互聯網聯合檔案管理方案在醫院檔案管理中的應用價值

秦一力

醫院檔案集合了醫院所有的重要信息，是醫院歷史的記載和文化傳承的載體，也是醫院的寶貴財富，規范準確的管理對促進醫院發展及文化建設有重要意義[1-2]。醫院檔案管理是醫院管理中的重要組成部分，內容紛繁復雜、綜合性強，傳統的檔案管理方案正確率較低，目前已難以滿足管理需求[3-4]。近年來，隨著互聯網及計算機技術的高速發展，在互聯網技術下對醫院檔案進行網絡化管理不僅是時代發展的需求，同時也有效提高了醫院管理檔案的效率和質量，有效彌補了以往傳統手工管理模式中的不足，充分體現了醫療體制改革的多元化發展，增強了醫院利用檔案的合理性[5-6]。本研究選取2017年1—12月我院80份檔案作為研究對象，探討互聯網聯合檔案管理方案在醫院檔案管理中的應用價值，現報道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

將我院2016年1—12月80份檔案作為對照組，行常規的檔案管理方案，其中人事檔案17份，技術檔案13份，業務檔案14份，行政檔案15份，醫藥檔案13份，聲像檔案8份，將2017年1—12月80份檔案作為研究組，在對照組的基礎上實施互聯網技術分類管理，其中人事檔案16份，技術檔案11份，業務檔案15份，行政檔案14份，醫藥檔案14份，聲像檔案10份。所有檔案均符合檔案管理相關標準，其本人知情，自愿簽署知情同意書，所有檔案相關管理人員積極配合實施本次研究。兩組檔案在一般類別資料之間比較，差異無統計學意義（P＞0.05），具有可比性。

1.2 方法

對照組行常規的檔案管理方案，主要按照我院制定的《檔案管理工作制度》和《檔案歸檔范圍及保管期限》進行。研究組在對照組的基礎上實施互聯網技術分類管理，根據PDCA循環的方法進行實施，具體為：（1）計劃階段（Plan）：檔案主管領導指導各檔案室制定相關檔案管理規章制度，明確檔案收錄范圍及收集分類標準，同時需對各類文件歸檔的截止日期進行明確記錄；組織檔案管理工作者學習了解互聯網科技用于檔案管理的作用及應用。（2）實施階段（Do）：各科室檔案管理員全面負責相關檔案的分類整理，要求按標準對文件進行分類排序，做到資料整合收齊，最后在規定的時間內上交。對于電子檔案進行分類保存，保證電子檔案與紙質檔案的同步性。（3）檢查階段（Check）：各相關檔案室負責人員對各科室上交的檔案資料進行實時監督，嚴格審查檔案的是否規范、完整，及紙質檔案和電子檔案的一致性，同時對結果進行統計分析，及時上報。另外定期對檔案室人員進行管理培訓，做到學習、實踐雙管齊下。（4）處理階段（Action）：建立健全的崗位責任制度。以各相關科室為單位，在科室主任問責制實施下，出現檔案資料不完善、整理不合理、效率低下及差錯率較高時，應強化監督檢查力度，促進提高合格率，對做得好的科室給予及時表揚。同時對互聯網聯合檔案管理方案在實施過程中存在的問題進行總結分析并提出相應解決措施。

表1 兩組檔案管理正確率對比（n，%）

1.3 管理效果評價標準[7]

采用10分制對檔案管理效果進行評價，正確：8～10分；達標：5～7分；不合格：4分以下；正確率=（正確+達標）/總例數×100%。

1.4 統計學方法

采用SPSS 19.0軟件包處理數據，采用百分比（%）對檔案管理正確率進行描述，組間比較行χ2檢驗，P＜0.05，差異有統計學意義。

2 結果

研究組檔案管理正確率為95.00%（76/80），對照組檔案管理正確率為77.50%（62/80），兩組比較差異有統計學意義（P＜0.05），見表1。

3 討論

現代醫院檔案是一種集工作記錄在內的各種文書和醫院科室個人證書、獎章、獎杯等實物資料及影音資料在內的一種綜合實體。醫院檔案是醫院歷史文化的傳承載體，同時也是醫院精神文化建設的第一手資料和重要標志。

醫院檔案管理質量直接關系著醫院的文化建設及歷史傳承，因此應采用有效的管理方案來不斷提高管理質量，對所有檔案進行妥善保存和有序整理。隨著我國逐漸步入互聯網時代，各醫院檔案管理也充分運用互聯網技術來快速提高檔案管理質量，確保檔案資料時效性、完整性、正確性[8-9]。互聯網技術檔案分類管理主要是將傳統的紙質模式的檔案管理通過計算機網絡來進行管理，有效彌補了傳統管理中保存量大、空間存儲量多及翻閱檢索耗時的局面，滿足了檔案存留時間長、查找方便、避免丟失和損壞的需求[10-11]。另外，此種管理方式檔案來源渠道豐富、檔案資源及檔案信息整合效率高，體現了自動化、精準、高效、便捷、全方位等特點，有效提高了檔案管理正確率[7]。

本研究結果表明，研究組檔案管理正確率為95.00%（76/80），對照組檔案管理正確率為77.50%（62/80），兩組比較差異有統計學意義（P＜0.05）。

綜上所述，互聯網聯合檔案管理方案能夠良好運用計算機網絡化管理的優勢，從而提供安全高效可靠的醫院檔案管理保障，可有效提高檔案管理正確率，在醫院檔案管理中具有重要的應用價值。

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