關于如何降低企業檔案管理成本的思考

王巍

企業檔案記述和反映了企業的經營管理、行政管理、組織管理、生產技術管理、財務審計、人事勞資以及會計及產品生產、科學技術研究、基本建設、設備儀器等重要內容，在企業生產經營活動中起著不可估量的作用。近年來，筆者公司累計利用檔案材料7000多卷次，創直接經濟效益達2億元，而且還以翔實的資料性和權威的原始憑證性，解決了多起經濟糾紛，創造了良好的社會效益。近些年以來，隨著企業改革的不斷深化以及市場經濟的迅速發展，國內的諸多企業均紛紛轉化為根據市場需求， 切實實施自我約束、自我發展以及自主經營的生產經營型企業。隨著企業發展模式的轉變，其檔案管理工作也開始面臨一系列新的挑戰和要求，并且對企業的管理及發展有著突出影響，所以，在市場條件下降低檔案管理成本，對于企業生產經營效益及質量的提高有著極大推動作用，同時也是企業做強做大不可或缺的信息支撐。

一、降低企業檔案管理成本的有效途徑

企業檔案管理成本的降低是至關重要的，并且是一項系統性的工程，需要全方位、多角度地改進及加強企業檔案管理工作，也就是在組織領導上將強化措施和管理力度加大，以便于形成與市場經濟發展形勢相適應的保障體系。

1.找準定位。在全新的市場經濟條件下，要想將檔案管理成本降低， 要想提高檔案管理水平，那么其首要任務就是將定位找準。應當明確的是，企業檔案管理是為社會服務、為企業服務、為廣大職工服務，簡單來說就是服務于企業中心工作。只要主動地在中心工作中融入檔案工作，切實地圍繞中心開展各項工作，才可以真正確保有所作為。

2.建立健全企業檔案制度體系。構建良性運行機制及加強制度建設，是促進企業檔案管理水平、降低企業檔案管理成本的重要保證及關鍵所在。應當從微觀運行與宏觀立法方面，建立健全企業檔案管理方面的規章制度和法律法規，盡快形成降低檔案管理成本、推進檔案管理工作創新的政策導向、制度約束。

就一個企業而言，應當切實地將檔案工作納入到企業的發展規劃中，納入考核干部實績內容中。應當重視將企業檔案工作的作用充分發揮出來，為檔案管理創造有利條件。具體來說，檔案管理部門應當增強自身的使命感和責任感，從收集檔案、整理檔案、管理檔案到應用檔案，均應當將相應的成本管理制度及其它有關制度建立起來，促使整個企業檔案管理工作向標準化、制度化和規范化的方向發展。與此同時，還應當將內部機制的改革深化，借助于責任追究、業務考核、職稱評定及表彰獎勵等有關措施，增強內部工作活力，激發內部工作潛力，從而將企業檔案管理人員的創造性、積極性和主動性充分調動起來。

建廠初期，我廠一直處于邊生產邊基建狀態，建設工期長達10余年，一度檔案管理體制不健全，制度不完善，資料不完整，給企業的生產經營工作造成很大困難。實踐中的教訓和隨著《檔案法》的實施，使全廠各級人員對檔案工作及檔案資源的重要性有了全新的認識。1987年，廠里將檔案管理作為企業管理的一項基礎性工作，納入了《廠長任期目標》和企業升級達標規劃之中，建立檔案機構，充實管理人員，健全管理制度，使企業檔案管理工作步入了制度化、規范化、科學化的軌道。1991年檔案升級活動停止后，廠領導明確指出“檔案升級停止了，但檔案管理一刻也不能放松”，并采取了一系列措施保證檔案工作正常開展。一是領導重視。廠領導一直重視檔案管理的現代化工作，始終把檔案管理納入企業發展整體目標，把檔案管理的現代化工作落實到創一流規劃中，親自過問并切實幫助解決檔案管理工作中存在的困難和問題，多次安排檔案人員到兄弟單位收資、學習、調研。二是充實檔案管理隊伍，完善檔案管理體系。多次體制改革中，在管理機構和人員大幅度精簡的情況下，仍然堅持檔案管理只能加強、不能削弱的原則，不但強化了檔案工作的領導，而且調整充實了檔案人員，同時還健全了全廠檔案管理網絡，明確了各單位檔案工作分管領導和兼職檔案員，使檔案工作進一步加強。三是加大資金投入，加快檔案管理硬件建設。每年列有檔案資料專項費用，用于檔案資料的收集和補充。1990年以來，又先后投資統一了檔案裝具，配備了微機、除濕機、吸塵器、滅蟲殺菌機等專用設備。公司先后撥專款用于檔案庫房的裝修和檔案設施、設備的完善與配套。目前，綜合檔案室裝修面積達450平方米，配有檔案密集架柜及中央空調，性能優良的計算機、掃描儀及檔案專用軟件、自動消防報警系統等，為檔案的保管、保密及開發利用提供了良好的條件。

制度建設是帶有根本性、長期性和穩定性的工作。近年來，著眼于建立規范化、系統化、科學化的企業檔案管理體系，狠抓制度建設。首先，將檔案管理進行指標分解，納入公司各級人員和崗位經濟責任制，按月對完成情況進行考核，有效增強了各級領導檔案管理的責任感。其次，根據企業檔案管理的專業特性，制定了企業檔案管理的業務流程，明確了在檔案管理的各個節點上，領導干部、工程技術人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責。對各項檔案資料管理制度，公司本部均專門行文發布，使其具有了權威的約束效力，從而實現了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。建立健全各種規章制度，建立一整套的長效機制，加強檔案管理工作，樹立全局一盤棋思想。嚴格執行各項規章制度，努力抓好檔案的開發、利用，提高檔案的利用率。

二、建立高效的企業檔案信息網絡系統

筆者公司新近投資購置了清華紫光工程圖檔管理系統，包括繪圖儀、激光打印機、掃描儀、瀏覽器、軟件等設備，它能與電力系統現行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統有無縫的連接。該系統以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉換成電子圖象，經過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用現在使用的“OA”辦公自動化NOTES檔案管理子系統數據庫中已輸入的數據，與此電子圖像自動對應，網絡用戶在WINDOWS環境下，應用瀏覽器方便靈活的實現檔案的全息查詢和檢索。在公司內部網頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統進行檔案的全息查詢和檢索。

2014年1月24日，筆者公司圖形信息系統已上線運行，包括設備圖紙、技術手冊、參數報表、設備維保等信息，并集成了其他生產和設備管理系統數據，方便了設備資料查閱和管理，提高生產技術基礎管理水平。綜合檔案室2臺1000MW發電機組檔案（基建檔案、設備檔案）已全部掃描成電子文件并掛接到圖形信息系統里，公司員工可方便地登錄圖形信息系統查閱綜合檔案室2臺1000MW發電機組檔案的電子文件。

三、提高企業檔案管理人員的綜合素質

近年來，市場競爭越來越激烈，而要想在激烈的市場競爭環境中立于不敗之地，那么就需要提高質量及信譽，其實質就是加強管理。眾所周知，檔案管理工作的主體是人，檔案人員綜合素質的高低優劣對檔案管理工作的質量有著直接的影響。檔案管理人員的能力水平和業務素質對檔案管理的優劣以及檔案成本的控制有著決定性作用，是當前市場經濟條件下將企業綜合管理水平提高的迫切需要。一方面，應強化檔案管理責任意識和業務素質，從而將檔案管理工作真正地做好；另一方面，檔案管理人員應當在空余時間自主地學習檔案管理和成本控制知識，及時地調整和更新自身的知識結構，并且將知識面擴大。

檔案隊伍的整體素質，包括政治素質、職業道德素質、專業素質、科學文化素質等。良好的政治素質是做好檔案工作的保證。檔案事業不僅是黨和國家的一項極其重要的科學文化事業，也是完成現階段任務中一項政治性很強的工作。檔案職業道德素質，是檔案管理人員在履行自己的職責時應當自覺遵守的若干道德準則。檔案人員必須熱愛自己的工作，時刻保持高度的工作積極性。檔案人員要拋棄名利觀念，勤勤懇懇，默默無聞，自我獻身，甘當鋪路石，做到“長作綠葉扶紅花，愿為蠟燭明他人”。檔案專業素質，包括履行專業職責的能力、智力、學歷和資歷等等，它是完成檔案專業工作任務的保證。檔案專業人員的能力結構是多方面的，包括決策能力、口頭表達能力、文字表達能力、實施能力等，要求檔案人員既要有扎實的檔案工作理論基礎，又要對管理的檔案了然于胸，好似指揮千軍萬馬，能隨時根據需要調兵譴將，使自己成為一專多能的復合型檔案人才；智力方面，應加強檔案專業知識及相關學科知識的學習，因為檔案工作必須與社會接軌，只有在服務社會、管理社會中才能實現自身的價值；學歷方面，是專業人員受教育的程度；資歷方面，是檔案專業人員的實踐經驗和成熟程度。檔案人員的科學文化素質，是檔案人員掌握科學文化知識的程度。作為電力行業的檔案工作者，除了熟練掌握檔案專業的基本知識外，還應不斷地深入生產實際，掌握有關電力生產專業知識。這樣才能做到工作起來得心應手，更好地開發利用檔案信息資源，為企業服務。

總而言之，在當前的市場經濟條件下，要想實現降低企業檔案管理成本，要想獲得長足且有序的發展，那么就應當立足于自身管理及發展的實際，深入地挖掘檔案信息資源管理優勢，切實地找出檔案管理工作中的缺陷不足，并且盡快地將現代化的成本管理及控制理念應用到檔案管理工作中。

（作者單位：神華國華徐州發電有限公司檔案室）