精細(xì)化管理在工程檔案管理中的應(yīng)用

劉杰

摘 要：目前，我國(guó)工程項(xiàng)目日益發(fā)展，很多大型工程建設(shè)的實(shí)施與完工不僅僅會(huì)給一個(gè)企業(yè)帶來(lái)深遠(yuǎn)影響，有時(shí)也關(guān)系到國(guó)家、社會(huì)的興榮。工程檔案管理順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，在管理過(guò)程中引進(jìn)精細(xì)化管理模式，可對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目的發(fā)展起到很好的推動(dòng)作用，同時(shí)也帶動(dòng)企業(yè)的科學(xué)發(fā)展，形成企業(yè)獨(dú)特的管理模式，促進(jìn)工程技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步。

關(guān)鍵字：檔案管理 精細(xì)化管理 工程檔案

工程檔案管理是工程建設(shè)項(xiàng)目發(fā)展中極具重要意義的環(huán)節(jié)，它包含內(nèi)容廣泛，從工程建設(shè)初期搜集資料開(kāi)始，至工程建設(shè)項(xiàng)目收尾竣工，可能持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)達(dá)數(shù)年，每天所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、信息都會(huì)作為檔案資料保存，這樣所涉及范圍之廣，內(nèi)容之細(xì)，是其他工程管理工作所未有過(guò)的，因此，需要應(yīng)用特殊的管理模式處理，這樣，較為先進(jìn)的精細(xì)化管理模式恰恰能解決工程檔案管理所面臨的困境。但在我國(guó)，工程檔案管理中應(yīng)用精細(xì)化管理模式，依然存在一些問(wèn)題，本文針對(duì)這些缺憾，提出一些參考性意見(jiàn)，以供各工程單位加以借鑒，促進(jìn)我國(guó)工程建設(shè)的良性發(fā)展。

1 工程檔案精細(xì)化管理中存在的問(wèn)題

1.1 企業(yè)管理體制落后，管理意識(shí)不足

精細(xì)化管理模式起源于日本，眾所周知，這個(gè)民族的嚴(yán)謹(jǐn)工作態(tài)度值得每個(gè)國(guó)家和企業(yè)學(xué)習(xí)。“精”與“細(xì)”實(shí)質(zhì)上是將這種嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ骶駧氲狡髽I(yè)，讓員工秉承這種優(yōu)良作風(fēng)，認(rèn)真做工。目前，我國(guó)工程檔案管理中，依然存在傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)，紙質(zhì)保存，放置不理，當(dāng)用時(shí)僅僅應(yīng)付了事，未能體現(xiàn)檔案的有序存放。這其實(shí)源于企業(yè)對(duì)工程檔案管理意識(shí)薄弱，沒(méi)有建立良好的保障機(jī)制，管理不到位。精細(xì)化管理模式的引進(jìn)，讓傳統(tǒng)工程檔案管理人員舉手無(wú)措，在未能掌握精細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)及管理技術(shù)的前提下，工程檔案管理工作僅僅流于形式。

1.2 工程檔案搜集力度不夠，檔案信息未能建立連接

工程檔案信息數(shù)量大，涵蓋內(nèi)容廣，僅僅依靠搜集，簡(jiǎn)單堆砌，這樣只會(huì)形成繁瑣的日常工作，例如信息之間不建立有效連接，信息與信息之間斷點(diǎn)，這種情況目前依然在工程檔案管理工作中出現(xiàn)；隨意抽查，不即刻分析與處理，所有工作都將會(huì)無(wú)效。檔案管理的關(guān)鍵即檔案數(shù)據(jù)與信息，數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之前必須要建立連接，否則無(wú)法對(duì)檔案形成完整認(rèn)識(shí)，單單分析數(shù)據(jù)，沒(méi)有連接的解析是無(wú)法促進(jìn)工程檔案管理工作繼續(xù)發(fā)展。目前，精細(xì)化管理模式并未改變這種現(xiàn)狀，在日常管理過(guò)程中，檔案管理混亂，搜集力度薄弱，處理檔案信息錯(cuò)誤，精與細(xì)的意義變成了繁瑣與低效，工程檔案管理呈現(xiàn)出混亂局面，也在一定程度上影響了工程建設(shè)的步伐與舉措。

1.3 精細(xì)化管理模式監(jiān)管不夠

由于工程施工項(xiàng)目?jī)?nèi)容繁多、程序復(fù)雜，部分單位將精力集中于施工而忽略了對(duì)檔案的管理，存在檔案精細(xì)化監(jiān)管觀念不足的問(wèn)題和現(xiàn)象[1]。這種現(xiàn)象集中表現(xiàn)在人才與技術(shù)的缺失，學(xué)習(xí)精細(xì)化管理模式的前提是工程單位認(rèn)識(shí)到這種管理模式可以幫助我們的工程檔案管理改進(jìn)以往的傳統(tǒng)模式落后的狀態(tài)，這種模式能推動(dòng)檔案管理工作進(jìn)步，幫助工程建設(shè)良性運(yùn)作，而不是對(duì)外宣稱精細(xì)化管理是一種優(yōu)良舉措。監(jiān)管不到位，造成檔案管理工作僅僅是紙上談兵，不具有可操作性，運(yùn)行中也便出現(xiàn)了混亂局面。監(jiān)管人員不能對(duì)檔案進(jìn)行有效歸類與總結(jié)、建檔，專業(yè)知識(shí)的缺失使得監(jiān)管不力。

2 針對(duì)工程檔案精細(xì)化管理中存在的問(wèn)題提出的解決措施

2.1 企業(yè)應(yīng)給工程檔案管理人員灌輸精細(xì)化管理意識(shí)

精細(xì)化管理是企業(yè)管理在規(guī)范化基礎(chǔ)上提出的進(jìn)一步要求，日本國(guó)的這種管理模式被引進(jìn)到我國(guó)數(shù)幾十年，很多行業(yè)都在應(yīng)用精細(xì)化管理。這種管理模式有它獨(dú)特的價(jià)值體現(xiàn)，精與細(xì)是我們做工作應(yīng)持有的一種態(tài)度，工程檔案管理中應(yīng)用精細(xì)化管理是明智的，首先必須要做的就是給管理員工灌輸精細(xì)化管理理念，為什么要對(duì)檔案精細(xì)化，如何對(duì)檔案管理精細(xì)化，怎么樣改進(jìn)管理模式，為工程檔案管理所用，讓員工從理念上接收精細(xì)化模式，才能更好應(yīng)用這種管理模式。

2.2 將精細(xì)化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理上

當(dāng)企業(yè)員工樹(shù)立了精細(xì)化管理理念，各項(xiàng)工作才能有條不紊開(kāi)展。首先表現(xiàn)在資料搜集上，精細(xì)化技術(shù)基于前期的工程假設(shè)與調(diào)研，搜集有效市場(chǎng)調(diào)研資料，對(duì)工程建設(shè)開(kāi)展提供了數(shù)據(jù)支撐。其次，歸納已有資料并建立檔案科目。分類匯總這是中期工程檔案管理內(nèi)容，精細(xì)化技術(shù)的引進(jìn)，會(huì)將資料編制成樹(shù)狀圖，上下條目之間建立連接，保障了信息效用性，應(yīng)用篩選技術(shù)是精細(xì)化管理中不容小覷的重要環(huán)節(jié)，信息篩查使得條目清晰，最后，處理信息與反饋信息。不斷調(diào)整精細(xì)標(biāo)準(zhǔn)，信息與信息之間有效傳遞，有助于工程建設(shè)順利開(kāi)展。

2.3 提升監(jiān)管人員素質(zhì)，建立保障機(jī)制

精細(xì)化管理模式在工程檔案管理中應(yīng)用，監(jiān)管很重要。力度強(qiáng)，勢(shì)必會(huì)將精細(xì)化模式深入人心，乃至形成一種企業(yè)文化。監(jiān)管不到位，流于形式，信息處理有誤，不利于工程建設(shè)。因此監(jiān)管力度加強(qiáng)，依靠企業(yè)管理階層建立有效促進(jìn)機(jī)制，培訓(xùn)監(jiān)管人員掌握精細(xì)化管理要求，監(jiān)管工程檔案管理人員的日常工作，如定期檢查制度。可供參考日本“6S”精細(xì)管理模式，細(xì)化日常工作并且為每項(xiàng)工作粘貼標(biāo)簽，把無(wú)效信息刪除，這樣便呈現(xiàn)出有序、整潔的工作環(huán)境，各項(xiàng)工作位置一目了然，工作人員操作簡(jiǎn)單方便，定期委派監(jiān)管人員檢查、抽查，直接建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，檢查結(jié)果與績(jī)效工資掛鉤，這樣就保證了精細(xì)化管理模式在工程檔案管理中強(qiáng)制實(shí)施。

3 結(jié)語(yǔ)

工程檔案管理工作不同于其他管理工作，它是一項(xiàng)長(zhǎng)期工程，從工程建設(shè)初期搜集資料到后期竣工，都需要我們?cè)谌粘９芾砉ぷ髦校鰪?qiáng)企業(yè)與員工的管理意識(shí)，發(fā)揮精細(xì)化管理模式的優(yōu)勢(shì)，改進(jìn)一些精細(xì)化管理技術(shù)，完善定期檢查監(jiān)管制度，建立企業(yè)獎(jiǎng)懲機(jī)制，保障工程檔案管理工作有效進(jìn)行，只有這樣，才能確保工程檔案精細(xì)化管理的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化水平[2]。

參考文獻(xiàn)

[1]許華萍.試論精細(xì)化管理理念在新建醫(yī)院基建工程檔案管理中的應(yīng)用.企業(yè)科技與發(fā)展[J].2013（07）

[2]趙娜.精細(xì)化管理在工程檔案管理中的應(yīng)用.檔案管理[J].2018（02）