況相結(jié)合，不僅僅要從法律層面建立檔案管理的組織和制度體系，而且還要防止制度過于死板，加強(qiáng)對(duì)檔案流程的管理，按時(shí)公布具體的任務(wù)書，來提高執(zhí)行力。全方位的管理檔案資源，提高資源的共享度，加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的速度。

2.1 貫徹“依法治檔”的方略，建設(shè)更優(yōu)的檔案管理體系

新的檔案管理體系包括組織與制度兩方面的體系。良好的檔案管理體系是“依法治檔”的保障，也是其法治化的重要手段。在組織方面，尊重每個(gè)人對(duì)自己負(fù)責(zé)的原則，改變以往設(shè)立執(zhí)行力相對(duì)低的兼職人員的做法，把所有在崗的人員都?xì)w入組織管理體系中，并且讓部門的主要負(fù)責(zé)人同時(shí)負(fù)責(zé)檔案管理任務(wù)。在新的組織體系中，注重發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，網(wǎng)絡(luò)功能不會(huì)因?yàn)椴块T和人員的改變而被減弱，為了確保檔案管理體系中的人力資源和組織基礎(chǔ)，應(yīng)該把責(zé)任具體到每一個(gè)人和每一個(gè)崗位。

在制度方面，要全面了解國家、地區(qū)和行業(yè)的準(zhǔn)則，在尊重這些準(zhǔn)則的前提下，結(jié)合企業(yè)自身?xiàng)l件進(jìn)行制定，并且隨社會(huì)的變化進(jìn)行修改。同時(shí)要注意在信息化中檔案收集、服務(wù)功能、簡(jiǎn)單化整理的重要性，注重準(zhǔn)則的可實(shí)現(xiàn)性。在微觀和宏觀層面修訂檔案管理體系準(zhǔn)則，把重心放在企業(yè)信息的數(shù)字化、檔案的流通和共享等方面的管理，以及各類其他管理體系。對(duì)于數(shù)碼照片和視頻等新事物，結(jié)合現(xiàn)實(shí)制定獨(dú)特的檔案管理方法。在制度體系建設(shè)過程中不斷發(fā)現(xiàn)存在的不足，并且進(jìn)行改正，可以提高制度的效果，為“依法治檔”提供有效支持。

2.2 建立信息化檔案管理流程體系，減少注重形式的制度

制度過于形式化，詳細(xì)的操作方法缺失、存在的責(zé)任不明確，工作不協(xié)調(diào)執(zhí)行不到位等缺陷廣泛存在傳統(tǒng)檔案管理體系中。

在平日的管理中，缺乏實(shí)踐的指導(dǎo)細(xì)則，導(dǎo)致許多職能部門配合困難。流程和執(zhí)行力是互相影響的，執(zhí)行力的提高需要依照流程，而流程就是執(zhí)行力的落實(shí)。流程管理把檔案管理分成幾個(gè)具體的部分，各個(gè)部分處于流程中固定的位置，彼此緊密聯(lián)系，這就使得所有流程中的人員知道，每一件事該由誰來負(fù)責(zé)處理，以及具體的操作方法。這種流程化的管理，權(quán)責(zé)分明，有利于消除個(gè)環(huán)節(jié)之間的摩擦，減少工作人員相互推諉的現(xiàn)象，改變了以往執(zhí)行力低下的局面，提升了管理的效率和品質(zhì)

把“讓每一個(gè)環(huán)節(jié)都滿意”的理念貫穿在流程管理的設(shè)計(jì)中，每一環(huán)節(jié)都要有具體的規(guī)范的操作。就蕭山發(fā)電廠獲得部級(jí)二等獎(jiǎng)的“數(shù)碼照片檔案管理的流程圖”來說，它依照了數(shù)碼照片本身的特點(diǎn)，首先理清了歸檔由誰負(fù)責(zé)，然后根據(jù)鑒定原則篩選決定是否歸檔。并且由相關(guān)的人員把決定歸檔的照片進(jìn)行分類整理，填寫好具體的照片信息，整理成數(shù)碼照版硬盤移交歸檔。檔案室根據(jù)《蕭山發(fā)電廠數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范》來指導(dǎo)相關(guān)人員把照片錄入到系統(tǒng)中去，并且脫機(jī)備份以便信息的查閱和異地保存，在寫好詳細(xì)的照片說明后保存歸檔。這些流程都是由專門的檔案管理部門進(jìn)行操作。火電廠的流程圖詳細(xì)的介紹了各個(gè)環(huán)節(jié)的操作步驟，對(duì)檔案的及交接后的管理提供了幫助。

該管理體系共包括18個(gè)流程步驟，沒有遺漏任意一個(gè)環(huán)節(jié)。包括業(yè)務(wù)部門與合作項(xiàng)目等方面的檔案收集、文書照片等檔案整理等方面的流程、檔案的借閱、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等流程，還有信息系統(tǒng)的管理與利用流程等，涉及方方面面。

2.3 下達(dá)《歸檔任務(wù)書》，減少制度的僵化，改變檔案難以收集的現(xiàn)狀

檔案的收集一直是以往工作中的重點(diǎn)問題，任務(wù)書的下達(dá)可以把責(zé)任具體到每一個(gè)人和崗位，打破條條框框的限制，增強(qiáng)了靈活性和實(shí)際的可操作性，是細(xì)化流程管理的重要途徑，在檔案管理中有極其重要的地位。它做到了“檔案收集全面覆蓋”“歸檔資料全面詳細(xì)”“責(zé)任落到實(shí)處”，注重收集資料在檔案管理中的重要性，同時(shí)根據(jù)企業(yè)的具體情況對(duì)任務(wù)書提前做好修訂，并且下發(fā)至每一個(gè)部門，這有利于全面解決檔案收集中遇到的困難。

《歸檔任務(wù)書》由幾部分構(gòu)成。1.明確個(gè)人的收集范圍；2.文件歸檔時(shí)的具體要求；3.交檔案的時(shí)間和具體要求。尤其注重收集范圍的明確，把重要的資料以表格的形式列出來以便部門人員收集資料時(shí)更方便。表格包括《歸檔任務(wù)明細(xì)表》《照片的交接要求明細(xì)表》《設(shè)備技術(shù)維修明細(xì)表》《單項(xiàng)技改、科技項(xiàng)目技術(shù)文件明細(xì)表》。其中最重要的是《歸檔任務(wù)明細(xì)表》它對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目資料進(jìn)行明確的解釋，同時(shí)把歸檔的責(zé)任和資料落實(shí)到每一個(gè)崗位和每一個(gè)人。

2.4 把各種檔案資源集中起來，建立一個(gè)檔案信息可以共享的網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)

檔案工作的重要方向和最終目的是把收集到的資源進(jìn)行共享，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。通過檔案管理系統(tǒng)軟件等途徑，打開電子數(shù)據(jù)與企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的接口，通過他們的合作實(shí)現(xiàn)檔案資源的集合，在利用條目和全文搜索兩種方式實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。

在現(xiàn)代企業(yè)中越來越注重企業(yè)的信息化，對(duì)信息的需求量大，因此需要配置一種信息流通速度快的網(wǎng)絡(luò)化的設(shè)備，企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)比如說MIS系統(tǒng)、自動(dòng)化辦公的OA系統(tǒng)等系統(tǒng)與新開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行連接，通過建造可以進(jìn)行檔案?jìng)浞莸臄?shù)字化檔案室，可以把企業(yè)的各種業(yè)務(wù)檔案、電子文件等資源和以前的檔案資源進(jìn)行整合與共享，構(gòu)建一個(gè)集檔案的收集與儲(chǔ)存、管理與服務(wù)在內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)化管理體系。

現(xiàn)代信息化的快速發(fā)展，現(xiàn)代的企業(yè)制度廣泛的建立，蕭山火電廠正進(jìn)行檔案管理的轉(zhuǎn)變，由以前的手工化實(shí)體檔案管理向以信息化內(nèi)容為主的檔案管理體系。這已經(jīng)成為一個(gè)不可以逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)，因此現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)新型的管理體系，用新形勢(shì)下新的管理方法和依法治檔的方式來適應(yīng)檔案工作的變化，提高創(chuàng)新能力，推動(dòng)檔案管理工作向現(xiàn)代化前進(jìn)，并逐漸走向成熟。

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