淺談勘察設計企業利用信息化手段進行科技檔案管理的優劣

陳豐毅

摘 要：當今社會是信息化技術高速發展的時代，科技檔案管理也必須搭上信息化的順風車，順應時代的發展，使檔案管理踏上新的臺階。本文以筆者所在的勘察設計企業為例，淺談利用信息化手段進行科技檔案管理的優劣。

二○一五年十一月三日，上海市住房和城鄉建設管理委員會發布了《關于本市建設工程設計、施工及竣工圖紙推行數字化和白圖交付的通知》，通知中鼓勵建設、設計、施工等企業和相關管理部門，采用數字化交付和接收。由此可見，在信息化發展迅猛的當今社會，科技檔案的管理也必須利用信息化手段，向檔案信息化的方向進行發展，以提升科技檔案管理的水平，提高科技檔案管理的工作效率。

一、科技檔案管理現存的問題

1、設計人員歸檔意識較為薄弱。設計人員在從事科技、生產活動中，產生、形成了科技文件，其中具有保存價值的要作為科技檔案加以保存。由于科技檔案是科技、生產活動的歷史記錄，因此過程性的文件和結果性的文件都需進行歸檔加以保存。而設計人員在從事科技、生產活動的過程中，由于缺少歸檔意識，認為只需對結果性文件進行歸檔，而不注意對有保存價值的過程性文件進行保存歸檔，會導致科技檔案的缺失，使科技檔案不能最終完整的記錄整個生產活動，并且使科技檔案的質量下降。

2、檔案借出后是否被修改難以判斷。科技檔案的一大特點是有很高的重復利用率。因而每天都有大量的科技檔案，包括圖紙、計算書等，被借出或歸還。由于數量較多，且科技檔案具有專業性，如果在借出時，借閱人員對檔案進行修改，或造成損壞，歸還時，檔案工作人員很難發現檔案被修改或損壞，無法確保科技檔案的齊全、完整。

3、中小型企業的配套硬件設施不足。檔案庫房的面積要達到一定的標準，并要留有空間來應對企業發展后，檔案的存放。勘察設計企業的檔案以底圖為主。底圖的大小小則A3尺寸，多則達到A0尺寸，甚至會有加長尺寸出現，因此單張圖紙便會占據較大面積。而市政類項目的圖紙張數多則達到幾百甚至幾千張圖紙。除圖紙以外，庫房還需存放過程性文件所形成的檔案、企業文書檔案、財務憑證等多種檔案，因此庫房需要有足夠空間存放大量圖紙。而中小型企業由于資金等原因，無法滿足檔案庫房的面積需求，或是無法使庫房的溫濕度達標，使保存的紙質檔案質量下降，出現各種問題。

4、檔案管理人員數量不足。勘察設計企業以工程設計為主要生產活動，檔案管理人員往往只有幾人，甚至有的中小企業的檔案管理工作由設計人員兼職，沒有專門的檔案管理人員。而科技檔案的利用率又較高，使得檔案管理人員的工作量較大，很難提供高質量的服務。人員不足或沒有專門的檔案管理人員又會造成無法確保檔案的完整性、成套性，使檔案的質量下降。

二、利用信息化手段進行科技檔案管理的優點

1、簡化歸檔手續，提高歸檔效率。勘察設計企業在進行工程設計時，普遍都是使用AutoCAD軟件進行設計，設計完成后的成果圖紙多是dwg文件或PDF文件，再根據業主要求進行藍圖或白圖打印。在設計過程中形成的計算書等需歸檔的過程性文件，也多是以電子文件為最終形式。若利用信息化手段進行科技檔案管理，則以上列舉的圖紙、計算書等文件都可以直接用電子文件進行歸檔，不必再進行打印等一系列繁復的工作。直接用電子文件歸檔，又可以使設計人員在完成設計工作的第一時間進行歸檔，提高歸檔效率。

2、提高檔案準確率。直接用電子文件進行歸檔，可以提高檔案的準確率。在工程設計的過程中，有許多過程性文件需要多人或者多專業進行會簽。如用紙質文件進行會簽，則需要大量的時間來找各專業的設計人員進行會簽，簽完后的文件則需善加保存，等到項目最終完成后再將其歸檔。由于工程設計的設計周期較長，在最終歸檔時，很有可能不慎將文件丟失，使檔案不完整。若利用信息化手段進行科技檔案管理，則過程性文件可以直接在網上進行各專業的會簽，這樣可以在確保簽名的正確性的同時自動記錄會簽日期，且簽名和日期都無法修改，從而進一步提高檔案的準確率和質量。

3、提高檔案利用率。紙質檔案的借閱需要借閱人員經過層層審批后才能到檔案室進行調閱查看，較為耗費人力。而利用信息化手段進行科技檔案管理，則可直接在網上進行借閱的審批，審批通過后可直接在網上進行檔案的查看，免去了檔案借閱人員的奔波，使設計人員更愿意借閱檔案，從而提高檔案的利用率。

4、便于查閱利用。現代的辦公環境多是利用電腦辦公為主，工程設計更是需要利用設計軟件進行設計。傳統的紙質借閱手段在借閱圖紙時，往往需要先查閱圖紙相關內容，將查閱的內容記錄下來，再回到電腦上進行設計；或是將圖紙借出庫房使用，而普通的辦公桌很難將A3以上的圖紙攤開查閱，并且帶出庫房容易造成長時間不歸還圖紙，或是圖紙的破損。若是利用信息化手段進行科技檔案管理，可以直接借閱圖紙的電子文件，這樣設計人員便可直接在電腦上進行資料查閱，比對修改。對于老舊的圖紙檔案，利用信息化手段將圖紙掃描后，也可直接在電腦上進行借閱，避免因為對老舊圖紙的重復翻閱而產生損壞。

5、減少庫房存儲壓力。傳統的紙質檔案需要占據大量庫房面積，而勘察設計企業需存放大量圖紙，會占據更大的庫房面積。在上海市住房和城鄉建設管理委員會發布了《關于本市建設工程設計、施工及竣工圖紙推行數字化和白圖交付的通知》后，設計單位可以直接進行數字化交付，或是直接將電子文件打印成白圖交付即可。這使得檔案庫房可以不再存放大量底圖，而是可以直接將設計文件的最終成果以電子文件的形式進行歸檔。如此一來，最終的設計成果或是存儲于企業內部系統中，或是以光盤形式進行存放，無論哪種方式都比現在的紙質歸檔更少的占用庫房存儲面積，使庫房節省出更多空間，應對企業將來的發展需要。

6、經濟環保。如今多數企業為了節能環保，減輕運營成本，都是以無紙化辦公為主。如此一來產生了大量的電子文件。若以紙質文件歸檔，則會產生為了歸檔專門將電子文件打印成紙質文件的情況，既耗費人力又耗費物力，也會拖延歸檔進度。若是利用信息化手段進行科技檔案管理，則可以直接對電子文件進行歸檔，不需再將電子文件打印成紙質文件，節約了企業的運營成本，也能做到節能環保，一舉兩得。

三、利用信息化手段進行科技檔案管理的缺點

1、檔案信息丟失。電子檔案的存放對環境要求較高。溫濕度、防磁能力、系統安全、網絡安全等等，都會影響到電子檔案的安全性。一旦發生系統安全問題，將會產生檔案信息及其價值的丟失，且電子檔案一旦丟失很難再行彌補。因此，若是要利用信息化手段進行科技檔案管理，保障系統、網絡等等的安全性是非常重要的。企業要增強網絡系統的安全意識，加強基礎設施和系統的建設，為電子檔案的存放營造良好的環境。

2、開放利用后的安全性較難保障。由于電子檔案容易被復制拷貝，一旦被借閱，電子檔案的最終去向便較難被控制。隨著當今社會人才的快速流動，復制拷貝的電子檔案也會跟隨著流動，從而造成企業的知識產權流失。因此，企業應在開發信息化系統時，注重借閱以后電子檔案安全性的保障，盡量在企業內網上查閱電子檔案，減少電子檔案被下載，設置電子檔案下載后的自動銷毀機制，從而保護企業的知識產權。

3、信息系統開發較難。由于檔案管理的信息化還在起步階段，市面上已經成熟可用的檔案管理系統非常少。多數情況下需要企業自己招標尋找合適的系統開發企業進行檔案管理系統的開發。而科技檔案的歸檔內容不止有最終成果，還需要設計過程中產生的過程性文件，因此企業不能單單開發檔案管理一個系統，還需要開發在勘察設計過程中，與各個生產管理節點所配套的系統，并與檔案管理系統進行對接，才能最終形成科技檔案信息化管理系統。且檔案管理系統還對系統安全、網絡安全、知識產權保障有較高需求，對系統開發的要求更上一個等級。如此一來，企業對信息化檔案管理所需的投入大大增加，且系統要求復雜，因此整體來說檔案的信息系統開發較為困難。