基于檔案管理的數字化建設與安全保密實施策略

劉景洋

【摘要】檔案管理是檔案現代化建設中的主要任務，積極實現檔案信息數字化，這對檔案信息質量的提升起到了關鍵作用。本文將檔案建設作為此次探討的主題，重點對檔案管理數字化建設以及檔案安全保密實施策略進行具體分析。

【關鍵詞】檔案管理建設；數字化發展；安全保密策略研究

檔案模式開始于20世紀80年代，當前我國的檔案工作正處于數字化發展的關鍵時期，歷經多年發展實現了數字化。在傳統的檔案管理中主要是借助計算機系統進行一些輔助性工作，因此信息查閱速度慢，檢索效率低。在信息技術的大力支撐下，檔案工作積極實現了數字化和信息共享，并能夠進行遠程操控，在檔案信息共享的基礎上，有效節約了資源，利用數碼相機進行拍攝，并使用激光三維立體對其進行掃描，不僅保證了檔案信息的安全性，還促進了檔案現代化建設的快速發展。

一、數字化檔案的主要形式以及特征

數字化檔案指的是通過使用攝像機、掃描儀、計算機等現代化設備來對紙張、膠片、磁帶等多種介質載體的內容進行有效的數字信息處理，從而將其及時轉換為計算機系統能夠快速識別的數字文本或者數字圖像。數字化檔案與傳統的最大區別就是，檔案信息的安全性高，保密性強。數字化檔案處理過程中一定要做好防火、防潮等工作，避免檔案老化。

二、數字化建設與安保控制實施策略

（一）明確數字化檔案質量監控的內容。1.明確檔案質量監控內容。及時制定合理有效的數字化檔案管理計劃，認真做好數字化檔案的分類處理與統一管理，確保檔案管理計劃內容的科學性與合理性。2.合理使用數字化檔案管理軟件。作為檔案工作者要正確選取數字化軟件，不同的數字化軟件都有自身特色，因此要對其進行合理選取，謹慎選擇數字化軟件。需要提前進行市場調研，以市場需求為主要參考，充分考慮數字化檔案管理軟件的質量。3.認真做好數字化檔案的質量驗收。對數字化檔案的質量進行嚴格管理和控制，把好檔案質量關，并及時展開數字化檔案的評估工作，利用網絡系統來對數據庫建設進行全程監控，積極落實數字化檔案的管理工作。在數據庫建設的管理過程中主要包括人員管理、過程管理和設備管理這三個方面，有助于及時發現在數據庫建設中存在的問題。實際工作中要對使用的軟件進行安全性能檢測，避免因為軟件安全問題從而影響到數字化檔案的質量。為了促進數字化檔案建設的順利進行，需要做好全程監視，從而使先進管理手段的實時性和可靠性得到充分發揮。

（二）重視人才選拔。定期進行技術人員培訓，人員是數字化檔案建設的核心，也是檔案管理工作中的主體，因此必須要重視對人才的培訓和教育。重視人才選拔，不斷提高人員專業技能和操作水平，這對檔案工作人員的綜合素質提升起到了很好的促進作用。定期將檔案部門人員組織起來進行集體培訓，著重強化人員的檔案意識和安全意識，對檔案管理制度進行及時明確，從而讓員工提高對數字化檔案管理制度的正確認知。

（三）積極推進檔案數字化建設。嚴格規范檔案工作人員的行為，加強安全教育，有效避免不理智行為的出現。利用網絡平臺來給員工進行檔案安全管理以及保密控制教育，有效增強人員的檔案意識。在檔案數字化建設中主要對檔案調卷、整理、拆卷、檔案信息掃描、數據質量檢測、數據備份、數據連接等過程進行科學嚴格的管控，指定專人來負責檔案館庫的管理工作，及時將需要加工的檔案運送至現場，并對檔案數量進行核實，認真完成檔案交接，在確定以上工作無誤后方可進行下一步的拆卷工作。注重案卷的完整性，仔細檢查是否存在漏頁、錯編等現象，對于字跡不工整的檔案，及時將其實際情況上報檔案保密控制人員，保持檔號不變，統一采用卷號、卷次的格式，對于新添加的案卷要及時添加目錄，保證每個案卷對應一個目錄。

（四）創新檔案保密控制手段。保密工作是數字化檔案管理工作的一部分，加強對檔案的保密控制，有效增強檔案信息的真實性和安全性，避免檔案信息遭到泄露。創新檔案信息的保密控制模式，及時對檔案保密控制中的不安全因素做出分析，并對其進行探討。依據數字化檔案建設中環境，人員和設備等多種因素，建立詳細、完善的數字化檔案保密控制制度，構建數字化檔案管理與保密控制體系，有效避免數字化檔案信息泄露情況的出現。確立網絡計算機安全保密管理方案，積極推進數字化檔案建設的快速發展，認真做好數字化檔案的使用、維護、備份和管理，及時形成全新的數字化檔案安全保密體系。

三、結束語

為了推進數字化檔案建設的穩步進行，要求檔案工作者認真做好本職工作。嚴格落實數字化檔案的管理與安全保密控制措施，嚴把檔案質量關，從而在確保數字化檔案安全性的基礎上，有效增強人員的檔案意識。

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