淺談會計電算化對內部控制的影響與對策

郭秀紅

【摘要】會計電算化是會計工作的發展趨勢，本文主要分析了會計電算化對會計業務內部控制的影響，并提出了在會計電算化下如何完善會計內部控制制度，以確保單位實行會計電算化后，系統能夠正常、安全、有效地運行。

【關鍵詞】會計電算化 內部 控制 影響 對策

會計內部控制是單位為提高會計信息質量，保護資產的安全，確保有關法律法規執行的控制措施與程序，會計電算化的內部控制則是內部會計控制的特殊形式，本文僅對此進行簡單的分析。

一、會計電算化對會計內部控制的影響

在計算機會計中，由于會計處理高度集中在計算機內部，其處理高度自動化，而且會計信息主要載體變為磁介質，因此，與手工核算相比內部控制發生了很大變化。

（1）內部控制的形式發生了變化。手工會計與電算化會計對會計信息的控制有很大的不同，我們通過以下分析了解會計電算化核算下會計內部控制形式的變化。會計電算化工作流程：原始憑證～授權批準～財務審核～對合格憑證進行憑證輸入（制單）～電算審核～機系統處理～賬表輸出。從以上工作流程可以看出，會計電算化后，會計帳務的集中化處理，除原始數據的收集、審核、編碼、輸入由會計人員操作外，經濟業務的記錄和加工、會計報表的生成和查詢等工作都可以通過計算機完成。因此，手工條件下行之有效的內部牽制制度在電算化條件下己難以發揮其作用。

（2）內部控制的內容發生了改變。電算化會計系統是一個人機交互系統，再加之計算機系統更具隱蔽性，因此，其控制的內容更加復雜。大致可以概括為以下幾方面：計算機會計人員的重新分工和新的內部牽制；系統安全控制以及系統開發、系統資料文書化控制；系統的組織和操作管理控制；系統的輸入控制、處理控制和輸出控制。

（3）內部稽核機制發生變化。實行電算化后，由于會計電算化的工作自動化、控制的程序化，各種手續都由計算機自動處理統一執行，會計工作的分工、崗位職責、權限也發生了變化，許多業務處理程序被大大簡化，會計人員無法直接參與和控制，一些內部牽制措施無法執行，其審查、稽核機制被削弱。

（4）內部控制的重點發生了變化。在電算化環境下，除了人這個執行控制的主體外，許多內部控制方法主要通過會計軟件來實現。因此，在計算機會計中，控制的重點己不再僅僅是人，而變成了第一，人工處理控制；第二，原始數據進入計算機控制；第三，會計信息輸出控制；第四，人機交互處理控制；第五，計算機系統之間連接控制等多方面。

（5）會計信息存儲介質、存儲方式的改變。在手工會計核算下，會計數據的存儲介質是紙介質，會計數據的文字、符號直接記錄在紙上，這些紙質原件的數據若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡。但在電算化系統下如何使磁性介質上的數據安全可靠，防止數據被非法修改是一個嶄新重要的問題。

二、電算化下會計內部控制的基本對策

國內外會計電算化的實踐表明，計算機本身處理出錯幾乎為零，但人為造成出錯和舞弊的現象有增無減，而且一旦出現舞弊，損失巨大。因此，制定嚴格的內控制度既是會計電算化信息真實可靠的保證，也有助于防止違法行為的發生。

（1）明確職責分工，加強組織控制。所謂組織控制，就是將系統中不相容的職責進行分離，即在系統中的各類人員之間進行分工，并以相應的管理規章與之配套。其目的在于通過設立一種相互稽核、相互監督和相互制約的機制來保障會計信息的真實、可靠，減少發生錯誤和舞弊的可能性。

（2）加強會計核算控制。會計核算控制內容應包括：原始憑證經過審查，在錄入處理前一切經濟業務處理必須經過相應的權級審批，簡明、準確、完整地填制與錄入；會計數據輸出必須進行嚴格審核并簽章，無論是靜態審核，還是動態審核，都要仔細核對輸出的賬務憑證與實際發生的經濟業務是否一致。

（3）加強操作程序的控制。會計電算化操作應嚴格遵照會計業務和處理流程進行，會計電算化系統操作管理制度的內容主要是系統使用管理、上機操作規程、帳務處理程序，這些規定是為了保證會計電算化系統安全可靠的運行，保證所有進入會計電算化系統的數據真實、有效。

（4）加強系統安全控制。主要的控制措施包括：明確規定上機操作人員對會計軟件的操作工作內容和權限，杜絕未經授權人員操作會計軟件，防止會計人員越權使用軟件；操作人員身份的密碼控制；操作人員離開機器時，應執行相應的命令退出會計軟件；設置接觸與操作的日志控制，各單位應根據本單位的實際情況，設專人保存上機操作記錄進行“日志管理”；數據存儲和處理相隔離，嚴格控制系統軟件的安裝與修改，對系統軟件進行定期的預防性檢查；工作環境保護則是為了盡量減少外界因素所致的計算機故障，以保障機器正常運行等。

（5）加強會計檔案控制。會計檔案管理制度應包括以下內容：①實行會計電算化后的會計檔案以計算機打印的書面形式保存，保存的有關規定按《會議檔案管理辦法》的規定執行；②全套會計電算化系統文檔視同會計文檔保管，保管期限截止至該系統停止使用或有重大修改后的三年。③妥善保管存有會計信息的磁性（光）介質或其他介質的措施。④科學規定會計檔案的有關權限。⑤保證會計檔案安全與完整的措施。

（6）加強內部審計。內部審計必須包括以下幾個方面：①對會計資料定期進行審計；②審查機內數據與書面資料的一致性，如查看賬冊內容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整；③監督數據保存方式的安全、合法性，防止發生非法修改歷史數據的現象；④對系統運行各環節進行審查，防止存在漏洞。

總之，電算化是實現會計工作現代化的根本途徑，加強會計電算化的內部控制，對于更好地組織會計工作，為單位決策提供準確的會計信息，防止違法違紀現象發生，提高企業的經濟效益具有重要意義，必須引起我們的高度重視。

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