張小芳
摘 要:文章圍繞城市建設檔案信息化建設這一話題,探討了遵循基本原則,總結了發展現狀,最后提出了4點建議,目的在于推動城市建設發展。
關鍵詞:城市建設;檔案管理;信息化建設
現如今我國已經正式步入信息化時代,在這個環境下也為城市建設檔案發展提供了新的契機,也就是實現檔案管理信息化。其中主要包含如下內容:城建檔案管理系統信息化、信息化標準體系、信息化人才、信息保障等。為了快速、穩定的實現城建檔案信息化管理,有關人員需要結合當前發展實際情況展開分析,了解當前面臨的問題,明確城建檔案信息化建設目標,提出行之有效的策略,這是當前研究的主要內容。
1 城市建設檔案管理信息化建設基本原則
因為城市建設檔案管理涉及到海量信息,會為工作人員帶來諸多困擾。為了保證信息的準確性,提升城建檔案信息化管理質量,必須要遵循基本原則。城市建設檔案是國家機密文件,若這些信息泄露或者被不法分子竊取,將會造成嚴重的影響[1]。所以,城市建設檔案管理信息化建設期間,最為重要的便是對檔案文件的各個環節進行控制,保證所有操作人員以及工作流程的安全可靠性,不會出現任何疏漏,為文件提供安全保障。城建檔案管理信息化建設期間,因為一些資料的處理方法比較特殊,操作期間也要按照固定的標注進行,這也為該項工作賦予了非常強的技術性,導致實際建設過程中出現一些問題,比如資料保存軟件應用率如何、儲存音頻、視頻資料識別效果如何等。為了將這些問題加以解決,使城建檔案信息化建設更加順利,有關人員要與實際情況相結合,按照標準要求實施操作。
2 城市建設檔案信息化建設現狀
2.1缺乏足夠的重視
城市建設檔案信息化建設本身帶有系統性的特點,管理人員與工作人員需要保證足夠的重視以及職業敏感,才能夠高效完成信息化建設。現如今,無論是社會環境,還是城建檔案管理人員對于信息化均缺乏重視,城建檔案信息化建設被忽略,使得城建檔案信息化存在人力資源投入不足、物力欠缺等問題,再加上認識不充分,使城建檔案信息化建設受阻,進而對城建檔案信息化價值利用率的提升造成影響。
2.2 準備工作欠缺
現如今,城建檔案信息化在前期準備階段不夠充分,具體表現為以下幾點:第一,城建檔案資料片面。城建檔案所涉及到的學科比較多,體現出非常強的專業性與技術型,作為檔案編制工作者,需要有專業技術水平才能夠順利完成這一項工作[2]。當前階段,城建檔案當中,工程檔案主要是施工單位負責編制,這主要是因為施工單位對于施工技術、施工質量的重視。而后期竣工檔案則是委派給沒有接受專業培訓的人員完成,導致檔案標準參差不齊,規范性不高。第二,電子文件搜集時間上存在出入,資料收集不完善。
2.3 信息技術滯后
現如今,城建檔案信息化建設過程中,在信息技術、網絡技術方面依然需要完善,重點體現在城建檔案信息技術滯后、軟件的人為限制等,這些問題的出現使得城建檔案信息面臨不完整、檢索量小以及效率低等問題。如此一來,除了影響城建檔案信息收集的規范性之外,也對信息加工、處理造成限制。
2.4 工作人員專業性欠缺
因為城建檔案信息化建設具有系統性的特點,所以有關人員不僅要具備信息專業與檔案專業知識,也要掌握城建專業知識。但是這種綜合型人才數量較少。一些負責城建檔案信息的工作者多是從其他部門調來,存在專業不對口或者是對于信息技術的掌握不深入等問題,無法處理檔案信息,久而久之便對城建檔案信息化建設的實現造成限制。
3 城市建設檔案信息化建設策略
3.1 加強城市建設檔案信息化管理觀念
要想做好城建檔案信息化管理工作,管理觀念的樹立非常關鍵,需要做到以下幾點:第一,社會加強對城建檔案信息化的關注,可以設置成果展示、宣傳教育欄,使社會大眾能夠認識到城建檔案信息化建設的意義,從而獲取社會中的財力、人力支持[3]。第二,管理層加強對城建檔案信息化的關注,將工作的重點放在管理人員工作觀念的樹立上,提高城建檔案信息化建設保障能力以及資金保障能力,使城建檔案信息化建設有更為穩定的保障。第三,城建檔案信息工作者提高對城建檔案信息化的關注,將其作為自己職業成長道路上的一個重要機遇,一方面要勇于接受來自城建檔案信息化的挑戰,另一方面則要為城建檔案信息化建設提供源源不斷的支持。
3.2 做好充分的準備工作
強化城建檔案信息化建設力度,將工作的重點放在城建檔案信息基礎上,針對前提信息的加工與整理做好準備工作,使用更加專業以及規范的方式,體現出城建檔案信息的實用性。比如可以建立一個符合城建檔案信息化要求的準備機制,整理電子、圖像、聲音文件,為檔案信息精準性提供保證,也為后期檔案管理工作奠定基礎。
3.3 做好城建信息技術實踐工作
城建檔案信息化建設的實現,與科學技術關系非常密切,需要實現計算機技術、網絡技術與城建檔案的融合,以此快速、穩定的完成城建檔案信息化建設這一目標。例如,可以在行業規范的約束下,構建城建檔案操作系統以及軟件機制,將城建檔案所涉及到的信息量擴大,借助信息技術加快信息檢索速度,并優化城建檔案信息系統,從而更加高效的完成城建檔案管理。
3.4 培養專業人才
為了盡快完成城建檔案信息化建設這一目標,培養專業人才非常重要,可以建立人才培養機制,通過再教育的方式將現存的專業能力問題、思想意識問題等加以解決。在培訓過程中重點圍繞安全問題展開教育,組織建設現代化城市,必須要有檔案信息作為支持,信息化建設時,安全問題也是其中的關鍵。所以,檔案館要在人才培訓課程設計中融入安全教育,通過了解信息化標準,建立安全管理系統的方式使工作人員樹立安全意識。針對用戶應用訪問,可以建立權限平臺,對用戶的身份進行認證,使用防盜技術進行加密處理。如此一來,用戶通過信息驗證之后,才能夠進入到管理系統中,獲取相應的資料,如果用戶身份合法,也可以對機密檔案內容進行訪問。除此之外,作為一名專業的檔案信息管理人員,需要了解用戶需求,例如建立日志管理中心,通過軟件工具以及數據庫系統及時更新日志,了解用戶對于日志應用訪問實際需求,若出現緊急故障,也可以利用信息化日志緊急追蹤問題事故,并展開分析,盡快排查隱患,保證城市建設檔案信息化有效性。
4 結束語
綜上所述,實現城市建設檔案信息化建設,不僅是推進城市建設進程的重要手段,也是提高國民經濟水平的有效方式,將城建檔案管理與信息技術相融合,能夠建立更加完善的信息化管理系統,繼而促進城市建設檔案管理工作發展。
參考文獻
[1]劉永,趙旺,任妍.跨界融合模式創新驅動檔案信息化建設探討——以智慧城市檔案管理云平臺體系建設為例[J].檔案管理,2017(03):4-9.
[2]封云梅.城建檔案管理的重要性與推進策略[J].城建檔案,2017(03):52-53.
[3]夏進剛.城建檔案信息化管理的實現策略探討[J].城建檔案,2017(02):14-15.