試論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

李莎莎

摘 要：社會在飛速的發(fā)展，經(jīng)濟建設(shè)也在大跨步的提升，在如此迅猛的發(fā)展下，檔案管理工作的重要性被越發(fā)的凸顯出來，信息化時代背景下，檔案管理的信息化建設(shè)是順應(yīng)時代發(fā)展要求的結(jié)果。 事業(yè)單位檔案管理能夠體現(xiàn)出一個單位的工作業(yè)績與管理水平，而信息化檔案管理模式能夠幫助事業(yè)單位提高管理水平，提高工作效率，進行資源信息交流，為事業(yè)單位長遠發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

目前，網(wǎng)絡(luò)化與信息化成為了社會主流的發(fā)展方向，在此種大環(huán)境下，事業(yè)單位也應(yīng)該積極的提升檔案管理的信息化建設(shè)水平，努力適應(yīng)時代要求。根據(jù)目前的形勢來看，檔案管理的信息化建設(shè)為事業(yè)單位的發(fā)展提供了契機，信息化的檔案管理可以把事業(yè)單位的發(fā)展歷程清清楚楚的記錄在案，也為分析研究每一時期的發(fā)展歷程提供見證資料，擁有很強的使用價值與參考價值，方便了事業(yè)單位管理者對單位情況的了解，能夠有效分析總結(jié)經(jīng)驗，有助于確定正確的發(fā)展方向。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1 重視程度不夠

根據(jù)情況分析，事業(yè)單位的管理者對檔案管理的信息化建設(shè)工作的重要性認(rèn)識還不夠，對此項工作的意義認(rèn)識了解還不充分，由此可能造成對檔案管理工作中部署不夠或缺少直接管理，往往存在檔案管理工作人員不足，或者單位對檔案管理工作的投入不夠等問題。對于事業(yè)單位自身發(fā)展所形成的真正有價值的檔案也不夠重視，沒有積極的進行開發(fā)，對檔案的使用也不夠充分和深入，從而影響了單位檔案管理信息化建設(shè)推進。

1.2 針對性不足

宏觀的考量事業(yè)單位檔案管理工作的開展，很多事業(yè)單位不具備自主建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)的能力，所以需要聘請軟件研發(fā)公司來完成設(shè)計，然而這些軟件公司缺少對事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀的了解，不熟悉事業(yè)單位的特點、管理特色、業(yè)務(wù)流程等，也不會花費大量的精力進行專門的設(shè)計，通常會照搬套用同一模式來完成對檔案管理的信息化建設(shè)，如此一來軟件公司設(shè)計的系統(tǒng)與事業(yè)單位的契合度并不是非常高，其實用價值大打折，并且沒有足夠的針對性，在投入應(yīng)用后所取得的效果也不佳，這對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的開展是不利的。

1.3 管理人員素質(zhì)問題

檔案管理工作需要一定的專業(yè)性，事業(yè)單位檔案管理人員必須具備一定的專業(yè)素質(zhì)、系統(tǒng)的理論知識，同時還應(yīng)該對本單位主要業(yè)務(wù)有充分的了解。此外，目前計算機在檔案管理工作當(dāng)中的越來越重要，對檔案工作者的計算機使用技術(shù)也有了更高的要求。但是，當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作者大多不是專職，只是在其他工作之余來進行檔案的管理工作，所以檔案管理知識專業(yè)性不夠，對計算機技能的掌握也不夠，因此推進檔案管理信息化建設(shè)不夠有力。

2 加強檔案信息化建設(shè)的建議

2.1 加強重視程度

領(lǐng)導(dǎo)的意識很大程度上決定了單位檔案管理信息化建設(shè)的實施，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把檔案管理信息化建設(shè)提到事業(yè)發(fā)展的規(guī)劃當(dāng)中，明確其重要意義。 第一，事業(yè)單位應(yīng)該保障充足的資金來開展檔案管理的信息化建設(shè)，通過引進先進的管理硬件設(shè)備和信息化，增強單位檔案管理的總體水平。第二，在事業(yè)單位開展相應(yīng)的思想建設(shè)，加大宣傳力度，讓信息化意識深深的扎根在每一位員工的心上，使員工充分認(rèn)識了解檔案管理信息化的意義和優(yōu)點，用發(fā)展的眼光看待問題。事業(yè)單位應(yīng)該擬定出相關(guān)的工作管理要求與規(guī)范，讓每一個部門都能夠清楚的了解在檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中承擔(dān)的職責(zé)，并且把檔案管理的信息化建設(shè)寫入事業(yè)單位的政策與制度當(dāng)中，推進檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

2.2 做好檔案的數(shù)字化工作

在檔案管理工作當(dāng)中，管理工作的質(zhì)量和水平?jīng)Q定了管理的效果，由于計算機技術(shù)的發(fā)展，檔案逐步趨于數(shù)字化，所以要對檔案的格式、字體等進行明確的規(guī)范，使檔案具有統(tǒng)一性。規(guī)范的模式、鮮明的字體，能夠增強檔案的可讀性，極大程度的降低材料的乏味性，便于工作人員的閱讀。針對紙質(zhì)文件進行規(guī)范的時候，要對數(shù)字制定出恰當(dāng)?shù)母臃秶ＷC數(shù)據(jù)的正確性，降低誤差。執(zhí)行國家對相關(guān)文件管理工作要求，面對那些失效、沒有價值的檔案資料要及時的進行銷毀，而且還應(yīng)該對資料展開分類、編制、歸檔等工作，不同類型的檔案要進行區(qū)分編碼，再根據(jù)專業(yè)進行細分，如此一來查閱與歸檔都便利了很多。在對圖像、視頻這類文件進行管理的時候，要及時進行數(shù)字備份，儲存在光盤、磁盤當(dāng)中。

2.3 加強對工作人員的專業(yè)化培訓(xùn)

事業(yè)單位應(yīng)該加強對檔案管理人才的培養(yǎng)，人才始終都是事業(yè)長遠發(fā)展的根本，在檔案管理工作開展的過程當(dāng)中，應(yīng)用到的不止計算機技術(shù)這一種，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等同樣非常關(guān)鍵，多種專業(yè)人員一起聯(lián)合研究設(shè)計出與自己單位契合度最高的管理系統(tǒng)。檔案管理工作還是需要員工來完成，管理效率一定程度上取決于相關(guān)人員的素質(zhì)，所以需要對檔案管理人員的專業(yè)能力進行強化，對外進行人才招聘，使其盡快的完成對事業(yè)單位的了解；對內(nèi)開展檔案信息化管理的專業(yè)技能培訓(xùn)，特別是提高員工對計算機技術(shù)的掌握度，把理論知識能夠很好的應(yīng)用出來。檔案管理工作者需要認(rèn)清自己的身上承擔(dān)的責(zé)任，把握檔案管理發(fā)展的趨勢，時刻保持積極進取的姿態(tài)，增強自身的專業(yè)能力，深知檔案管理工作的重要性，增強自身工作的責(zé)任感，對待工作一絲不茍，擁有很好的團隊意識，在工作當(dāng)中投入足夠的熱情，不因為工作失誤造成檔案管理事故。

3 結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是滿足時代發(fā)展需求的，檔案管理工作應(yīng)該積極的向著現(xiàn)代化方向努力，把最新科技及時的融入到事業(yè)單位的檔案管理當(dāng)中，為事業(yè)單位提供更高的工作效率。在檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)后，能夠加強信息共享，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，有利于事業(yè)單位創(chuàng)造更好的社會效益，提高單位社會影響力，為事業(yè)單位的長遠發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]董慧.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（06）：79.

[2]張曉蓉.對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（04）：74.

[3]孫要男.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題與解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（04）：75.

[4]褚智杰.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（04）：76.