文書檔案保管期限劃分方法探究

李世琴

【摘要】電子化文檔保存技術的發展與檔案館職能的轉變對于現今文書檔案管理的保存期限劃分方法提出了新的挑戰，原有的三分法將“重要”與“一般”作為文檔劃分的前置性條件，存在著語義含混的弊端。二分法以機關主次要職能文件作為歸入文檔永久或非永久保存之前提，對于提出合理標準具有一定的理論貢獻。

【關鍵詞】文書檔案管理；電子化文檔；檔案館職能

2006年9月，國家檔案局通過《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（以下簡稱“保管期限規定”），將原有的 “永久”“長期”“短期” 保管期限劃分方法修改為 “永久”“定期”，定期中再實行標時制，分為30年與10年的不同劃分標準，但在檔案館職能轉變與電子化文檔歸類技術發展的新背景下，該劃分方法現已呈現出其局限性，并且其帶來的另一弊端即為“對檔案文書的雙重乃至三重鑒定方法給檢索工具的編制造成大量的重復勞動”，需要對其重新予以檢視。

一、文書檔案管理的新背景

首先，保管期限規定實行已十余年之久，在此期間對文書檔案保管產生極大影響的即為電子化文檔保存技術之發展，信息化技術的提高為文書檔案的歸類保存帶來了極大便利，原有的紙質類文檔保存不僅會占用大量的空間資源，并且文書檔案管理存在其特殊性，需要管理人員對各種類繁多之文檔的高度熟悉且長期任職，一旦需更換管理人員，帶來的附加成本也是不可忽視之問題。另外，在環境保護日益發展的背景下，大量紙質文件保存帶來的樹木資源浪費也是現今各方呼吁建立電子化文檔數據庫的一大現實依據。各類數據庫的建立與檢索工具的完善為上述問題帶來了解決方案，并且其所呈現的另一優勢之處即為電子化文檔的備份管理、云端儲存多為永久性，且檢索文件的便捷性與時效性也具有紙質類文檔保存方法所不可比擬的優勢。

其次，檔案館職能的轉變。有學者提出“檔案館由封閉型向開放型轉變以來，其用戶結構由原來只為機關工作查考服務轉變為以接待社會各界編史修志、學術利用為主”的觀點，以分析文書檔案管理所面臨的新背景。職能分工的細化與社會科學的發展為檔案學的研究帶來的新熱潮，且毋庸置疑的是，史學研究多是從微觀材料出發來探析特定社會時代背景之發展的一門學科，做好文書檔案的歸類管理即可對現今管理儲存文檔提供一個科學合理的標準，并且對未來史學研究的發展能夠奠定良好的基礎。

二、文書檔案保管期限劃分方法及其問題

保管期限規定第七、第八條分別對永久保管與定期保管的文書檔案進行了規定，其附屬性文件《文書檔案保管期限表》（以下簡稱“保管期限表”）則對定期保管的標時制文件保存進行了細化標準，但如若從規范性文件的字面含義解釋，即可發現現今對于文書檔案管理的“永久”與“定期”劃分便存在著語義含混的弊病，譬如保管期限規定第七條第三款認定“本機關職能活動中形成的重要業務文件材料”為永久保存，而第八條第一款規定“本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料”為定期保存。首先對于何為“重要”、何為“一般”的文書檔案并沒有一個準確的學理或實踐形成的界定標準，其次，倘若根據一定的限定性文字制定出進行文書檔案保管的“重要”或“一般”標準，其帶來的問題便是文書檔案保管期限十四條規定的“本規定適用于各級黨政機關和人民團體，軍隊系統、民主黨派、企業事業單位可參照執行”，由此可知，幾乎社會系統內所有的行政主體、企事業單位都依照或參考此標準進行，其在社會活動中形成的數目繁多、種類復雜的文件也無法按照上述重要或一般的標準進行歸類。

三、合理化建構：三分法向二分法的轉變

有學者根據《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“檔案法”）第十一條“機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案”所規定的內容，將文書檔案劃分為“進館”與“不進館”兩類，以此來作為規范文書檔案管理期限的前置性條件。管見以為，文書檔案保管期限按“永久”與“非永久”的二分劃分方法較之“進館”“不進館”更具合理性，其理論依據概因為，檔案保管期限與其是否進入檔案館完全是兩個概念，保管期限所規范的是文書類檔案文件保管時間的長短，而不是根據其重要性程度或對歷史考察是否具有功效性而接收入檔案館。將檔案的保管期限定為“永久”與“非永久”的方法， 含義更為確切。各機關檔案室在移交檔案時，可以將 “永久” 保管的檔案移交進館， 將“非永久”保管的檔案作為“不進館”，留作機關檔案室自行保管，供本機關使用，待一定期限后再行銷毀。

基于以上闡述，在將原三分法檔案保管期限簡化為“永久”與“非永久”二分法的基礎之上，再做其細化標準，管見以為，可根據本機關的主要工作職能將其社會活動形成的文檔歸入上述兩類，概因每個機關或社會團體都有其主要及次要職能，并且一般都有活動章程對其進行明確規定，關于主要職能文件可歸入永久保存類文檔，剩余次之，至于上級機關的任命文件等文檔，則有前述保管期限表對其予以明確規定，在此不再贅述。

【參考文獻】

[1]陶關土.基層文書檔案保管期限劃分之我見[J].浙江檔案，1994（3）.

[2]李清華.文書檔案管理存在的問題及解決措施[J].蘭臺世界，2016（S1）.

[3]韓李敏，薛惠莉.對于文書檔案保管期限劃分的一點看法[J].浙江檔案，1994（3）.

[4]楊玉玲.審計文書檔案保管期限劃分[J].中國審計，2010（13）.