醫(yī)院人事檔案科學(xué)化管理的有效途徑探究

張彩麗

【摘要】隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深化，醫(yī)院人事檔案管理在推動(dòng)醫(yī)院管理改革中的作用愈加突顯，為此，如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的科學(xué)化管理值得深究。本文在進(jìn)一步明確醫(yī)院人事檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，指出現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理的局限性，并提出切實(shí)可行的解決策略，以期推動(dòng)醫(yī)院管理改革的順利進(jìn)行。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；途徑；醫(yī)院

一、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的重要性

（一）有利于促進(jìn)人力資源的科學(xué)配置。新時(shí)期，醫(yī)院綜合實(shí)力的提升有賴高素質(zhì)人才的引進(jìn)及醫(yī)院現(xiàn)有員工能力的提升。醫(yī)院人事檔案記錄了醫(yī)院?jiǎn)T工的學(xué)歷、職稱、科研成果、重要獎(jiǎng)勵(lì)、專業(yè)特長等重要信息，醫(yī)院可以通過查詢?nèi)耸聶n案明確員工專長，優(yōu)化人力資源配置，提升醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

（二）有利于提高醫(yī)院的整體管理水平。隨著物質(zhì)生活水平的提高，消費(fèi)者對(duì)于醫(yī)院的醫(yī)護(hù)水平和服務(wù)質(zhì)量有了更高的要求。這就要求醫(yī)院熟悉每一個(gè)員工的工作業(yè)務(wù)情況，依據(jù)員工工作短板開展針對(duì)性的培訓(xùn)，以提升員工的綜合素質(zhì)水平。因而醫(yī)院檔案管理水平的提升是提高醫(yī)院整體管理水平工作中的重中之重。

二、醫(yī)院人事檔案管理的局限性

（一）人事檔案管理信息化程度不高。醫(yī)院人事管理工作主要包括人事檔案的生成、人事檔案的保管及人事檔案的利用三大部分。目前，醫(yī)院人事檔案管理信息化程度不高，還采用最傳統(tǒng)的管理方式，即管理人員用計(jì)算機(jī)生成檔案填寫表格，打印后內(nèi)容手動(dòng)填寫，后續(xù)紙質(zhì)檔案資料的整理及歸檔。原始的檔案管理方式導(dǎo)致管理人員工作強(qiáng)度極大且工作效率低下。由于紙質(zhì)資料份額較大，嚴(yán)重影響了檔案資料的檢索及使用率。現(xiàn)階段，如何提高醫(yī)院人事檔案的信息化管理水平成為改革醫(yī)院人事檔案管理工作的重中之重。

（二）人事檔案管理人員素質(zhì)不高。目前，醫(yī)院人事檔案管理部門專職員工較少，大多數(shù)員工均是從其他科室臨時(shí)抽調(diào)的員工，雖然員工中不乏高學(xué)歷者，但由于非檔案管理專業(yè)出身，對(duì)于檔案管理工作僅是局限于檔案資料的整理、歸檔等日常工作，缺少對(duì)于檔案管理工作的深入研究及創(chuàng)新。而且檔案管理部門員工流動(dòng)性較大，且領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作較為簡(jiǎn)單，為增加員工的穩(wěn)定性，聘用了一些學(xué)歷水平較低的專職檔案管理人員，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理人員整體素質(zhì)水平不高，檔案管理工作改革推進(jìn)較難進(jìn)行。

（三）醫(yī)院人事檔案管理硬件設(shè)施配套落后。醫(yī)院人事檔案管理設(shè)備包括場(chǎng)地設(shè)施和檔案管理系統(tǒng)設(shè)備。由于醫(yī)院人事檔案管理部門不像醫(yī)院各科室可以直接給醫(yī)院帶來收益和聲譽(yù)，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理部門重視不夠，在檔案管理室的建設(shè)和管理等方面資金投入不足，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理硬件設(shè)施配套落后，檔案存放場(chǎng)所環(huán)境、衛(wèi)生、溫度等不達(dá)標(biāo)，檔案丟失、破損的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。而且檔案資料主要以紙質(zhì)資料為主，檢索查閱及其不方便，導(dǎo)致檔案資料更新不及時(shí)，利用率不高。及時(shí)更新醫(yī)院人事檔案管理的配套設(shè)施是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案價(jià)值的有效抓手。

三、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案科學(xué)化管理的有效途徑

針對(duì)醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題，現(xiàn)提出如下解決策略：

（一）加快醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)。新媒體時(shí)代下，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的信息化已經(jīng)成為大勢(shì)所趨，首先，醫(yī)院需要加大檔案信息化管理的資金投入，引入先進(jìn)的檔案管理軟件，提升醫(yī)院檔案管理效率，提高醫(yī)院人事檔案利用率。其次，要加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化管理的安全建設(shè)，人事檔案涉及個(gè)人隱私，同紙質(zhì)檔案相比雖然不容易丟失，但是要防止黑客的入侵，盜取人事檔案資料或者對(duì)人事檔案資料進(jìn)行破壞，所以要定期對(duì)人事檔案資料進(jìn)行加密處理，或進(jìn)行多次備份。最后，要適當(dāng)增加醫(yī)院人事檔案資料的開放性，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息資源共享，保證檔案信息資源在醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展中的可持續(xù)利用。

（二）加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理專業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)。醫(yī)院人事檔案管理人員素質(zhì)、知識(shí)水平的高低，直接影響醫(yī)院人事檔案管理水平，為此，首先，需要引進(jìn)高學(xué)歷的檔案專業(yè)人才，提高醫(yī)院人事檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平。其次，針對(duì)檔案管理工作繁瑣的工作特點(diǎn)，建立科學(xué)的考評(píng)機(jī)制，對(duì)于工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，工作上有創(chuàng)新的員工給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，以提高檔案管理人員的工作熱情，激發(fā)其工作創(chuàng)意。最后，帶領(lǐng)醫(yī)院檔案管理人員學(xué)習(xí)最新的《檔案法》，做到思想與時(shí)俱進(jìn)，工作與時(shí)俱進(jìn)。

（三）引進(jìn)先進(jìn)的醫(yī)院人事檔案管理配套設(shè)施。醫(yī)院要設(shè)立專門人事檔案管理建設(shè)資金，加強(qiáng)檔案庫房的維護(hù)和建設(shè)，確保檔案庫房?jī)?nèi)的安全和整潔，防止過于潮濕造成檔案損壞或是過于干燥引發(fā)火災(zāi)，配備齊全滅火、滅蟲等安全設(shè)備，當(dāng)發(fā)生意外時(shí)可以盡可能地降低損失。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)檢查相關(guān)硬件設(shè)備的更新速度，定期維護(hù)和更新常用機(jī)器設(shè)備的性能，并根據(jù)醫(yī)院實(shí)際經(jīng)營情況和管理需求確定規(guī)劃資金的投入度，合理引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，盡可能減少手工操作。另外，需及時(shí)更新計(jì)算機(jī)軟硬件，計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)能夠有效節(jié)省檔案儲(chǔ)存的空間，還有容量大、出錯(cuò)率低，便于檔案查找和閱讀，降低人力和物力成本等特點(diǎn)。及時(shí)更新檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)其與醫(yī)院各科室的動(dòng)態(tài)鏈接，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案資料共享的同時(shí)，保證醫(yī)院檔案管理人員的辦公效率以及醫(yī)院檔案的利用率。

【參考文獻(xiàn)】

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