基于新興社交媒體的檔案信息服務(wù)研究

趙靜 石登媛

摘 要：隨著近年來(lái)互聯(lián)網(wǎng)的普及以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，人際間的時(shí)空限制已經(jīng)被逐步打破。同時(shí)，人們接觸媒介的成本越發(fā)低廉、新興社交媒體的出現(xiàn)更是使人們可以做到隨時(shí)隨地進(jìn)行信息共享。新興社交媒體特有的全民性、互交性與共享性等特點(diǎn)，一方面提高了工作效率與行業(yè)管理水平，另一方面也極大促進(jìn)了人們對(duì)信息需求的增長(zhǎng)。本文基于新興社交媒體的高速發(fā)展為背景，對(duì)其在檔案信息服務(wù)方面的重大現(xiàn)實(shí)意義以及其存在的優(yōu)勢(shì)與不足進(jìn)行分析后，進(jìn)一步提出創(chuàng)新對(duì)策。

關(guān)鍵詞：新興社交媒體 檔案 信息服務(wù)

一、新興社交媒體下檔案信息服務(wù)的優(yōu)勢(shì)

21世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)在政治、經(jīng)濟(jì)、科技等領(lǐng)域發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案信息服務(wù)也緊跟社會(huì)發(fā)展的腳步，在新興的社交媒體普及背景下斷完善與發(fā)展自身，在各類應(yīng)用場(chǎng)合彰顯著傳統(tǒng)信息服務(wù)無(wú)法匹及的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。

（一）提供更多的檔案資源

新興社交媒介具有即時(shí)、共享等特點(diǎn)，用戶在接受其信息資源的同時(shí)，也能夠不斷創(chuàng)造和提供新的信息資源。因此，新興社交媒介具有天然的、產(chǎn)生與收集海量信息的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，新時(shí)期檔案信息服務(wù)已逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)資源向數(shù)字化、信息化資源形式過(guò)渡。“數(shù)字環(huán)境下，檔案工作者可以借助計(jì)算機(jī)對(duì)信息資源進(jìn)行智能檢索、分析、處理，根據(jù)文件的內(nèi)容特征在文件之間建立起多種鏈接，各信息節(jié)點(diǎn)間形成多種網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，可以任意角度來(lái)顯示檔案信息的有序化。”[1]新興社交媒介對(duì)海量信息資源進(jìn)行科學(xué)合理的搜索采集、有機(jī)整合、規(guī)范處理，能為客戶提供了保質(zhì)保量的檔案資源信息，滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的信息需求。

（二）提高檔案信息服務(wù)效率

以往的檔案信息服務(wù)主要借助人工進(jìn)行，需要耗費(fèi)大量的人力資源。而新興的社交媒體借助高速的計(jì)算設(shè)備和專業(yè)管理軟件，能夠較好地完成人機(jī)合作、人機(jī)交互，達(dá)到一機(jī)替多人的效果。同時(shí)，新興社交媒體的全民性、交互性特點(diǎn)，使大眾都參與到檔案信息中的采集和鑒別等流程中來(lái)，客戶既享受新興媒體帶來(lái)的便捷檔案信息服務(wù)，又自覺或不自覺地提供檔案信息服務(wù)，提高了檔案信息服務(wù)工作的效率和準(zhǔn)確性。

（三）降低檔案信息服務(wù)成本

過(guò)去的檔案信息服務(wù)需要大量人力物力的支持，即使是較為簡(jiǎn)單的信息查詢，也需要相對(duì)復(fù)雜的操作程序配合。新興社交媒體的出現(xiàn)與普及，讓檔案信息服務(wù)可以借助手機(jī)、平板等電子設(shè)備便可進(jìn)行。檔案信息服務(wù)不再局限于以專業(yè)組織或機(jī)構(gòu)為中心，原本需要耗費(fèi)大量時(shí)間、人力和資源的檔案信息服務(wù)，利用個(gè)人新興社交媒介的轉(zhuǎn)發(fā)、共享、點(diǎn)評(píng)、反饋、同步等功能便可輕松實(shí)現(xiàn)，對(duì)應(yīng)的提供服務(wù)和尋求服務(wù)的成本都得以大幅度降低。

（四）把握更多的檔案信息客戶

不難發(fā)現(xiàn)，當(dāng)今的人們生活越來(lái)越離不開新興社交媒體，尤其是微博、微信出現(xiàn)后，社交媒體的全民性得到爆發(fā)性增長(zhǎng)。以新浪微博為例，截至2017年9月其月活躍用戶人數(shù)就高達(dá)3.76億人。新浪微博注重個(gè)性化定制，通過(guò)大數(shù)據(jù)分析、根據(jù)用戶頁(yè)面瀏覽等情況便可以進(jìn)行信息的精準(zhǔn)推送。各類檔案機(jī)構(gòu)如果能充分利用“兩微一端”等新興媒體的功能特點(diǎn)，借助新興媒體龐大的用戶資源，檔案信息服務(wù)也能吸引住更多的受眾并進(jìn)行精準(zhǔn)推廣，從而更好地抓住各類潛在客戶。

二、新興社交媒體中檔案信息服務(wù)的不足

新興社交媒體已然成為現(xiàn)代人獲取信息服務(wù)不可或缺的重要方式，我國(guó)的檔案管理服務(wù)建設(shè)也在努力跟上時(shí)代步伐并且初顯成效。但是，由于思想意識(shí)缺乏、科技水平有限、開發(fā)資金缺乏、體制機(jī)制制約等因素的影響，各類機(jī)構(gòu)的檔案信息服務(wù)仍存在著諸多不足。

（一）檔案機(jī)構(gòu)觀念意識(shí)落后

盡管大部分檔案機(jī)構(gòu)已積極開通“兩微一端”，但其提供服務(wù)仍大多停留在展示和發(fā)布信息、將數(shù)據(jù)信息電子化階段，還沒有充分認(rèn)識(shí)到新興社交媒介的強(qiáng)大推廣功能以及充分借助受眾的即時(shí)反饋。同時(shí)，許多檔案機(jī)構(gòu)的“兩微一端”公眾賬號(hào)也面臨著用戶交互性過(guò)低的困境，“面臨著粉絲數(shù)量少、互動(dòng)程度低的問(wèn)題，不利于這種新信息傳播模式的進(jìn)一步發(fā)展。”[2]

（二）檔案服務(wù)定位不準(zhǔn)確

利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，微博、微信等新興社交媒體可根據(jù)用戶的瀏覽習(xí)慣推論出用戶的興趣傾向，或?qū)n案信息進(jìn)行準(zhǔn)確定位和精準(zhǔn)推送。然而限于機(jī)構(gòu)性質(zhì)或傳統(tǒng)觀念的影響，目前諸多檔案機(jī)構(gòu)仍未能充分認(rèn)識(shí)和利用這一特點(diǎn)，各類社交媒體上的公眾賬號(hào)往往功能單一、內(nèi)容空泛、互動(dòng)性低，從而難以取得優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)效果，也極大的降低了用戶體驗(yàn)和服務(wù)滿意度，造成人力物力的大量浪費(fèi)。

（三）檔案信息質(zhì)量參差不齊

傳統(tǒng)檔案服務(wù)主要掌握在專業(yè)機(jī)構(gòu)手中，與之相比新興社交媒體具有全民參與的特點(diǎn)，其參與門檻低、信息發(fā)布簡(jiǎn)便、所需流程較少，但卻在一定程度上缺乏傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的專業(yè)性和精準(zhǔn)性。新興社交媒介中檔案信息服務(wù)人員不再僅僅是專業(yè)的組織或具有一定專業(yè)素養(yǎng)的個(gè)人，當(dāng)更多的普通人也能參與其中時(shí)，就造成了其信息內(nèi)容魚龍混雜的亂象。新興社交媒體背景下，檔案信息服務(wù)的內(nèi)容收集、傳播管理等方面都存在著質(zhì)量參差不齊的問(wèn)題，如果不加以控制，新興社交媒體中檔案信息服務(wù)的價(jià)值將趨于同質(zhì)化和低值化。

（四）檔案信息安全難以保障

網(wǎng)絡(luò)在給人們提供便利的同時(shí)，也給人們信息安全造成一定的威脅。檔案信息服務(wù)與新興社交媒體相結(jié)合，在推進(jìn)檔案信息服務(wù)的同時(shí)也容易造成信息的缺失與泄露。當(dāng)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)防火墻、加密處理等防護(hù)系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞時(shí)，不法分子很有可能利用互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案信息進(jìn)行竊取、攻擊或破壞，或者對(duì)正常的個(gè)人檔案信息惡意傳播或加以利用，這就給檔案機(jī)構(gòu)和公眾利益造成了無(wú)法估量的傷害。

三、新興社交媒體背景下的檔案管理建議

（一）完善相關(guān)的法律法規(guī)

“目前國(guó)內(nèi)沒能展開社交媒體檔案化工作的原因之一，就是沒有社交媒體相應(yīng)的法規(guī)與政策，再具體的歸檔規(guī)則和流程上也沒有專門機(jī)構(gòu)監(jiān)督和指導(dǎo)。”[3]法律法規(guī)的不完善明顯制約了新興社交媒體與檔案信息服務(wù)的結(jié)合，阻礙了信息服務(wù)的創(chuàng)新發(fā)體系展。只有通過(guò)建立健全法律法規(guī)、明確檔案信息服務(wù)的職責(zé)與規(guī)范、加強(qiáng)對(duì)其監(jiān)督引導(dǎo)管理、協(xié)調(diào)多方技術(shù)和資源，才能最大限度的保證檔案機(jī)構(gòu)信息服務(wù)的科學(xué)性與可行性。

（二）培養(yǎng)專業(yè)的服務(wù)人才

新興社交媒體的出現(xiàn)與廣泛使用，為檔案機(jī)構(gòu)人員開展具體工作提供了極大便利，也同時(shí)對(duì)其提出了新形勢(shì)下新的要求。面對(duì)新興的科學(xué)技術(shù)和服務(wù)載體，檔案信息服務(wù)人員必須不斷充電、不斷實(shí)踐，掌握利用新興社交媒體對(duì)各類信息的搜集、分類、篩選、甄別、整合、發(fā)布等流程，做到理論與實(shí)踐相結(jié)合。同時(shí)，檔案機(jī)構(gòu)也應(yīng)積極對(duì)服務(wù)人員進(jìn)行集中培訓(xùn)、更新考核機(jī)制，促進(jìn)檔案信息服務(wù)人員的知識(shí)提升和技術(shù)能力的發(fā)展。

（三）轉(zhuǎn)變陳舊的工作思維

新興社交媒體背景下，檔案機(jī)構(gòu)的信息服務(wù)迎來(lái)了新的發(fā)展契機(jī)。檔案信息傳播者務(wù)必轉(zhuǎn)變思維，以發(fā)展的眼光看問(wèn)題，才能實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)效果的提升。這就要求檔案機(jī)構(gòu)正確認(rèn)識(shí)新興社交媒介對(duì)于信息服務(wù)的重要性，主動(dòng)學(xué)習(xí)社交媒體知識(shí)和使用技能，積極利用社交媒體的信息立體性特征，發(fā)布信息，打破目前單一的被動(dòng)服務(wù)模式，因時(shí)、因地制宜地充分開發(fā)和利用微博、微信等新興社交媒體的交互功能，提升檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)優(yōu)勢(shì)，為受眾提供更優(yōu)質(zhì)、便捷、安全的服務(wù)體驗(yàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]陶濤，羅應(yīng)銘.試論數(shù)字檔案館信息服務(wù)[J].檔案編研，2017，（3）：31.

[2]高霞.社交媒體背景下的檔案信息傳播策略[J].學(xué)術(shù)經(jīng)緯，2017，（7）：42.

[3]尚珊，陳晶晶.社交媒體檔案化管理與實(shí)踐綜述[J].蘭臺(tái)論壇，2018，（1）：40.