淺談醫(yī)院檔案管理工作問題和改革思路

李玉紅

檔案管理工作是一項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)性強(qiáng)、保密性高的專業(yè)性工作，自從前幾年我國實(shí)施了各級醫(yī)療改革，醫(yī)院在檔案管理方面也面臨著巨大的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。新時代背景下，醫(yī)院檔案管理必須面對現(xiàn)實(shí)，著重考慮未來的發(fā)展方向，為醫(yī)療工作提供更好的服務(wù)，努力解決醫(yī)院各部門的相關(guān)問題。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及相關(guān)問題

（一）醫(yī)院內(nèi)部管理人員不重視檔案管理工作

目前我國高新技術(shù)已經(jīng)深入到各行各業(yè)中，各級醫(yī)院也逐漸建立起科學(xué)完善的檔案管理系統(tǒng)，可是如果沒有領(lǐng)導(dǎo)層面的重視，就會直接導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)更大的問題。

很多醫(yī)院內(nèi)部檔案管理團(tuán)隊(duì)整體的專業(yè)素養(yǎng)不高，很多工作人員難以跟上時代的腳步，不能掌握現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)操作，甚至很多老員工沒有接受過系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理知識培訓(xùn)，對于醫(yī)院檔案管理工作只看到了表面，從思維和認(rèn)識上還沒有達(dá)到準(zhǔn)確的高度。

真正的醫(yī)院檔案管理不僅要實(shí)現(xiàn)檔案資料的整理和保存，而且要給醫(yī)院其他部門的工作帶來便利的服務(wù)，幫助醫(yī)院提升自身的價值。觀念決定行為，如果沒有從思想層面上達(dá)到對醫(yī)院檔案管理工作的重視，那么醫(yī)院檔案管理工作只會保持在原先的水平，難以維持長久的發(fā)展和進(jìn)步。

（二）醫(yī)院檔案管理模式較為落后

當(dāng)前，很多醫(yī)院檔案管理觀念淡薄，對檔案管理沒有投入足夠的重視，檔案管理工作一度處于可有可無的艱難境地，醫(yī)院高層的檔案管理觀念淡薄，不重視檔案管理工作，僅將一小部分資金用于檔案管理工作，甚至是不投入資金。很多醫(yī)院檔案管理工作室面積窄小，設(shè)備老化，跟不上科技的進(jìn)步，不僅缺乏先進(jìn)的電子設(shè)施，而且管理模式跟不上醫(yī)院業(yè)務(wù)水平，仍然使用過去的管理模式，很容易造成檔案受損或丟失。

為了適應(yīng)時代的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作必須重視當(dāng)前存在的問題，改變傳統(tǒng)檔案管理方式。

二、充分利用專業(yè)管理人才的專業(yè)技能，改變檔案管理模式

（一）引進(jìn)專業(yè)的檔案管理工作人員

醫(yī)院的檔案管理工作長期處于欠管理、欠制約、欠監(jiān)督和欠考核的狀態(tài)，直接導(dǎo)致檔案調(diào)取過程混亂，嚴(yán)重時甚至影響到患者病情的治療。醫(yī)院唯有首先引進(jìn)一些專業(yè)的檔案管理人員，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人的隊(duì)伍建設(shè)，充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)，建立有效的檔案管理模式，才有可能利用高效的檔案管理工作為醫(yī)院業(yè)務(wù)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

檔案管理工作的主體是人，加強(qiáng)人員的投入，才是有效改善醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀的最佳途徑。傳統(tǒng)的檔案管理工作者僅僅是對檔案進(jìn)行歸結(jié)、保管，但是在現(xiàn)代信息化建設(shè)中，對檔案管理工作的要求不能只停留在這個程度，管理人員還要對檔案進(jìn)行編研處理，而醫(yī)院檔案的總量大、種類多，這就要求應(yīng)用現(xiàn)代的先進(jìn)技術(shù)，其中計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用最為實(shí)際。在進(jìn)行檔案管理人才的投入和培養(yǎng)時，還要對當(dāng)下先進(jìn)的資料管理軟件、計(jì)算機(jī)的應(yīng)用有所考核，這樣管理人員才能夠擔(dān)任起醫(yī)院檔案管理的重要職責(zé)。

到目前為止，由于我國內(nèi)部醫(yī)療資源有限，很多大型醫(yī)院與縣鄉(xiāng)級醫(yī)院之間的差距隨著經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步也越拉越大，與之伴隨而來的是下層醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)和管理技術(shù)難以及時滿足社區(qū)的要求，很多有關(guān)職位不能順利展開系統(tǒng)的訓(xùn)練，直接造成醫(yī)院內(nèi)部管理隊(duì)伍層級出現(xiàn)斷層的現(xiàn)象。醫(yī)院管理者必須重視這類問題的發(fā)生，加強(qiáng)醫(yī)院人才梯度構(gòu)設(shè)，妥善解決此類問題。現(xiàn)如今，如何幫助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案管理工作人員的培訓(xùn)逐漸成為很多管理學(xué)研究者討論的熱門話題。可是討論至今，還是沒有形成完善的統(tǒng)一的解決思路。

（二）建立完善的檔案管理人員培訓(xùn)計(jì)劃

在互聯(lián)網(wǎng)時代，利用該平臺將各個醫(yī)院整合起來，我們可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)帶來的便利，建立互聯(lián)網(wǎng)+云培訓(xùn)平臺，傳授優(yōu)秀醫(yī)院的檔案管理經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)專業(yè)知識，方便下級醫(yī)院學(xué)習(xí)，建立有效的管理培訓(xùn)系統(tǒng)，讓更多的醫(yī)院檔案管理人員可以實(shí)時接受系統(tǒng)化訓(xùn)練，檔案管理手冊和構(gòu)建訓(xùn)練流程，進(jìn)行精確培訓(xùn)后方便管理者對管理工作人員做出績效評價，形成培訓(xùn)的閉環(huán)順序，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理團(tuán)隊(duì)能力的提升和專業(yè)水平的上升。

（三）利用大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)商業(yè)分析幫助醫(yī)院進(jìn)行檔案工作改革

醫(yī)院檔案管理工作改革第一步就要做到思想觀念上的改革，利用不同的互聯(lián)網(wǎng)平臺，讓原本死靜的檔案資料變?yōu)殪`動的檔案資料，跟上新時代的腳印，實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)就要利用聯(lián)網(wǎng)手段實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資料的數(shù)字化和信息化，以此方便醫(yī)院工作人員檔案的查閱。

在現(xiàn)代化醫(yī)療技術(shù)下，要應(yīng)用到許多具有較高技術(shù)水平的儀器、裝備、器具、機(jī)械裝置等產(chǎn)品，而醫(yī)療設(shè)備的檔案管理是管理醫(yī)療設(shè)備的基礎(chǔ)。其檔案管理的水平直接影響醫(yī)院的實(shí)際醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平。其高水平的檔案管理能夠提高醫(yī)療設(shè)備的利用率，有效的減少醫(yī)療設(shè)備故障的發(fā)生，促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)。

現(xiàn)在有了互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，病人可以通醫(yī)院的醫(yī)療水平，是在充分了解和研究過往病例、病史的基礎(chǔ)上，發(fā)現(xiàn)其中的規(guī)律而進(jìn)一步研究后得到提升的，因此這就需要對數(shù)量龐大、種類齊全的檔案資料進(jìn)行回顧和分析研究，換言之，就是需要檔案管理部門及時提供有效的病例、病史資料，此時就凸顯出醫(yī)院檔案管理工作的重要性。

過網(wǎng)上平臺的詢問與信息的填寫，迅速找準(zhǔn)自身定位，醫(yī)院也可以輕輕松松實(shí)現(xiàn)分診，提高醫(yī)院辦事效率，增加醫(yī)院的業(yè)務(wù)量。只有建設(shè)有效的檔案管理系統(tǒng)，完善醫(yī)院內(nèi)部檔案管理模式，提高醫(yī)院檔案管理工作人員的專業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)，醫(yī)院才能跟上國家前進(jìn)的步伐。

意識決定行為，只有增強(qiáng)了醫(yī)院檔案管理的意識，才能使醫(yī)院檔案管理的工作匯總?cè)〉猛怀龀尚В颂幩f的意識包括底層檔案管理者的意識，更多的是指高層管理者的檔案管理意識，因?yàn)楦邔庸芾碚咧苯記Q定著全方位布局，他們對檔案管理工作的重視，具體體現(xiàn)在方針政策和經(jīng)濟(jì)投入上，沒有利于檔案管理工作開展的方針政策，便投入不了相應(yīng)的人力、物力，使加強(qiáng)檔案管理工作成為一紙空文，毫無意義。

“無規(guī)矩不成方圓”足以說明制度的建立對工作開展的重要性，醫(yī)院進(jìn)行現(xiàn)代信息化建設(shè)，必須要建立一套完善的檔案管理體系，健全檔案管理的各種規(guī)章制度。科學(xué)完善的檔案管理制度，能夠很好的對管理人員的職責(zé)進(jìn)行明確，將各個門類、不同載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理。

醫(yī)院欲加強(qiáng)其信息化建設(shè)，就要提高對醫(yī)院檔案管理工作的重視程度，使其檔案管理工作發(fā)揮應(yīng)有的作用，進(jìn)而進(jìn)一步加快其現(xiàn)代信息化建設(shè)的步伐。