檔案管理現代化問題的思考

朱亞蘭

摘 要：檔案管理現代化是時代的必然。本文說明了檔案管理數字化是科學的思想、新技術手段與方法的結合。我們要運用數字化技術手段，運用科學管理方法，對檔案進行有效的管理，獲得最佳的工作效率，經濟效益、社會效益。運用現代化技術手段，運用現代科學管理，提高檔案管理效率和質量，提高檔案管理現代化水平。

關鍵詞：檔案管理 現代化 新技術 共享

一、檔案管理現代化是適應時代發展的趨勢

檔案管理數字化就是用科學的思想、新技術方法與手段對檔案工作進行有效的管理，并獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益的工作方法。著重運用現代科學技術理論、方法和手段來研究和處理管理工作中的規律性問題，逐步實現檔案資料信息資源共享。

作為社會信息產業的重要組成部分，各檔案部門必須采取現代化管理技術和手段在檔案數字化、網絡化、智能化方面滿足社會各界對檔案工作的需求，為當今的信息時代服務。目前，在檔案工作發展過程中，面臨著許多實際問題，突出的有檔案數量和信息量的劇增；新型信息介質和記錄方式的出現；檔案信息安全，以及適應檔案的社會需求性變化。這些問題強烈地沖擊著傳統的管理手段和方法。其原因是傳統方法提供的管理能力和效率低下，已適應不了檔案數量劇增和利用檔案數量范圍的迅猛擴大的需求。在這種情況下，檔案管理現代化的發展趨勢將不可阻擋。

二、檔案管理現代化是我國現代化建設的必然要求

檔案管理現代化關系到檔案工作的方方面面，涉及到檔案材料的收集、整理、數字化及保管、現代化庫房的建設、檔案保護技術、縮微技術、多媒體技術、光盤存儲技術等等。檔案是開展各項工作的依據和必要條件，充分有效地利用檔案，可以創造經濟效益和社會效益。建立數字化檔案，對于建設有中國特色的社會主義事業具有重要的學術意義。

三、檔案管理現代化有利于檔案事業的可持續發展

檔案事業的可持續發展是人類發展的組成部分，它取決于人類可持續發展的總體水平，又以有價值的檔案信息服務于人類可持續發展本身。隨著現代科學、生產和社會管理活動的發展，檔案數量劇增。量大質次的檔案收藏給檔案庫房保管造成的壓力等問題，都是制約檔案事業繼續發展的瓶頸。因此，如果不應用現代科學技術和手段，改善檔案保管條件，研究和發展檔案保護技術，借鑒國內外同行的模式和經驗，就可能造成檔案事業全面滯后于社會的發展。

四、檔案管理現代化有利于提高檔案工作的整體水平

1.提高貯存、收藏能力。縮微技術、光盤技術等新技術的應用，將極大地提高存貯密度，減少存貯空間。這就為日益增多的檔案的存儲和管理提供有效的解決途徑，進而增強了檔案部門的收藏能力，使其存貯的信息量增大，真正成為社會存貯回溯性信息的基地。

2.提高信息處理能力。檔案管理現代化的核心和主要內容是電子計算機的應用。電子計算機具有高效率的信息處理功能，可以用來組卷、編目、分類、鑒定，進行各種統計分析等。這些業務代替手工操作，大大提高了檔案信息處理能力，加快工作進度，提高工作效率和服務水平。

3.提高檔案信息資源開發利用能力。應用計算機技術進行檔案編目、檢索、借閱管理是最成功和最主要的方面。它的突出優點是速度快、準確性高，提供多種檢索途徑，可以大批量提供利用，能滿足系統或專題利用的需要。實現多次重復利用，聯網檢索，為檔案資源共享的實現創造了條件。運用現代信息處理技術手段來開發檔案信息資源，極大地提高了開發能力和效率，進而提高檔案信息的利用率，使檔案工作更好地適應社會的發展。

五、檔案現代化管理中存在的問題及對策

（一）貫徹實用原則問題

實用，就是從本企業、本單位的實際出發，選擇那些應用計算機后確實能夠獲得比手工勞動更優越實效的項目。離開實用原則，就會使計算機的應用變為一種裝飾門面的累贅。有些企業檔案管理部門為迎接檔案管理升級的考核，草率地建立了計算機檢索科技檔案目錄系統。升級之后計算機便被閑置起來，造成極大的浪費。要從實際需要出發，既要防止功能不足，又要防止功能冗余，一旦應用系統研制成功，就要及時投入使用，杜絕閑置。

（二）軟件開發應用問題

目前我國各地檔案部門已建立的電子檔案檢索系統有很多相似和重復之處，這是一種浪費。很多單位過分注重自己出成果而不愿采用別的單位研制的軟件，同時封鎖技術經驗。應當注重借鑒國內外的先進經驗，重視通用軟件開發應用和標準化工作，通用軟件提供靈活擴充的功能和自編程軟件接口。各企業相互學習、相互促進、集眾家所長，研制優化通用的各類應用軟件。

（三）計算機應用兩種知識的結合問題

在應用計算機的開發試驗中，曾出現兩種欠妥的做法。一是完全依賴計算機專業技術人員去研制，但他們對檔案管理業務缺乏足夠的了解，以致實用性差；二是主要由檔案工作者去研制，以致功能低。只有對檔案管理業務有著深刻的了解，對改進檔案管理有著科學的創想，才能搞好計算機檔案管理系統的分析、設計與應用，既要重視計算機軟件知識，又要重視檔案管理業務知識，二者缺一不可。因此，今后為擴大計算機在檔案管理中的應用范圍，更需要兩種知識的結合，更需要檔案業務人員的主動進取精神。

（四）檔案管理現代化對檔案工作人員的要求

1.增強現代化意識。增強現代化意識，就是在實現檔案管理現代化、發展檔案事業的過程中，檔案工作人員要樹立與現代化建設目標、規模和方法相適應的思想和觀念、樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，與社會進步相適應。在管理科學理論的指導下，從實際出發，總結經驗，大膽探索和改革，全面推進科學管理，形成和強化現代化管理意識。

2.調整知識結構，掌握多種技能。實現檔案管理現代化，要求工作人員相應的調整自身的知識結構，形成一支有較高的知識化和專業化水平的隊伍。建造多元化知識結構，全面系統地掌握檔案專業知識，學習和掌握現代化科學技術知識和管理科學知識，尤其是電子計算機、光學等學科知識，訓練和培養出復合型專業人才，有效的提高檔案工作人員的素質，適用現代化的需要。

3.開展計算機普及教育。鑒于信息時代檔案管理與計算機應用的不可分割的關系，檔案部門內部工作人員都會與計算機發生不同程度的聯系，因此在檔案工作人員中普及計算機知識顯得尤為重要。通過有針對性和實用性的計算機知識普及教育，較好的促進檔案工作人員工作能力和業務水平的提高。

隨著我國檔案管理現代化水平的提高，通過借鑒國內外的先進經驗和進步成果，取長補短，抓住計算機技術革命帶來的良好機遇，不斷加深對中國特色的檔案管理現代化建設規律的認識，提高檔案工作人員的業務素質和技能從各個方面加強檔案管理現代化建設的進程，迎接信息時代的挑戰。

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