淺析新形勢下對檔案保密與利用工作思考

楊健萍

摘 要：社會的飛速發展使得人們越來越重視檔案資源的管理工作，主要是檔案的保密問題和檔案的合理利用。在注重檔案保密的同時，還要重視檔案的有效開發利用，這是我國市場經濟發展的必然趨勢。加強水電企業的檔案管理和合理利用，對社會的發展和國民經濟是非常重要的。本文主要分析了水電企業檔案管理存在的常見的問題，提出了一些筆者認為可以完善水電企業檔案安全管理體系的方案，望對水電企業檔案管理的提高有一定的意義。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；保密；合理利用

目前檔案資源巨大的社會價值逐漸的被人們所重視，這也是加強檔案資源的保密和合理利用工作的重要性的原因，既要重視檔案資源的保護，同時也要注意這些檔案資源的開發利用，實現資源的有效共享。檔案科學、合理的利用是現代發展的需要，其所起的作用是其它信息資源無法取代的，因此，檔案的合理利用是非常契合現實的。每個企業都有涉密信息，職員應該盡自己的義務保守涉密事項，也是檔案管理人員的第一職責，檔案管理人員在做好涉密文件的保管同時還應該不斷的完善自身的工作職能，使檔案資源得到充分的、科學的、合理的利用。

一、新形勢下水電企業檔案資源所具有的價值

近幾年，隨著科學技術的不斷發展，我國的水電企業工程不斷的增加，水電企業在對于水資源的合理分配、洪水災害的防御和經濟的發展等領域發揮著重要的作用。水電工程在成立、建成與生產運行過程中產生大量的文件材料，這些文件材料都是反映該水電工程的原始記錄，能夠更加準確、真實地記錄水電工程的實際情況。這些原始檔案雖然不能夠直接產生一些經濟效益，但是它具有更大的潛在的價值。

首先，在水電項目建設的過程中，各個環節的檔案文件可以給相關的單位部門提供重要的參考依據，使其做出更加準確的決策；其次，在水電項目施工結束之后，需要對整個工程進行驗收和質量評估，這些檔案文件是最重要的參考因素；再次，水電企業的檔案文件還具有一定的研究價值，在這些檔案文件的基礎上能夠研究出更加先進的技術，促進科技的創新，因此，水電企業的檔案文件是一項重要的財富。水電企業必須從最初的項目的核準、施工以及后期的生產運行等各個環節都要做好原始文件材料的搜集和分類整理保存工作，確定水電企業檔案的科學性與真實性，充分發揮該水電企業檔案的價值。

二、新形勢下檔案保密管理與利用工作中存在的問題

1.檔案管理工作分配不清晰（此段需要重新修改）建議從涉密文件與非涉密文件界定不嚴格，未執行分庫保管來入手寫

大部分企業的檔案保管不集中，且檔案的管理工作明確，許多企業可能沒有設立專門的檔案室。企業的檔案資料應該按照所設部門進行分類存放，有的企業則是直接混亂放在一起，給檔案在之后使用的時候造成了很大的不便，而且檔案的管理沒有具體的制度，導致檔案文件亂放一通，容易將一些機密性的文件資料夾雜其中，嚴重時會導致企業的機密泄露。

2.提高檔案管理人員的業務素質（此段需要重新修改）建議從檔案人員責任心和業務素質來入手寫

日常工作中員工在上班時間玩忽職守已經屢見不鮮，尤其是檔案管理工作人員，他們沒有意識到檔案管理的重要性，嚴重的忽視了檔案保密的工作，這是員工自身的素質低下、沒有做好自己的本職工作導致的。管理好檔案可以為企業以后的發展奠定一定的基礎，根據以往檔案記錄的經驗可以讓企業的領導做出對企業最有利的決策，進而使得企業持續穩定的發展。檔案資源的管理還要根據具體的時間、地點等進行不同級別的保密和合理利用的工作，從而使得檔案的保密盡可能做到完美。在保密和合理利用之間要盡可能使他們之間維持平衡，不可偏向于任何一方，這樣才能避免企業的利益受到損害。

3.計算機網絡技術在檔案管理應用中存在的問題

互聯網在檔案管理管理中的應用使得企業檔案資源的安全問題擴大，尤其是電子檔案的盛行。企業信息的安全問題主要體現在：一是互聯網本身的安全系數的問題，比如說網絡的穩定性相對較差，經常有網絡病毒入侵的情況，這些都會造成檔案資源信息的損毀，這將會影響檔案管理管理工作的運行；二是互聯網檔案管理的訪問權限問題的設置，如何才能夠確保檔案資源信息的準確性、可信度，這需要對企業檔案信息的權限管理進行高級設置，防止檔案信息被人私自修改等，務必要保證檔案管理信息的真實可靠。

三、做好企業檔案保密和合理利用的工作

1.提高企業檔案管理的監督力度

檔案資源在利用的時候，要實時的監督利用檔案的人員，觀察其思想和動機，如果有條件的話可以安裝一定的監控設備，但是不能泄露檔案的秘密。對于查閱檔案的人員，防止他們偷偷的撕毀檔案或者涂改檔案，對于一些有閱讀不良習慣的人要及時的提醒對方。在查閱檔案的人閱讀完成之后，要進行詳細的檢查，確保被翻閱過的檔案資料未被動過手腳，如果發現問題要進行及時的查處。

2.堅守檔案管理的每一步流程

檔案的管理工作主要是檔案的搜集、分類整理并保存、最后歸檔。檔案的搜集是檔案保密工作的基礎性的環節，搜集完成之后便是檔案的分類整理，這一步至關重要，特別是對以后檔案的調閱。檔案信息整理時必須保證檔案信息的完整和各檔案之間的連貫。檔案如果出現混亂，就需要及時的重新分類整理并重新歸檔，如果檔案記錄信息有誤，一定要及時的改正檔案的信息。

3.企業應該做好檔案庫房管理工作，處理好檔案保密和利用之間的關系

計算機的應用使得檔案管理方便、快捷，但是卻也帶來許多問題，尤其是網絡電子檔案庫房的安全問題。針對這個問題，筆者認為可以采用防范措施將局域網和互聯網相互隔離開來，尤其是用來辦公的計算機必須提前防范。企業的檔案保密性可以設立相應的規定，將檔案的保密分為不同的等級，查閱時也根據規定來處理，不同保密等級的檔案查閱條件也應該有所限制，避免檔案的混亂和泄露。

四、結束語

總而言之，隨著社會的快速發展，企業的檔案資源的利用已經突顯出其重要的作用，做好企業檔案的管理和合理利用可以使其發揮更有效的價值。因此，企業必須加大力度解決檔案管理中檔案的保密性和利用性工作之間存在的問題，處理好他們之間的關系，加強檔案資源管理的監督。

參考文獻

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