關于高校檔案信息化建設的幾點思考

彭雪琴

摘 要：近幾年來，隨著我國科技水平不斷增強，信息技術也取得了良好的發展，并且得到了社會各行業領域的廣泛運用，各地區高校也將信息化技術運用到了檔案管理工作中，但是從目前情況來看，大部分高校的檔案管理工作在信息化管理模式中，還存在著諸多不完善狀態，對此本文對高校檔案信息化建設進行分析和思考，

關鍵詞：高校檔案；信息化建設；高校

在高校的總體工作中，都會對檔案進行充分的運用，為實際的教學工作、科研、人事等工作項目提供現實依據和指導，從而為高校的良好發展提供保障。這就需要高校以長遠發展的角度對檔案管理工作模式進行革新和優化，將先進的設備和信息技術合理運用到檔案管理工作中，提高檔案管理工作的質量和實效，從而實現與高校發展需求的相切合。

1 轉變思想認識

現階段，高校內部局域網的構建為各項工作開展，都帶來了很多大便利，各科室人員及其及其師生，完全可以在在各自學習、工作中，與社會相關領域的人員進行交流溝通、搜索指定信息、查找學習資料等。在這樣的形式下，校內的檔案管理工作，就也能夠為各科室的檔案信息查詢提供了便利。可以說，信息化是高校檔案管理工作發展的正確方向。隨著高校對于信息化技術運用的深入，研發出了一些相關軟件，并且其中所涉及的信息化管理系統也實現了進一步的發展，可以對獲得的信息做出分析、檢索、運用等，以此實現了檔案管理工作的自動化。這種目標的實現在很大程度上創新了檔案管理方法，增強了其具體工作的實效，為相關標準和制度的優化提供了保障。特別是檔案管理者的工作理念也實現了創新，使其在平時工作中，不斷對管理方法進行改良和創新，促進了檔案信息儲存庫的規模化。以此為檔案管理工作信息化的長遠發展奠定了堅實的基礎。但是，一些高校的領導人員對于信息化技術不能做出充分的了解，更無法談及檔案信息化發展。致使具體的檔案管理信息化建設無法有效開展。

2 加強檔案信息化建設

高校檔案管理工作進行中，所要考慮的首要問題，就是信息化管理方面硬件設備的完善。資金缺乏是妨礙以上目標實現的主要因素，要想實現資金的充足，就需要運用合理的方法，讓校領導能夠切實了解檔案管理與信息化技術相融合現實意義。達到檔案管理工作的信息化。有校領導的支持，就竟味著專項資金的充足。而檔案信息化的硬件設備必須要體現出實用性、先進性。以達到與校內局域網的有效鏈接。結合要校內客觀條件及其檔案管理信息化發展需求。建立相應的建設方案，借助于逐步陸續的完善方法。目前大部分高校都在資金充足的情況下，逐步完善了信息化管理的先進硬件設備和基礎條件。然而還有一小部分高校的檔案管理，還在沿用傳統的手工化、實體化模式，也就是說，只是對檔案的實體空間保管，而對智能終端設備的運用，也只是對檔案相關數量的記錄。而沒有實行檔案信息的整理。其次就是檔案管理工作具體細節方面的事宜。我們都知道，檔案資源是實行信息化管理的中心內容。也就是說一方面對這實體空間的檔案資料，借助掃描、整理等過程，轉變為以數字化形式存于智能終端設備中。另一方面是對數字化檔案盡快施以分類歸檔，同時保證其中內容的清晰、完整、現實。

再次是檔案信息化管理所涉及的網絡系統，需要保障其與運行高質量。要有效結合校內的客觀條件，來配置性能優良的、相應的網絡系統。同時要保障這種系統運行持續穩定性，以達到與檔案管理發展需求的相切合，可以與校內的所有硬件及其局域網絡系統進行充分順暢的連接和運行。并保障實際工作的規范化，實際工作的規范化能夠充分管理自動化，降低各方面力量的投入，實現事半功倍的工作效果，惠已利民。在具體工作進行中，檔案管理人中可以對具備相應管理制度的檔案進行全面管理，而對于不具備管理制度的檔案可以放緩以保障是檔案管理工作的良好共享性和標準性。

3 做好檔案信息化人才建設

3.1 缺乏統一的網絡化協調機構

由于受高校管理體制和運行機制的影響， 不同的高校隸屬不同的行政主管部門， 這種分散領導的管理體制， 無形中使各高校檔案館形成了自成系統、各自為政、自找發展自給自足的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要性， 但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚未有一個統一的組織機構來協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。

3.2 沒有統一的標準化

由于各種原因， 各個檔案館結合本身條件選擇硬件設備， 機型五花八門， 水平參差不齊。 目前研制出來的不少檔案館系統應用軟件， 都沒有遵循國際標準。其功能少、標準化水平低， 致使大多數檔案館無主題標引， 共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準， 各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去， 勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。

3.3 數據庫建設滯后

通過不斷的探索和研究，大部分高校的檔案系統都已見規模性的檔案資源庫。因為不同檔案系統管理方式上的不同，在構建資源庫時，各都表現出明顯的功利思想和行動。也就是說構建好的資源庫不具備標準化，資源庫都是服務于本身，種類單一、內容冗余，現實作用不明顯，妨礙了檔案重要作用的體現。另外，一些高校檔案系統中的信息庫都是以數據的形式存在的。不具備多媒體功能，也不能很好的達到用戶的運用要求。無法實現信息資源共享。

4 結語

總而言之，將信息化撫技術運用于要檔案管理工作中，體現了高校對各項工作重視的加強，促進了高校的持續穩定發展。在社會不斷發展、科技水平快速增強的前景下，必須要創新工作理念，借助先進的設備和信息技術，對高校檔案管理模式進行全面的革新優化，從而使得傳統檔案管理從以往的封閉模式發展開放化模式，以此在保障檔案管理工作科學發展的基礎上，也為高校的長遠穩定發展提供了保障。

參考文獻

[1]邱曉青.高校檔案信息化建設之我見[J].福建商業高等專科學校學報，2010（01）：70-73.

[2]邱艷.高校檔案信息化建設的問題及對策探析[J].宿州學院學報，2009，24（06）：124-126.

[3]任贊峰.試論高校檔案信息化建設[J].蘭臺世界，2008（06）：23-24.

[4]陳艷歡.積極推進高校檔案信息化建設芻議[J].圖書館論壇，2004（03）：115-116+124.