淺談衛(wèi)計衛(wèi)計檔案信息化管理

侯慶玲

【摘 要】隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在衛(wèi)計檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，計算機(jī)已經(jīng)成為衛(wèi)計檔案部門最為常見的工作工具和管理手段。衛(wèi)計檔案信息以它所獨具的最直接、最真實、最原始的特點區(qū)別于其它信息，從而在信息領(lǐng)域有其特殊的地位。衛(wèi)計檔案信息化建設(shè)是不可阻擋的趨勢，看一個地區(qū)和行業(yè)衛(wèi)計檔案管理現(xiàn)代化的水平，主要是看其衛(wèi)計檔案信息化的程度，本文主要結(jié)合自身多年的工作經(jīng)驗，對衛(wèi)計檔案信息化管理提出幾點體會。

【關(guān)鍵詞】衛(wèi)計檔案；信息化；管理

【中圖分類號】R179 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-6851（2018）04--01

衛(wèi)計檔案信息化就是以室藏衛(wèi)計檔案為依據(jù)，在不改變衛(wèi)計檔案原來的內(nèi)容信息的情況下，對衛(wèi)計檔案本身的內(nèi)容及衛(wèi)計檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變原則的改變，使衛(wèi)計檔案信息社會化，實現(xiàn)衛(wèi)計檔案資源共享。衛(wèi)計檔案之所以能夠進(jìn)行信息化處理，是因為它自身就包涵著信息。

1 衛(wèi)計檔案信息化建設(shè)的涵義

衛(wèi)計檔案信息化建設(shè)不僅僅指衛(wèi)計檔案本身的信息記錄，它還包括將原始信息進(jìn)行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。衛(wèi)計檔案信息化的內(nèi)容就有兩方面：一是狹義上的信息化，就是將衛(wèi)計檔案自身的內(nèi)容信息化：二是廣義上的信息化，就是將衛(wèi)計檔案信息與社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。所以，衛(wèi)計檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)衛(wèi)計檔案本身信息進(jìn)入社會交流系統(tǒng)，在社會中廣為傳播，另一方面就是將衛(wèi)計檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務(wù)于社會。這兩個方面的目標(biāo)不是孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進(jìn)的。

2 促進(jìn)衛(wèi)計檔案信息化建設(shè)的幾點建議

（1）衛(wèi)計檔案工作人員要樹立衛(wèi)計檔案信息意識。社會衛(wèi)計檔案意識在衛(wèi)計檔案信息化建設(shè)中必然有能動的影響，成為衛(wèi)計檔案信息化建設(shè)的基本推動力。衛(wèi)計檔案工作人員是衛(wèi)計檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓衛(wèi)計檔案工作人員在思想上樹立衛(wèi)計檔案信息的意識，認(rèn)識到衛(wèi)計檔案信息化建設(shè)的重要性，衛(wèi)計檔案工作人員才會具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，才會主動關(guān)心衛(wèi)計檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認(rèn)真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻(xiàn)信息系統(tǒng)中各種文獻(xiàn)信息的滲透和融合，促使衛(wèi)計檔案信息化建設(shè)與其他社會信息事業(yè)相互結(jié)合，共同發(fā)展。

（2）提高衛(wèi)計檔案信息化技術(shù)水平。要實現(xiàn)衛(wèi)計檔案信息化，其基礎(chǔ)工作就是實現(xiàn)衛(wèi)計檔案的計算機(jī)管理，充分發(fā)揮計算機(jī)在衛(wèi)計檔案管理工作中的重要作用，首先要改變在過去以手工編寫各種檢索目錄的傳統(tǒng)模式，盡快使手工檢索向計算機(jī)檢索的全面過渡；了解和掌握計算機(jī)的功能和作用；應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)管理館藏衛(wèi)計檔案；建立現(xiàn)代模式的衛(wèi)計檔案數(shù)據(jù)庫。第一，配備計算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用或完善，可通過計算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準(zhǔn)備工作。第二，衛(wèi)計檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。衛(wèi)計檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎(chǔ)性工作，對各職能部門每年移交的大量成果衛(wèi)計檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實施紙質(zhì)衛(wèi)計檔案和數(shù)字衛(wèi)計檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快了衛(wèi)計檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。第三，對上網(wǎng)信息進(jìn)行密級界定。首先制訂密級標(biāo)準(zhǔn)，對室藏衛(wèi)計檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密進(jìn)行界定；其次對衛(wèi)計檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。

（3）提高衛(wèi)計檔案信息管理水平。信息技術(shù)的廣泛采用和電子政務(wù)的加快推進(jìn)，使衛(wèi)計檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向衛(wèi)計檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變。現(xiàn)今，在計算機(jī)管理滲透的形式下，計算機(jī)管理軟件的應(yīng)用為實現(xiàn)衛(wèi)計檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻(xiàn)。衛(wèi)計檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、掃描儀等，在系統(tǒng)開發(fā)和衛(wèi)計檔案利用過程中發(fā)揮著重要作用。第一，隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子衛(wèi)計檔案已成為不可回避的現(xiàn)實問題。早在2002年，國家衛(wèi)計檔案局就發(fā)布了《全國衛(wèi)計檔案信息化建設(shè)實施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位認(rèn)真做好電子衛(wèi)計檔案的管理等工作。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的衛(wèi)計檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進(jìn)行錄入、開發(fā)利用等工作是開展衛(wèi)計檔案信息化建設(shè)不可回避的一項重要工作。第二，衛(wèi)計檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的衛(wèi)計檔案管理軟件，不但可以達(dá)到科學(xué)、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過軟件的整合和開發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展過程中的一筆巨大的文化財富。第三，選取適合的衛(wèi)計檔案管理軟件是衛(wèi)計檔案信息化建設(shè)工作付諸實施的重要媒介。信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的衛(wèi)計檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，衛(wèi)計檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點于一身，是疏通信息化建設(shè)管理脈絡(luò)，提高衛(wèi)計檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著衛(wèi)計檔案信息化建設(shè)的成敗。第四，從安全角度來說，優(yōu)良的衛(wèi)計檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問授權(quán)、用戶安全級別、密碼設(shè)置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保衛(wèi)計檔案信息安全。

（4）推行衛(wèi)計檔案信息化管理，確立工程衛(wèi)計檔案發(fā)展的新方向。工程建設(shè)的過程就是工程衛(wèi)計檔案的形成過程，從立項直到驗收的各個階段，衛(wèi)計檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程衛(wèi)計檔案建立的難度，信息化管理無疑提高工程衛(wèi)計檔案管理效率與效益。第一，加強(qiáng)工程衛(wèi)計檔案信息化建設(shè)，選用適合企業(yè)衛(wèi)計檔案管理的軟件，制定工程衛(wèi)計檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)衛(wèi)計檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。第二，建立多層次、多渠道、重實效的衛(wèi)計檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評制度，逐步提高相關(guān)崗位人員工作素質(zhì)和能力。第三，衛(wèi)計檔案工作人員要學(xué)習(xí)計算機(jī)和信息管理化知識，只有對計算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運行保持在良好狀態(tài)之中。第四，數(shù)據(jù)質(zhì)量是計算機(jī)管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準(zhǔn)確的，可以建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進(jìn)行認(rèn)真校對。

衛(wèi)計檔案信息化建設(shè)，要以衛(wèi)計檔案信息資源為核心，以網(wǎng)絡(luò)化管理為基礎(chǔ)，依托各地政務(wù)信息網(wǎng)，加快網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，加大文檔一體化、館室一體化管理的推進(jìn)力度，加速完成各級綜合衛(wèi)計檔案館文件級目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)任務(wù)，為衛(wèi)計檔案信息化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)和條件。衛(wèi)計檔案信息化建設(shè)應(yīng)從基礎(chǔ)做起，以實際需要進(jìn)行衛(wèi)計檔案信息化建設(shè)。

結(jié)語

充分利用計算機(jī)功能，提高衛(wèi)計檔案管理效率，利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的衛(wèi)計檔案管理平臺，不僅能有效地實現(xiàn)工程衛(wèi)計檔案的動態(tài)管理，提高衛(wèi)計檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力，為促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展，提供快捷有效的衛(wèi)計檔案信息服務(wù)。

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