新型矩陣管理模式下的民辦高校人事檔案信息化建設淺析

陳曼煜

【摘要】民辦高校需要積極推進入事檔案信息化的建設和管理工作，基于先進的管理理念，充分利用計算機技術，建立起一套有助于民辦高校長遠發展，兼具信息共享和資源重組的人事檔案信息化管理規范。本文就如何借用現代企業優秀的矩陣管理模式，建立了一套更加靈活、高效的人事檔案信息化管理機制進行了研究。

【關鍵詞】新型矩陣 人事檔案 信息化

湖北省教育事業發展“十三五”規劃進一步明確指出“支持民辦高校全面提升教育質量，建設高水平民辦高等學校”的目標。民辦高校要想確保優質的教學質量，必須擁有一支有實力且相對穩定的師資隊伍和管理隊伍。目前，民辦高校普遍存在師生比例大、從業人員構成復雜、教職工流動性大等現狀。如何規范和加強教職工隊伍的管理，不斷提升自身的辦學水平己經成為民辦高校能否獲得持續發展的關鍵。其中，人事檔案信息化建設就是一個重要環節。

一、民辦高校人事檔案信息化建設現狀

在網絡信息化高速發展的今天，檔案管理人員己經意識到人事檔案信息化建設的重要性，并著力加強人事檔案信息化意識，提高人事檔案管理的效率，積極開展信息化過程中的各項工作，促使人事檔案信息化建設快速有效地開展。目前，民辦高校都按照國內外研究人員普遍認為的人事檔案信息化建設對策在開展工作：①配置完備的信息化硬件設施，如計算機、打印機、掃描儀、數碼攝錄機、復印機、服務器、交換器等；②將檔案目錄與內容進行數字化管理，建立統一的數據格式，實施實體檔案盒與數字檔案的“雙套制”工作模式；③研究開發系統軟件，建設和完善檔案網絡，對于能夠上網查詢的人事檔案信息進行保密定級，如絕密、機密、秘密、內部、公開等級別，對查詢者進行網上身份驗證，不同身份提供不同級別的信息查詢權限，保證檔案信息的安全；④加強檔案管理工作人員的技能培訓，明確責任，不斷適應檔案管理信息化的新方式。這些工作大多集中于人事檔案信息的數字化工作及人事檔案信息傳輸的網絡化布局，但幾乎不涉及人事檔案信息化數據的科學利用及相關管理理論的研究和使用。

二、民辦高校人事檔案信息化建設引入新型矩陣管理模式的必要性

針對我國民辦高校，由于建校時間短，辦學經驗不足，部分民辦高校沒有配備專職的人事檔案管理人員，甚至沒有配置專用的人事檔案庫房，從而使人事檔案工作處于一種無序的狀態。因此，人事檔案信息化建設工作需要由被動式向主動式轉變。同時，隨著檔案信息化的發展，傳統的手工人事檔案管理模式己經被數字化管理模式取代，通過計算機軟件輔助，已經完成了大部分資料的收集、整理、歸類、編目等工作，但仍存在檔案查閱困難、信息失真、內容陳舊、自我服務多而社會服務弱等弊端。因此，民辦高校需要積極推進入事檔案信息化的建設和管理工作，基于先進的管理理念，充分利用計算機技術，建立起一套有助于民辦高校長遠發展，兼具信息共享和資源重組的人事檔案信息化管理規范。

矩陣管理模式最早出現在1979年，瑞典ABB的前身ASEA公司。時任總經理的巴納維克把公司扁平化，并在公司拓展國際業務時將公司重組為全球矩陣組織而大獲成功。接著，這種管理模式在全球普遍流行，IBM、微軟等國際巨頭，華為、美的、春蘭、中聯重科等國內知名企業都紛紛實施了矩陣管理并取得了非常大的成功。矩陣管理利用橫向及縱向的管理方式，通過跨職能部門的設立，強化彼此間信息的流通，更加靈活、有效地協調各項不同業務的發展。其三大突出優點，即反應更快、資源利用更充分、人才發展更有利，己經被企業管理者普遍認可。民辦高校的辦學機制一般以市場需求為導向，突破傳統辦學思維的局限，可以借用現代企業優秀的矩陣管理模式，建立了一套更加靈活、高效的人事檔案信息化管理機制。

三、新型矩陣管理模式下的民辦高校人事檔案信息化建設對策

“矩陣管理”這種先進的模式在民辦高校專業建設、教學過程、人才培養中常常以“專項小組”的形式出現，但這種簡單的臨時建組不足以充分發揮每位教職工的專長，有必要將矩陣管理模式引入人事檔案信息化建設，以便更有效地提高民辦高校的快速反應機制，適應不斷變化的市場需求，擴大學生就業率，實現民辦高校特色辦學的宗旨。

（1）加強學習，樹立全員人事檔案信息化建設意識。民辦高校應加大宣傳力度，讓領導層了解檔案信息化建設對人才強校的重要作用，轉變對人事檔案信息化建設的認識，將其納入學校發展規劃，建立人事檔案信息化建設的長效機制；讓檔案管理員增強主人翁意識，積極學習和踐行人事檔案信息化建設的先進管理理念；讓教職工了解人事檔案信息化建設與其個人利益息息相關，推進入事檔案信息化建設能更好更快地為教職工個人的發展服務。

（2）探索與發展民辦高校人事檔案信息化管理的新模式，建立基于任務（項目）的橫向團隊人事檔案管理的基本原則、基本內容和基本職責。探索民辦高校人事檔案信息化矩陣管理模式下的管理制度、工作規范及工作流程。形成普遍適用于民辦高校人事檔案信息化矩陣管理的實施規范。

（3）優化人事檔案管理員隊伍，提升業務能力和管理水平。一方面要加強專業人才的引進，改善檔案管理員隊伍學緣結構，另一方面應定期對現有檔案管理員開展人事檔案學、計算機技術、網絡技術、安全教育等方面的培訓，培養一批既懂人事檔案管理知識、又懂得信息化建設知識的復合型人才。

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