大數(shù)據(jù)背景檔案管理工作的挑戰(zhàn)與機(jī)遇研究

[摘 要]隨著全球信息化進(jìn)程的日益推進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的工作節(jié)奏。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)給檔案管理工作帶來(lái)了再發(fā)展的方向和曙光，同時(shí)也產(chǎn)生了一些前所未有的工作挑戰(zhàn)。本文主要在簡(jiǎn)要介紹大數(shù)據(jù)時(shí)代特征的基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案管理工作的自身特點(diǎn)，分析在檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、云計(jì)算等高新技術(shù)所產(chǎn)生的隱患及實(shí)際工作的不足之處，并以此為發(fā)展痛點(diǎn)抓住機(jī)遇，提高檔案管理工作效率和工作能力，強(qiáng)化數(shù)據(jù)內(nèi)在價(jià)值開發(fā)并提升檔案信息利用率。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)；檔案管理；機(jī)遇與挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)，作為信息化時(shí)代高新技術(shù)的支撐，早已融入到我們工作生活的方方面面，與其說(shuō)是新發(fā)展起來(lái)的數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)，倒不如說(shuō)是將分布零散的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行整合加工再利用。各行各業(yè)在信息化發(fā)展浪潮的沖擊下，都顯現(xiàn)出了巨大的無(wú)力感，低下的工作效率和資源利用率使行業(yè)的升級(jí)換代變得迫在眉睫。然而所有新生事物的出現(xiàn)都并不是完美的，相伴而生的巨大隱私安全隱患可以隨時(shí)給政府、社會(huì)、個(gè)人帶來(lái)前所未有的傷害，因而，我們需要學(xué)會(huì)如何在實(shí)際工作中用好大數(shù)據(jù)這把雙刃劍。

一、檔案管理面臨的工作挑戰(zhàn)

檔案管理，滲透于社會(huì)生活的方方面面，無(wú)論是企業(yè)、高校還是政府都需要對(duì)海量的資料進(jìn)行采集、編輯、檢索、管理、統(tǒng)計(jì)和研究。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)空間將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，在提高工作效率的基礎(chǔ)上更大大提高了信息利用率，然而信息技術(shù)的應(yīng)用在帶來(lái)發(fā)展的同時(shí)也為檔案管理工作迎來(lái)了不小的壓力，下面我們從以下四方面簡(jiǎn)要分析一下。

1.隱私安全風(fēng)險(xiǎn)

檔案，作為人們關(guān)鍵信息的集成產(chǎn)物其重要性不言而喻。在數(shù)據(jù)化處理的過(guò)程中，所有的個(gè)人信息都將以電子檔案的信息的形式存儲(chǔ)起來(lái)，甚至要運(yùn)用云技術(shù)上傳到云空間進(jìn)行一系列的分類統(tǒng)計(jì)研究來(lái)提升信息利用率。此時(shí)如果有人利用技術(shù)漏洞竊取檔案資料，信息被不法分子加以利用，所造成的后果于集體于個(gè)人而言都極其嚴(yán)重。

2.數(shù)據(jù)處理弊端

隨著數(shù)字技術(shù)的廣泛應(yīng)用，近年來(lái)數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)出指數(shù)式增長(zhǎng)態(tài)，越來(lái)越多的數(shù)據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備也產(chǎn)生了更高的技術(shù)要求。同時(shí)數(shù)據(jù)處理過(guò)程中，數(shù)據(jù)需要上傳至空間系統(tǒng)而海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行遷移也絕非易事，數(shù)據(jù)上傳速度慢使得整體工作時(shí)效性得不到保障。并且在海量資料中沒有建立系統(tǒng)的索引結(jié)構(gòu)無(wú)法實(shí)現(xiàn)高效精準(zhǔn)的資料查找。

3.信息技術(shù)發(fā)展不足

大數(shù)據(jù)為云計(jì)算提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，而云計(jì)算才是大數(shù)據(jù)利用的結(jié)果，沒有成熟豐富的資源共享機(jī)制無(wú)法實(shí)現(xiàn)同步計(jì)算和高效檢索。目前的數(shù)據(jù)為分布式運(yùn)行狀態(tài)，數(shù)據(jù)遷移會(huì)產(chǎn)生巨大的數(shù)據(jù)流量進(jìn)而造成不必要的損失，同時(shí)，目前因?yàn)樵萍夹g(shù)發(fā)展局限，并非所有數(shù)據(jù)都能做到百分百準(zhǔn)確，存在一定的容錯(cuò)率，檔案管理系統(tǒng)越不完善，技術(shù)越不精進(jìn)則出錯(cuò)率越高進(jìn)而影響實(shí)際工作。

4.專業(yè)人才缺失

目前，專業(yè)人才的培養(yǎng)機(jī)制滯后于檔案管理數(shù)據(jù)化的快速轉(zhuǎn)變，很多地方出現(xiàn)了高新技術(shù)設(shè)備完善卻沒人能用的尷尬局面，不僅使得高新技術(shù)的作用無(wú)法得到充分發(fā)揮更影響了日常的工作需求。所以，我們需要加強(qiáng)信息化管理專業(yè)人才培養(yǎng)，同時(shí)，完善落實(shí)在職工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，激勵(lì)其自我學(xué)習(xí)進(jìn)步，理論實(shí)踐兩手抓進(jìn)而提高工作能力。

二、檔案管理工作的發(fā)展機(jī)遇

傳統(tǒng)的檔案管理以信息的采集為工作重點(diǎn)，不僅管理工作效率低、信息資源利用率低更無(wú)法做到信息的深度研究和統(tǒng)計(jì)。所以，我們要將大數(shù)據(jù)思維與云技術(shù)結(jié)合檔案管理工作特點(diǎn)，轉(zhuǎn)變工作思路和工作重心，以傳統(tǒng)模式的發(fā)展局限作為數(shù)字化管理發(fā)展的方向，進(jìn)一步提高檔案管理工作效率和信息資源利用率。

1.提高檔案管理工作效率

在傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，信息的采集存儲(chǔ)往往需要耗費(fèi)很大的精力，在日常應(yīng)用中，其真正發(fā)揮的作用卻是微乎其微，并且在需要再次編輯檔案或者調(diào)度檔案時(shí)，從海量文件中查找的過(guò)程也十分繁瑣。應(yīng)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)文件掃描或云空間資源共享的方式可以實(shí)現(xiàn)便捷的資源同步，利用數(shù)據(jù)索引機(jī)制來(lái)實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)便捷的資源查找編輯，合理建構(gòu)數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)模型可以進(jìn)行整體情況的及時(shí)監(jiān)管。同時(shí)，應(yīng)該將工作重心放到電子檔案生成與調(diào)閱可讀上，努力提高檔案隱私安全性。

2.完善數(shù)據(jù)挖掘功能

檔案作為人們信息的匯集單元，往常其作用價(jià)值往往只停留在采集存儲(chǔ)階段。數(shù)據(jù)時(shí)代的意義不只是將檔案由紙質(zhì)版變?yōu)殡娮影妫匾氖牵ㄟ^(guò)檔案中信息的采集與匯總實(shí)現(xiàn)全部資源的分類統(tǒng)計(jì)和相關(guān)性聯(lián)系。只有深入挖掘數(shù)據(jù)間更密切的聯(lián)系，才能找到管理發(fā)展的努力方向，實(shí)現(xiàn)真正的見微知著。同時(shí)，只有充分了解、合理歸納所有數(shù)據(jù)，才能在需要根據(jù)查找部分內(nèi)容進(jìn)行人才篩選時(shí)實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)查找，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的了解可以提高數(shù)據(jù)資源利用率，讓檔案資料變得靈活起來(lái)。

3.實(shí)現(xiàn)信息動(dòng)態(tài)運(yùn)轉(zhuǎn)

檔案信息往往存在于一個(gè)角落無(wú)法得到有效的運(yùn)轉(zhuǎn)，沒有流動(dòng)的信息是無(wú)法創(chuàng)造價(jià)值的。大數(shù)據(jù)作為一個(gè)數(shù)據(jù)支撐，只有通過(guò)云計(jì)算找到數(shù)據(jù)間內(nèi)在聯(lián)系和有效歸納，才能發(fā)揮真正的作用和價(jià)值。同時(shí)，數(shù)據(jù)支撐并非只有一條渠道，通過(guò)建立信息資源共享中心，使信息實(shí)現(xiàn)一定程度上的互聯(lián)互通可以最大程度的發(fā)揮效益，當(dāng)然資源共享機(jī)制需要安全的數(shù)據(jù)技術(shù)做支撐來(lái)保證其正常運(yùn)轉(zhuǎn)。還需要深入研究信息間的內(nèi)在聯(lián)系，建立數(shù)據(jù)反應(yīng)的動(dòng)態(tài)模擬來(lái)提高數(shù)據(jù)價(jià)值和利用率。

三、結(jié)語(yǔ)

在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的今天，檔案管理工作不僅面臨著技術(shù)性的工作轉(zhuǎn)變，更要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作重心和工作思路。既要學(xué)習(xí)便捷有效的新興發(fā)展技術(shù)，更要領(lǐng)會(huì)大數(shù)據(jù)的發(fā)展思維方式，統(tǒng)計(jì)歸納海量信息資源，找到其內(nèi)在相關(guān)性進(jìn)而建立聯(lián)系。既要看到數(shù)據(jù)化所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)和發(fā)展中暴露的問(wèn)題，又要以此為發(fā)展痛點(diǎn)找到開展工作的方向。可以說(shuō)，大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)的不是數(shù)據(jù)，而是人們對(duì)于數(shù)據(jù)價(jià)值的發(fā)現(xiàn)與深度探索，所以，檔案管理工作也要以此為發(fā)展依據(jù)，既要提高工作效率又要加強(qiáng)數(shù)據(jù)資源的利用率和價(jià)值開發(fā)。

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作者簡(jiǎn)歷：姜冬梅（1973-1-20），女，漢族，學(xué)歷：大學(xué)本科，工作單位：煙臺(tái)市萊山區(qū)政務(wù)服務(wù)管理辦公室，職務(wù)：科長(zhǎng)，職稱：館員，籍貫：山東省煙臺(tái)市，研究方向：檔案管理。