關于做好財務檔案管理的若干思考

潘曉紅

【摘要】不管是事業單位還是企業，財務檔案管理均是財務系統深入開展的重要環節，其不僅是財務工作的重要組成部分，也是事業單位各項活動得以順利開展的重要保障，其重要性毋庸置疑。筆者就如何做好財務檔案管理發表幾點自己的看法，希望為相關工作者和研究者提供參考和借鑒。

【關鍵詞】財務檔案；管理；對策

近年來，隨著我國經濟的飛速發展，財務檔案管理工作也進入了一個新階段，在新形勢下，檔案財務管理面臨更多挑戰，因此必須準確把握財務檔案的性質，明確財務檔案管理的重要性，采取有效措施抓好財務檔案管理，以便財務檔案更好地為事業單位服務。

一、財務檔案及財務檔案管理

所謂財務檔案，即單位內部涉及財務情況資料檔案的統稱，也是機關及企事業單位經營過程中，對自身資金支配情況和財務活動的詳細記載。財務檔案能夠準確地反映出最近幾年的財務情況，是企業領導制定未來發展戰略的重要依據。財務檔案管理主要是指對涉及財務的資料檔案進行分析和管理，財務檔案管理的主要目的是保證資料的完整性，實現資金的合理利用。

二、做好財務檔案管理的意義

（一）有助于提高財政工作效率。隨著社會經濟的飛速發展，事業單位傳統簡明化的財務檔案顯然已經不再適用于日漸系統化和復雜化的財務信息，再加上資金賬目明細呈現出多維化特征，無疑對財務檔案管理工作提出了更高要求，同時也決定了財務檔案管理工作在財務管理中的重要地位。我國當前依然處于發展階段，從整體上看，經濟水平和人們生活水平均有一定程度提高，在新形勢下，事業單位的財務檔案工作得到了高度重視，并對其進行了重新編制。因此，做好財務檔案管理，可以為單位整體發展提供科學的參考資料和數據，從而有助于提高財政工作效率。

（二）有助于防止資金亂象發展。對事業單位來說，其絕大部分的財政撥款用于履行國家職能或者公共職能，因此必須嚴格把關好資金的進出流程。但是，目前就我國事業單位的財務管理現狀而言，挪用資金和浪費資金的現象卻時有發生，導致國家財政資源的浪費。這些現象發生的主要原因是缺乏對資金的科學管理，因此，嚴格按照相關規范管理財務檔案，有效防止挪用和浪費資金等亂象，有助于保證國家財政資源不浪費。

三、做好財務檔案管理的對策

（一）做好財務檔案的保密工作。第一，關于財務檔案室的選址和建造方面，必須嚴格按照《檔案法》中相關規定選址和建造財務檔案室，確保財務檔案室和其他辦公區域的分離，財務檔案室和閱覽室的分離。要對財務檔案室的門窗進行加固處理，做好財務檔案室內的防潮和防盜工作。第二，財務檔案室應該指定專人看管，人員不可隨便進入，如果需要查看財務檔案資料，必須嚴格執行登記程序。

（二）做好財務檔案備份和網絡安全管理。在會計電算化背景下，針對應用計算機形成的財務檔案數據信息，要對其及時備份并保存，主要是預防財務數據信息的丟失。要將財務檔案以紙質的形式連同其它財務檔案、電腦磁盤一起保管。除此之外，還應該做好計算機系統的安全管理和網絡的安全管理，聘請專業的網絡安全人員定期對單位的財務系統進行安全維護，以防不法分子惡意破壞網絡、篡改財務信息。

（三）對財務檔案的交接和銷毀嚴格規范。第一，關于財務檔案的交接，必須嚴格執行相關法律法規，按照規定的交接程序執行，假如財務檔案適合原單位繼續保存管理，則應該允許其繼續存檔，如果財務檔案需要轉交則需要上級管理或相關部門指定專門人員監督交接過程，以保證財務檔案交接的公正性和合法性。第二，關于財務檔案銷毀，應根據相關規定對財務檔案存放期限的要求，及時銷毀達到存放期限的財務檔案。注意在銷毀過程中，必須嚴格執行銷毀程序，履行相關程序，由專人監督銷毀人員行為，以防財務檔案被隨意銷毀，待銷毀后還應立即上報給上級部門。

（四）建立健全財務檔案管理制度。古人有云“不以規矩難成方圓”，對事業單位的財務管理工作而言，同樣如此，要想做好財務檔案管理，必然少不了健全的管理制度作保障。對此，事業單位應充分結合自身財務檔案管理工作的現狀，將相關法律法規作為基礎，不斷建立健全財務檔案管理制度，財務檔案管理制度的內容應該包含財務信息的立卷和歸檔、利用和保密等等。待制度制定后，要求每個檔案管理人員必須執行該制度，一旦發現有違背該制度的管理人員，要相應給予處罰，從而保證事業單位財務檔案管理工作有章可循、有法可依，確保各項財務檔案管理工作得以順利進行。

四、結語

綜上所述，財務檔案作為現代事業單位的重要構成部分，相關人員必須深刻意識到其管理的重要性，結合自身所在單位的檔案財務檔案管理現狀，采取有效措施，全面做好財務檔案管理，將財務檔案的作用充分發揮出來，推動事業單位健康發展。

【參考文獻】

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