信息化環境下高校離退休檔案管理初探

何榮生

摘 要：隨著科學技術水平的提升，信息化技術手段被廣泛的應用到檔案管理上，在提高檔案管理的效率性上起到了很大的促進作用。對此，本文結合計算機信息技術手段，以高效離退休檔案管理為例，系統的分析信息化環境下高校離退休檔案管理的方式方法。

關鍵詞：信息化環境；高校；離退休檔案；管理

我國已經快速邁進人口老齡化時代。對于高校而言，離退休人員規模也正在不斷擴大，隨之而來給離退休工作檔案管理工作增加了難度，傳統的檔案管理模式逐漸暴露了其不足之處。所以，在信息化環境背景下，結合計算機網絡技術取代目前人工繁瑣的操作，實現校園離退休職工信息的數字化管理成為了目前檔案管理改革的必然趨勢。對此，本文筆者通過多年的檔案管理工作經驗，對信息化環境下高校離退休檔案管理的方式方法有如下見解。

1 改進檔案管理體制，健全檔案管理制度

高校管理層要積極面對高校離退休人員增多的形勢，改變傳統落后的檔案管理方式，首先要從改進檔案管理體制著手，加快高校檔案管理的信息化建設，提高整體離退休檔案信息服務水平，在檔案管理方面要遵循國家對檔案管理的各項制度，圍繞《高等學校檔案實體分類法與檔案工作規范》、《普通高校檔案管理辦法》等要求，制定統一的信息化技術應用標準，讓高校離退休檔案信息更加規范化和一體化。其次，高校管理層還要健全管理制度，要認清離退休人員的人力資源優勢，他們具備較高的政治資本、知識資本和社會活動資本，必須要加強對這類群體的檔案管理認識，是檔案管理工作有章可循、有法可依。

2 構建離退休人員檔案數據庫

高校檔案管理者需要收集離退休人員的基礎信息，如工作期間的任免、獎勵、職稱評聘、工資、學歷、業績、科研及崗位變動等，還有一些綜合信息內容，如退休時的歸屬單位、家庭住址、家屬聯系方式、健康體檢資料、基礎社會關系等檔案資料。建立檔案信息管理數據庫，更加方便進行數據獲取和共享。隨著高校離退休人員隊伍的不斷壯大，對離退休人員的管理問題也日益突顯出來，社會化管理必然會成為一種新的發展趨勢，而檔案管理是社會管理的基礎。所以，構建離退休人員檔案數據庫，改善了傳統離退休人員檔案資料零散現象，如部分在原單位，部分在社區，可以方便高校檔案管理人員展開工作，推進離退休人員檔案社會管理的進程。

3 提高檔案信息檢索的便捷性

高校離退休檔案管理信息化需要應用現代信息技術手段，通過計算機軟件和網絡技術，實現對離退休檔案信息的在線檢索和查詢，突破了檔案檢索的時間和空間的限制，給檔案管理人員帶來了更多的便捷性。檔案管理人員只需要利用模糊查詢、分類查詢和組合查詢等方式，就可以對離退休人員個人信息進行檢索，大大的提高了檢索的工作效率。這種信息化檢索方式還避免了出現人為失誤的現象，比的檔案信息查閱更為省事省力。

4 加強高校離退休檔案管理的安全防護措施

在高校離退休檔案管理信息化建設中，網絡能夠為檔案管理提供各種服務工作，但是由于受到各種不良因素的影響，高校內部網絡環境較為復雜，存在著很多的潛在威脅，必然會對高校離退休檔案管理信息化建設帶來一些網絡安全方面的不利影響。所以，高校必須要加強高校離退休檔案管理的安全防護措施，安裝防火墻、殺毒軟件、設置密鑰等等，訪問者必須要通過密碼才能進入離退休檔案管理系統，一旦非法者出現入侵情況，防火墻將自動隔離，給出警報提示，給高校離退休檔案管理提升了有利的安全保護能力。

5 引進高素質人才，加強員工培訓工作

高校離退休人力資源檔案管理工作是一個較為專業、系統的工作，要求高校檔案管理人員的業務素質必須要具備檔案管理知識基礎，懂得離退休管理及人力資源開發等方面的知識。所以，必須要構建高校檔案管理人才隊伍。一方面，引進高素質人才，通過從高校招聘檔案管理的專門人才，提高高校檔案管理人才隊伍的專業水平；另一方面，還要與時俱進提高自身對計算機信息技術方面的學學習，定期給予人員的信息化培訓，從而加快檔案管理的信息化建設。

6 結語

高校離退休檔案管理利用信息化的科學技術手段，構建離退休人員的檔案系統，可以更好地維護離退休的合法權益，有效的落實離退休干部的政治待遇、生活待遇，促進社會和諧建設，還可以提高高校檔案管理效率，利用計算機就可以對高校離退休人員的信息資料進行收集、處理，可以做到隨時查詢、隨時修改，逐步實現了高校離退休人員檔案資源管理的數字化、信息化和網絡化，有效的提高了高校離退休檔案的管理水平。

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