加強企業費用管控之我見

王玉姣

摘要：在企業各類內部控制中，費用報銷管理普遍被認為費用金額小、項目繁雜而不受重視，這使得大量人員趁機鉆空子亂報銷，給企業造成了大量損失浪費，也給企業風氣帶來了不良影響。針對該種情況，筆者結合工作實踐，對企業費用報銷管理中存在的較普遍問題進行了分析，并提出了解決思路。

關鍵詞：企業；費用；管控

目前，我國各類企業在成本控制管理方面較為重視，大部分企業有著相對嚴格的成本管理制度，設立了專門的成本控制部門。但是對于繁雜的各項費用報銷管理，大部分企業卻重視程度不足；另外，有很多企業雖想嚴格控制費用，但缺乏有效的管控措施，無法堵住亂報銷的漏洞。鑒于此，本文作者梳理了企業費用管理中存在的較普遍問題，并提出了相應對策。

一、企業費用管控中存在的較普遍問題

（一）費用管理制度不完善，缺乏細化可行的條款規定

企業在制訂各類管理制度方面，普遍對費用管控類文件重視度不足，制度文件通常缺乏分類別、細化的、可行的條款規定，條款規定較為空乏，缺乏具體控制標準，使得很多員工趁機鉆制度的空子，謀取私利。

（二）費用預算管控機制未建立，或雖建立但機制不完善

目前大部分企業對于各部門各類費用開支未建立預算管控機制，不利于各部門生產經營活動的過程控制以及績效考核管理等。很多企業甚至對大型活動經費，比如年會、大型會議、營銷活動等經費開支，也未建立費用預算管控機制，該類活動經費金額通常較大，不實行預算管理，容易導致費用失控。

部分企業雖然在活動實施前，編制了費用預算，但在活動執行階段，缺乏費用管控的事中及事后控制，活動實施與預算脫節，費用報銷無額度控制，事后不對費用實際使用情況匯總分析，經費預算管理變成了形式主義，這對于事后分析費用是否超標、費用使用的合理性以及下次預算的編制調整等均帶來不利影響。

（三）費用審核管控薄弱

市場上各類企業在費用審核方面，普遍將費用報銷的審核權限及責任歸于報銷人的部門領導、分管領導，認為一旦領導審批通過，即可流轉至財務部報銷，而財務人員僅審核費用報銷單是否有領導審批簽字以及發票的合規性。

該種審核方式存在著較為嚴重的弊端：一是領導人與報銷人之間獨立性不夠，報銷時容易出現彼此袒護的現象；二是領導人在費用審核方面專業度不足，難以審核出報銷中的舞弊行為；三是財務人員借機擺脫對報銷合理性的審核責任，僅審核發票的合規性，認為既然領導已經簽批通過了，就應該給予報銷[1]。上述原因導致費用報銷流程中內部控制薄弱，大量虛假費用得以報銷。

（四）費用中涉及的采購未嚴格按照采購管理制度執行

目前市場上各類企業普遍忽視費用中涉及的采購管控，認為只有成本中涉及的物資采購才應該嚴格按照采購管理制度執行，而費用中的采購金額即便達到應按采購管理辦法執行的情況，也經常發生不貨比三家、不簽訂合同、物資采購不辦理驗收及領用手續、不建立物資管理臺賬等不按采購制度規定執行的情況，導致一些員工趁機利用該管理漏洞，勾結供應商，串通舞弊，甚至制造虛假采購，套取企業資金。

（五）對于替票費用缺乏有效的監督控制

很多企業為了業務發展需要，免不了發生送禮或其他白條費用支出的情況，該種費用通常采用開具其他替代發票的形式進行報銷[2]。該類費用的實際支出內容大多不透明、不留底，報銷過程中的內部控制更加薄弱；在事后監督方面，因缺乏相關資料及臺賬，該部分費用的真實性、合理性也難以進行監督。

二、加強企業費用管控的措施建議

（一）細化費用管控的制度文件規定

梳理費用報銷中常見的管控難點，完善相關費用管理制度，將相關業務流程的細節規定補充列入管理制度，并嚴格遵照執行。

（二）建立并完善費用預算管理機制

各部門按費用類別進行預算管理，大型活動費用在活動籌備前應再編制細化的費用預算；建立超預算費用的特別審批機制，并予以更嚴格的控制[1]；年終及活動結束后進行費用決算，做好費用的數據分析總結，以便為企業生產經營活動的開展和及時調整提供指導依據，為部門績效管理、下次預算編制提供數據支持。

（三）設立專門的費用審核部門或崗位

針對目前企業普遍存在的相關部門領導、分管領導與報銷人之間獨立性不強、領導對費用審核的專業能力不足、財務部對費用的合理性基本不把關等內控缺陷，可抽調財務人員或其他人員組成專門的費用審核部門或崗位，在相關領導審批前，先進行費用的合理性審核，審核手段可靈活多樣，可通過與制度文件標準相對比、查詢網絡相關信息、詢問部門相關人員、查看發票是否連號等多種方式進行，以便幫助企業做好費用報銷的事前和事中控制，減少損失浪費，營造企業良好風氣，促進員工公平。

（四）費用采購符合采購管理條件的，應遵照采購管理制度執行

費用采購符合采購管理條件的，應遵照采購管理制度執行。采購前應進行采購申請、詢價比價，其中采購物資屬于電子類產品的，采購前須經企業IT人員審核通過后，方可采購；超過一定金額采購的，應簽訂書面合同；涉及物資采購的，采購后應辦理入庫驗收、領用等手續，采購物資應建立收發存臺賬，相關資料應注意保管留存，以備核查。

（五）建立健全替票報銷的內部管控機制

在發生禮金贈送或其他白條費用支出前，應先進行書面申請，經審批通過后，方可發生費用支出，緊急情況下應后補申請手續，申請審批單據應進行專門保管。相關費用部門應建立白條費用臺賬，記錄費用開支內容及陪同人員等詳細信息。財務部負責籌劃各類替票的內容及金額，分解下達至各費用部門開票，統一報銷。各費用部門根據開具的替票內容及金額，錄入對應的白條費用臺賬，做到替票與白條費用的有序連接。替票臺賬及相關費用申請審批資料需至少保留一個審計周期。

（六）強化差旅費、餐飲費、購物費等費用管控

企業按員工級別不同，制訂詳細的出差交通、住宿、餐飲、購物等費用標準，并嚴格遵照執行。報銷人員報銷出租車發票時，需注明事由及起訖地點。報銷餐飲、購物發票時，費用報銷單后除附發票外，還應提供銀行付款小票、手機轉賬截圖等付費依據，購物費應提供申請審批單據。餐飲費應建立餐飲費備查臺賬，詳細記錄宴請單位、事由、人數、職級、陪同人等信息；購物費應建立購物費備查臺賬，詳細記錄購物內容、用途（贈送的注明贈送單位、陪同人）、審批人等信息，費用臺賬應至少保留一個審計周期。

（七）加強備用金的管控

企業應根據備用金分類、報銷頻率以及員工職級的不同，估算不同時間節點員工是否需借備用金及所需金額，核定備用金的可借支額度，以增加資金使用效率，減少費用亂報銷的可能性。備用金應定期清理，未辦理備用金歸還手續的不得再續借。

三、結語

加強費用管控是幫助企業降低損失浪費，提高企業效益的重要方面，也是幫助企業樹立良好風氣、促進員工公平的重要一環。因此，重視費用管控，想辦法加強費用內部控制，制訂細化的費用管理制度，建立并完善預算管理機制，在領導審批前設立專門的費用審核崗位，建立費用臺賬及替票管控機制，加強備用金管控等，對企業來說非常必要。

參考文獻：

[1]趙小華.淺議費用報銷的內部控制[J].財經界（學術版），2013（07）.

[2]錢洪羽.會議經費審計發現的常見問題及對策[J].審計與理財，2014（04）.

（作者單位：秦森（集團）有限公司）