淺談我國事業單位財務檔案管理現狀與問題分析

周紅梅

【摘要】財務檔案管理是事業單位一切經濟活動的最終集合，是檔案管理的核心制度。財務檔案為事業單位的客觀經濟活動做精準記錄，一方面是對信息的準確記錄，另一方面是對監督和檢查財務工作起到了很好的作用。只有財務檔案保存完整，國家的長期經濟利益才能得以保全，所以保存好財務檔案對于發展我國經濟具有重大意義。

【關鍵詞】事業單位；財務檔案；管理現狀；問題；措施

1 當前事業單位財務檔案管理存在的問題

1.1 部分管理者對于財務檔案管理不夠重視

目前，部分事業單位的領導對于財務檔案管理工作不夠重視，認為財務檔案管理工作可有可無，沒有認識到財務檔案管理對于事業單位發展的重要性。由于管理者的重視程度不夠，針對檔案管理的資金與設備投入都十分有限，財務檔案管理人力物力配備不科學，這也是導致財務檔案管理工作效果不佳的重要因素之一。其次，部分管理者重視自己在任時的檔案管理，對于以往的財務檔案不夠重視，還有的限制于權利關系，對于以往檔案管理存在的問題進行隱瞞，這是導致檔案管理秩序混亂的重要原因。目前，部分事業單位財務檔案管理無序，很多財務檔案查閱和提取十分困難，這些因素都制約了財務檔案管理工作水平的提升。

1.2 管理意識淡薄，專業技能人才缺乏

因為事業單位的編制問題，部分事業單位沒有設置專門的財務檔案管理部門，財務檔案管理工作一般由財務部門負責管理和監督，還有部門相關治療在辦公室管理范疇。事業單位也沒有配備專門的管理人員進行財務檔案管理，由于員工本身工作量較大，再加上檔案管理工作繁雜，使很多員工工作量激增，影響其工作態度，工作效率更是難以得到提升。其次，即使部分事業單位按照相關要求配備了專業的財務檔案管理人員，但是很多都是上了年紀的老員工，事業單位這種現象尤其明顯，這些老員工工作精力有限，難以掌握先進的檔案管理設備的使用，對高科技相對比較抵觸，難免影響財務檔案管理工作的開展。

1.3 財務檔案收集不夠完整、齊全

部分事業單位的財務檔案隸屬于財務部門，沒有單獨建立部門，財務檔案在收集時經常會出現資料不詳實，檔案遺漏等現象。財務部門的資料和原始憑證數量較多，分類較雜，例如記賬憑證、賬本、支款單、繳款單等等，還有各類臺賬與表冊，這些資料的容量較大，財務部門的工作人員在平時工作中沒有對檔案資料進行合理的分類和歸檔處理，導致在大批歸檔時資料不齊全，而且財務檔案一旦出現遺漏將不利于后期的審查工作。

2 解決財務檔案在事業單位出現問題的應對策略

2.1 加強對財務檔案管理工作的重視

首先，事業單位的領導必須認清財務檔案管理工作的重要性，了解財務檔案的發展對事業單位起到的巨大作用，熟悉財務記錄管理政策法規，提高財務人員的檔案意識，為檔案管理工作創造出一個良好的環境。要明確落實責任，制定綜合性的財務標準管理系統，認識到財務檔案管理宣傳的重要性，即財務人員也要加強自身管理，有效管理財務檔案，認真細致地識別和審核檔案工作。各部門要建立監督小組，進行相互監督。同時也要根據《會計檔案管理辦法》的規定，建立會計檔案立卷、歸檔、查閱、保管和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防損毀、散失和泄密。另外，財務檔案管理工作人員一定明確自己的崗位職責。

2.2 提高財務檔案管理工作人員的素質

隨著現代化信息技術的發展。為了適應信息化的發展，就需要對財務檔案的管理工作人員進行培訓教育，全面提升財務管理工作人員的專業素質文化水平，轉變陳舊的思想觀念。首先，在形式上為財務管理工作人員提供一個發展自我的機會，并對那些表現良好的工作人員給予獎勵，這樣才能更好地促進工作人員的積極性，與此同時，開展學術交流，進行交流與分享。通過舉辦專家講座，豐富自己的理論知識。其次在內容上，對財務檔案的相關專業知識進行培訓，發揮工作人員潛在的能力，提高財務檔案管理工作人員的素質水平。進而提升整個財務檔案管理的工作效率。

2.3 做好財務檔案的分類，加大投入建設基礎設施

由于財務資料十分龐雜，所以財務檔案的管理科目較多，如各類憑證與賬本、臺賬等，檔案管理工作開展起來較為復雜，想要提高檔案管理的工作效率，首先要做好檔案的分類處理，建立規范化的財務檔案管理體系和模式。其次，事業單位要加大投入，做好基礎設施建設，包括建立檔案室，保證檔案室處于單位的核心管理位置，檔案室要封閉性好，寬敞明亮，利于檔案保存。另外，單位要加大投入購置檔案管理專業設備設施，如計算機、掃描儀、復印機等等，利用計算機建立電子檔案信息數據庫，要按照實踐順序或重要性的順序進行分類，按照職能、性質、收支類別等進行具體分類，進而提高財務檔案管理的效率。

2.4 建設高效的財務檔案管理信息化平臺

想要提升財務檔案管理的效率，就要從建立信息化平臺入手，事業單位要充分利用網絡技術與信息技術，搭建檔案管理的信息化平臺，提升檔案管理與查閱的效率，信息化管理平臺可以設置查閱程序，建立檔案搜索索引，便于財務檔案資料的查找和翻閱。還有很多檔案可以存儲為電子檔案，方便異地傳輸與共享，很多檔案資料可以存儲在介質中，如U盤、硬盤等，攜帶十分方便，可以大大節省人力、物力，提高檔案管理工作的效率。信息化系統可以通過對遠程檢索和公共使用目錄加強檔案的利用性。

3 結論

總之，事業單位財務檔案管理工作是不容忽視的重點和難點工作之一，事業單位要建立完善的財務檔案管理制度，從人員上、管理模式上、信息化平臺建設、檔案管理安全性等方面，提高財務檔案管理的工作效率，促進事業單位財務工作的順利開展，為事業單位財務部門的重要決策提供科學的依據，為促進事業單位管理秩序的建立打下堅實的基礎。

參考文獻：

[1]徐桂蘭.新形勢下行政事業單位財務檔案管理探討[J].行政事業資產和財務，2013（6）

[2]曹晶.規范財務檔案管理提高財務管理水平[J].吉林經濟管理干部學院院報，2011（5）

[3]汪沁.高校財務檔案管理信息化芻議[J].重慶科技學院學報：社會科學版，2012（19）