安徽省高校檔案館網站建設情況研究

李雅玲

【摘要】檔案網站建設已經成為檔案數字化建設的重要組成部分，為加快學校信息化建設的步伐，通過對安徽省內高校檔案網站的調查研究，提出要積極創建能夠滿足用戶群的檔案網站，從而促使其館藏檔案價值得到充分體現，更好地為檔案利用者及管理人員工作提供便利。

【關鍵詞】高校；檔案；網站

對于高校而言，檔案管理網站具有重要的意義，不僅是校園網絡節點，以滿足電子校務需求，同時也是檔案信息發布以及專業信息服務的高端平臺。為此，檔案館網站對于高校實現檔案信息網絡化具有重要的意義。為更好地了解安徽省內高校檔案網站建設的現狀，筆者從省內100多所高校中選取中國科技大學、合肥工業大學、安徽大學、安徽師范大學等12所高校作為研究對象，其中6所高校的檔案工作網站都建立在學校黨辦、院辦網站內容中，沒有形成獨立的網站管理平臺。通過比較分析各高校檔案工作網站的內容建設、版式設計及管理維護等方面的情況，能夠為我校檔案網站建設提供些許有益的參考價值。

一、檔案網站內容的比較與分析

高校檔案網站一般是以檔案部門為主導，以檔案信息資源為基礎，借助網絡技術而創建的，其具有較強的專業性，不僅能夠作為學校的對外宣傳窗口，還可以作為開發新資源的重要渠道。為此，在就檔案網站進行設計的過程中，還需要就設計目標、用戶需求等方面的內容予以明確，促使服務型功能定位得到突顯。

高校檔案網站運行模式各種各樣，既有獨立運行的，也有借助其他網站進行運營的，還有和其他網站進行融合而共同運營的。其中高校應用最為頻繁的運營模式便是嵌入校園辦公式網站，之所以該模式能夠深受歡迎，主要是因為其能夠促使學校教職人員盡快獲取信息資源。高校檔案網站，除了傳統的檔案信息管理功能外，還增設了一些其他方面的功能，諸如職能信息、檔案工作信息等內容。為此，無論檔案網站處于何種板塊下，其都必須要滿足利用者的需求，這才是檔案網站的終極目標。

對于高校來說，檔案網站的服務對象不僅僅是本校的教職人員以及學生，還包括社會各界的人事部門，促使其更快獲得所需的檔案信息。在本次研究中，筆者對研究檔案網站的信息設置的情況進行比較，對這些檔案網站一級類目和主頁內容信息進行分析整理，各高校檔案館網站都設置了檔案館基本概況、館藏概況、工作動態、最新消息、公告通知這些內容，各高校在創建檔案網站過程中，對于館藏以及工作狀況都保持著高度關注，促使其能夠更好地指導業務開展，確保相關法規得到更好的宣傳。高校借助檔案管理網站，促使校史、校友、校風等得到全面呈現。有些高校將本校檔案管理系統公布在網頁上，也具有了信息查詢的功能，高校的檔案網站也比較重視和其他單位網站的交流，借助超鏈接，促使信息資源能夠實現互補共享。網站導航能夠使用戶在使用過程中盡快找到相應欄目、分類等。

在當前的檔案學領域中，電子文件屬于較為熱門的內容。然而，對于高校檔案館來說，其并未得到充分體現，在諸多高校的一級類目中，僅有4所高校就電子文件進行了體現，檔案編研、專題推薦有4所高校設置，由于每所高校檔案管理工作發展程度不同，所設置的類目也不盡相同，有些內容可能設置在二級、三級類目中，但大多數高校能夠突出本館的特色，為閱覽者提供更全更新的檔案信息。

值得借鑒的是有些高校在設計檔案網站主頁時，充分考慮不同的展現形式，除了傳統的文字、圖片之外，還加入了視頻、動圖等形式，使高校的人文特色得到充分體現。部分高校設置有館長信箱、意見反饋以及在線交流等欄目，從而為用戶提供了意見反饋渠道，更好地表達自己的看法，提出相關問題。安大、安師大等學校在檔案網站檢索功能方面表現較為出色，用戶通過輸入關鍵詞，就可以快速查詢到所需的相關信息，這些都是我們學習借鑒之處，安徽大學檔案網站還提供了全文檢索、畢業生檔案郵寄地址查詢等，相較于目錄檢索，能夠更好地滿足用戶需求，促使其有更好的用戶體現。

因此，應該結合本校的實際情況，緊密圍繞檔案館的內部結構以及業務需求，促使網站主題能夠在各主欄目中得到體現，要保證主題欄目在總欄目中的優勢地位，使網站能夠向專業化方向發展，使主題更加突出。同時，還需要積極應用新媒體技術，創建互動欄目、設置檢索工具，使用戶需求能夠得到更好的滿足，便于其查詢相關信息，能夠更好地獲取其所需要的信息資源，提高信息查詢效率。

綜上所述，筆者在對安徽省12個高校檔案網站調查研究的基礎上，參照其他高校檔案網站的成功案例，結合我校綜合檔案室工作的實際情況，列出了8個主要一級欄目及其子欄目，一級欄目包括：首頁、新聞動態、服務指南、檔案法規、業務指導、學習交流、人物風采及網絡導航八個欄目。除此之外，還應增添老照片、管理系統登錄框、網站地圖、聯系我們等內容，促使網站功能得到極大程度的豐富。由于我校有些檔案沒有歸檔，散落在各部門，針對這一狀況可以開發檔案回收欄目，發出請求，歡迎用戶將遺失在外的一些珍貴檔案送檔案室保管，豐富館藏。

二、檔案網站的版式設計

網站的整體設計應遵循美觀性、規范性、安全性和易用性的原則。在檔案網頁設計過程中，要借助文字、圖像以及動畫等形式，促使網頁美感得到提升，從而使其受到用戶的關注，使用戶能夠更好地理解網頁內容。此外，在網頁設計過程中，還可加入一些具有提示作用的新聞圖片等，從而滿足當代讀者在閱讀方面的習慣。網頁設計過程中，文字設計也是關鍵性內容之一，要保證文字字體的美感，大小的適合性、顏色的合適性，促使圖片以及動畫等形式的內容在切換過程中，能夠更加便捷、流暢。在就網站風格進行了解時，還需要從配色、排版、架構、特效等幾個方向來探討。這些項目都與網頁風格有密切的關系，當然網頁的風格不是某一項相同，網站就有整體感，而是需要各項目的合理搭配應用，才能達到完美的效果。

因此，首先要就主體色予以明確，而后基于實際需求，從而進行整個頁面的配色工作，并加強對比，從而確定最佳的配色方案。在此過程中，需要注意的是單個網站在標準色方面應控制在三種以內。從顏色理論上分析，對于大學來說，白色以及淺綠色是最為適合顏色，能夠充分表現出大學生群體身上所特有的青春氣息。此外，在網頁上還應就新聞相關的圖片進行呈現，使其實現自主切換，而用戶根據自身需求，選擇訪問對象。安徽工業大學藍白色相間，主頁欄目清晰、一目了然，能夠讓瀏覽者快速找到所需信息；安徽師范大學檔案館網站老照片的展示更是能夠吸引瀏覽者興趣，讓人難以忘懷。

各大高校在設計檔案網站的過程中，能夠促使整體風格得到突顯，并積極調動各類原色，從而營造出良好的視覺效果。多數高校在設計檔案網站過程中以冷色為基調，以淺色調為底色，文本多為宋體黑色字，段落層次分明，結構清晰，整體藝術風格莊重和諧，符合高校檔案工作的特點。

總而言之，在網站設計過程中，要明確網站的定位，就瀏覽用戶的實際情況進行考慮，比如其文化背景等，促使網站能夠在美觀上得到保障，促使主題得到突出，給人以精致、典雅的感覺。在網頁方面，要注重色彩的和諧性，做到形式與內容的統一。通過對比調和，節奏韻律等手段，促使空間、文字、圖形間能夠形成均衡狀態，并生成和諧的美感。

三、做好網站的管理維護

在網站創建完成后，還需要對其進行常規性的維護，促使其功能得到充分體現。常規網站維護主要包括下述幾個方面的內容：

（一）檔案網站內容的維護和更新。檔案網站在內容方面要堅持定期定時更新，并且還需要加強對內容的分類，將一些關鍵性的內容呈現在網站主頁上，要加強對檔案管理工作的報道。只有在保證首頁更新頻率等情況下，才能在內容上吸引用戶。此外，檔案部門還需要就網站信息進行全面考慮，從而創建出一套能夠滿足網站信息處理的管理規制。在此過程中，既要就信息的準確度以及安全性予以考慮，又要對信息更新的及時性進行關注。

（二）動態功能支持在線更新。為促使動態功能的實現能夠得到保證，筆者認為還需要創建對應的數據庫系統。檔案管理人員，登錄管理后臺，做好模板的創建、發布、修改工作，促使數據庫能夠得到及時更新，這樣，工作人員在更新維護網站的過程也會變得更加簡單。

（三）網頁的優化及文件備份。網頁優化在網站創建過程中是極為關鍵的。優化過程決定了頁面的瀏覽速度以及適用性，促使瀏覽者能夠對網站有良好的印象。要加強對檔案網站鏈接的檢查，促使URL的使用效率得到全面提升，促使各類文件能夠得到合理的儲存，避免出現根目錄存儲文件過多的情況，要加大子目錄創建力度，但是需要注意的是目錄層次應該控制在3層以內，這樣維護管理工作較為簡單。就當前情況來看，軟件Bug較為廣泛，并且病毒種類較多。為此，在網站創建完成并發布之后，還需要進行技術信息存儲管理，做好安全備份工作，以絕后患。

（四）重視網站服務與回饋工作。要做好回饋工作，促使網站訪問者的相關問題能夠得到及時的回復，以做好在線服務工作，促使網站在此方面的功能得到增強。諸如創設檔案論壇，促使網站在互動性上得到改善，使信息得到充分利用。

綜上所述，立足于我校綜合檔案室業務現狀，要充分發揮檔案室在檔案存儲方面的作用，變被動為主動，促使館藏情況得到及時地公布，增強工作的影響力，促使人們對檔案管理網站的功用有全面的認識，強化師生在檔案資源方面的保護意識。相信隨著學校綜合實力的不斷增強，學校檔案網站建設也會長足發展，以便于更好地為全校師生服務，為學校數字化校園的建設作出貢獻。

【本文為安徽省2018年高校檔案學會基金項目，項目名稱：2018年安徽省高校檔案工作協會基金項目。項目編號：2018yb25】

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