淺淡企業檔案信息資源的開發利用

王星

摘 要：隨著我國社會經濟的不斷發展，一些企業也加快了發展的腳步。在企業管理中企業檔案屬于一種無形資產管理，貫穿了整個企業的各種活動，真實的記錄了企業經營管理中的成果，因此在企業管理中具有重要地位。作為企業持續穩定發展的一個重要基礎，企業檔案對企業經濟效益增長有著非常重要的作用，只有不斷加強對企業檔案的開發利用，從而提高企業檔案的利用率，將存在的潛在價值進行挖掘，從而為企業的可持續發展貢獻出巨大的力量。

關鍵詞：企業檔案；檔案信息資源；檔案編研；業務素養；開發利用

1企業檔案是企業重要的信息資源

企業檔案記錄了企業每一項活動的具體過程中，是一個能夠反映企業經營管理、生產管理等眾多方面的具體資料呈現方式。企業檔案在整個企業的經營中的地位無法估算，正確的企業檔案能夠為企業管理者提供一個決策依據，在生產過程中企業檔案能夠作為一個重要的技術資源，不僅使技術開發省去了大量的時間，還使得技術經驗積累工作得到加強。此外，企業檔案作為歷史憑證能夠很好的在企業發生產權糾紛時作為有效證據呈現，是對企業資產進行評估的一個不可缺少的重要依據。因此，必須要重視企業檔案的建設，真正將其作為企業的一種重要資源進行開發與利用。

2促進企業檔案信息資源的開發與利用建議

企業檔案作為服務企業生產、管理、經營中的一個重要信息資源，企業檔案管理部門必須要加強對其開發與利用，從而促進企業的發展。

2.1增強檔案管理意識

為了提高員工的檔案意識，需要讓員工了解和肯定檔案在企業工作核查、經濟文化建設和科技研究中的重要作用。充分開發利用檔案資源，可以給企業帶來巨大的社會效益和經濟效益。企業領導要充分認識檔案的重要性，鼓勵員工重視檔案資源的利用，促進檔案管理者積極開發檔案資源，促進檔案資源的相互促進和共同進步。在日常工作中，只要領導重視項目檔案的收集、整理和歸檔，檔案管理工作從源頭上就可以做好。要重視檔案管理系統的建立和實施，使檔案管理工作離不開檔案管理系統。為了讓員工知道檔案工作的支持和參與檔案的重要性，檔案可以通過舉辦展覽、培訓班、研討會等形式，加強檔案、宣傳檔案工作、檔案知識的普及和提高檔案員工意識，逐步消除員工檔案和檔案工作與陌生的神秘感，培養他們的檔案意識。

2.2加快檔案信息化建設

隨著科學技術的不斷提高，傳統的企業檔案管理都是以紙質文件，這樣不利于進行檔案資料的查找，因此需要將傳統的檔案信息建設工作向著數字信息化方向發展。目前可以借助網絡信息技術進行檔案的查閱，然后在通過電子信息文件進行紙質檔案的轉變。所以，企業在檔案建設時，必須要提高計算機網絡應用，加強信息化檔案管理的建設水平，積極開發利用新型的企業檔案信息管理手段，從而加快企業適應社會的步伐，真正的促進企業的發展。

2.3加強檔案服務觀念

企業檔案工作的重點就是檔案信息資源的開發利用。因此，為了能夠更好的開展企業信息檔案工作，必須要重視加強檔案的服務，通過樹立一個開放、共享、主動的服務意識。在保證企業檔案信息安全的前提下，充分挖掘企業檔案信息資源，開放和共享企業檔案信息資源的開發成果。此外，還需要變被動服務為主動積極服務，通過分析企業員工存在的潛在需求，為企業員工主動提供方便、快捷的信息服務，保證員工在信息的查找上能夠實現準確、快速，從而滿足員工的檔案信息需求。

2.4提高檔案人員業務素養

為了能夠有效的開發利用企業檔案信息資源，就必須要重視培養檔案工作人員的專業能力，提高檔案管理人員的自身業務素養。作為一名合格的檔案管理人員必須要具備以下幾種基本素養：首先要具有高度的工作責任感、良好的職業道德和相關保密意識，嚴格按照企業的檔案管理制度辦事。其次，必須要具有檔案管理專業知識及良好的業務素質，熟悉企業檔案管理中每一個環節的要求，并具有實際操作檔案管理工作的技能，熟練使用信息化檔案管理系統。最后，必須要具有一定的綜合協調能力和文字處理能力，從而提高檔案信息的質量。

2.5完善檔案管理制度

伴隨社會不斷發展，企業檔案信息是隨著企業發展產生的一種原始記錄。因此在開發和利用企業檔案信息資源時，必須要嚴格按照企業相關制度規定，認真執行公司檔案管理制度，做好相關統計分析工作。建立完善的單位檔案借閱制度，從而有利于開展企業檔案管理工作，嚴格履行企業檔案借閱登記和審批手續。借閱者在借閱檔案時必須要填寫清楚檔案利用的目的，并且寫明具體的內容和將會起到的作用和產生的效益，從而不斷積累資料，為開發檔案資源的利用效果進行很好的展示。

2.6積極開展檔案編研工作

檔案管理人員應密切結合企業需要開展檔案編研工作，得出結論，并從大量的檔案材料的數據和證據的規律性，這是集中、概括、編制結構、文字簡潔、檔案信息系統的完整集合。開發實用價值的匯編和研究成果，首先是普遍的研究成果。這是對檔案信息資源的簡單處理，其次是在檔案通用編纂的基礎上進行多種信息處理。通過系統化、知識化的提煉，可以轉化為深層次的處理結果，使用戶更快捷、更有效地提取必要的檔案信息，從而在工作中產生實際效益。在一定程度上，深度檔案信息的編輯和研究成果比一般的研究成果更為貼切，從更深層次上揭示了檔案信息的內涵，能夠更好地滿足用戶的需要。

2.7夯實檔案信息資源基礎

在企業開發利用檔案信息資源時，必須要提前做好文件材料的積累、收集和歸檔工作，從而保證歸檔檔案的種類、數量、內容的完整有效性。此外在檔案歸檔方面，首先要根據企業的實際情況，制定出需要進行的歸檔范圍，尤其是做好企業發展過程中重大活動、重要資產管理等產生文件材料的及時收集歸檔。其次，要定期做好企業檔案的銷毀工作，及時剔除失去保存價值的檔案，從而降低檔案信息管理的投入。

3結論

綜上所述，隨著社會的不斷進步，企業檔案信息的開發利用能夠很好的促進企業地發展，提升企業的競爭力。因此，必須要從增強企業檔案管理人員的管理意識，樹立積極的檔案服務觀念，建立完善的檔案管理制度，并且積極開展檔案編研工作等，這樣才能夠促進企業對檔案信息資源開發和利用的效率，真正的促進檔企業案管理工作水平的提升，讓檔案信息資源在企業發展中發揮出巨大的效益。

參考文獻

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