10號令在水電開發企業中的應用與實踐

盧妮

【摘要】本文對國家檔案局印發的《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》在水電開發企業中的應用過程、實施步驟及在應用中應注意的問題進行了論述，可供同類型企業參考。

【關鍵詞】10號令；歸檔范圍；保管期限表

2012年12月，國家檔案局印發了《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（國家檔案局令第10號，以下簡稱10號令）并于2013年2月1日起實施。為進一步做好10號令的學習、宣傳、貫徹和實施工作，國家檔案局于2013年4月又下發了《關于貫徹實施〈企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定〉的通知》，要求各級檔案行政管理部門、各企業檔案部門高度重視，精心組織，進一步推動企業檔案基礎業務建設，全面提高企業檔案工作水平。本文就10號令在水電開發企業中的具體應用和實踐進行論述，以供類似企業參考。

一、文件歸檔范圍和檔案保管期限表編制準備工作

水電開發企業一般都是圍繞某水電站或者河流的水能資源開發而設立的，企業的主要經營內容是水電開發資源的獲取、投資、建設和運營。作為該類型的企業，由于其經營內容專一，部門設置基本固定，一般設置為總經理工作部、黨群工作部、經營管理部、財務部、工程建設部和生產部。且部門的設置一般不會發生較頻繁的變更。因此，水電開發企業的保管期限表排列方式按照部門職責進行劃分比較合適。做好文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制工作，首先要做好編制前的各項準備，一般檔案管理人員只對檔案本身管理以及相關工作比較熟悉，要完全熟悉整個公司各個部門的經營和生產活動以及該活動所產生的檔案資料，是比較困難的，須依靠公司各職能部門整體配合來進行該項工作。在開展編制工作前，應做好以下準備工作：

（一）完成編制小組的組建工作。由于文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作涉及公司的各個部門，具體的歸檔范圍和保管期限還需各部門根據部門文件材料提出后，再由專職檔案管理人員來確定。為確保該工作的順利進行，首先需要成立編制小組。為保證編制小組工作的順利進行，公司在原檔案管理小組的基礎上，單獨成立了以分管副總經理為組長，檔案管理部門主任為副組長，各職能部門負責人和職能部門的兼職檔案員為成員的編制小組并確定了各級人員的工作職責。工作小組的主要職責是：編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表工作計劃；具體組織實施編制工作；按照職責分工起草文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表；文件材料歸檔范圍和保管期限的宣傳和業務指導等工作。

（二）對10號令進行全體宣貫和培訓。10號令是要對企業在研發、生產、服務、經營和管理等活動過程中的各種記錄，按照要求進行歸檔或不歸檔的區分，同時又根據歸檔材料的重要程度區分不同的歸檔期限。作為檔案管理人員或者各部門的兼職檔案管理員，都無法完全確定公司和部門在經營活動中實際產生的各種記錄以及這些記錄的重要程度。為防止出現“該歸而未歸”“不用歸而歸”以及歸檔期限不合理等情況，就需要對公司各級人員，特別是資料產生的“親歷者”，如：工程建設管理人員、生產運行人員、技術主管等，進行10號令的宣貫和培訓。根據水電開發公司存在較分散，不集中的特點，公司先后兩次組織全體員工進行了10號令的宣貫和培訓，基本達到了全員覆蓋。

（三）制定符合公司實際情況的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作計劃。水電開發企業的部門結構相對固定，在制定、編制工作計劃的時候，就應該按照部門結構來制定合理的工作計劃。但由于各個部門的工作內容相差較大，就需要各個部門根據自身的實際工作情況來制定。如：工程管理部除了要考慮已完工的工程資料，還要考慮后續開工的工程資料；生產運行部除了考慮現運行管理工作的資料，還要考慮后期為了加強生產運行可能會產生的資料等。該工作應由各部門的負責人和本部門的編制小組成員，在征求各部門員工的基礎之上來進行。公司在各個部門編制的工作計劃基礎之上，形成符合公司實際情況的編制工作計劃，做到每一項工作有負責人、有節點、有成果、有預算等。

二、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的實施步驟

每個企業根據自身經營的特點不同，在文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作的實施中，會采取不同的實施步驟或實施方法，根據水電開發企業自身的特點，實施步驟主要有：

（一）對公司各部門的職能進行深入分析并做好資料收集工作。公司編制小組先后多次組織各部門負責人和編制小組成員，按照部門職責，對各部門應該履行的部門職責以及該職責執行下應該產生或者會產生的記錄、資料進行分析。要求各部門針對部門職責中的每一項工作內容進行具體的細化，且必須提出該項工作內容可能或者應該產生的記錄、資料清單。最后由各部門兼職檔案人員（同時也是編制小組成員）將形成的清單提交編制小組審查。

（二）各部門提出文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表初稿。各部門在對本部門的職責、業務流程和生產經營活動深入分析的基礎之上，依據10號令的要求，形成本部門文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表初稿。由部門兼職檔案人員（同時也是編制小組成員）提交檔案管理部門。

（三）檔案管理部門匯總并形成公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表初稿。公司檔案管理人員在匯總各部門提交的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表初稿后，從檔案管理專業的角度以及檔案專業人員對10號令更加專業理解的基礎上，進行修訂和完善，最終形成公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表初稿并提交編制小組審核。

（四）對編制小組審核通過后的初稿在全公司范圍內征求意見。檔案管理部門把經編制小組審核后的初稿，以公司正式文件下發至各個部門進行征求意見。同時，為了更好地發揮廣大員工的積極性，公司還專門組織召開了兩次初稿討論會。各部門在會上對整個公司形成的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表初稿進行認真討論，收到了較好的效果。

（五）由編制小組匯總意見并有選擇性地修改后形成符合公司實際情況的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。在征求意見期結束后，公司編制小組共同對所收集到的意見進行討論，有選擇性地取舍后，對初稿進行修改，修改完善后，提交公司形成最終的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。

通過先調查研究，形成各部門層面的初稿，匯總形成公司層面的初稿，廣泛征求意見和最終形成符合公司實際情況的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表這一系列步驟。公司最終形成了符合水電開發企業公司實際的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。通過10號令在公司的應用和實踐，最終形成了58大項、239子項檔案歸檔范圍和期限表。

三、10號令在水電開發企業中應用的注意事項

要保證10號令在水電開發企業中得到真正的落實，各企業需注意以下事項：

（一）要全員參與，避免單兵作戰。在很多類似的工程投資開發運營企業，絕大多數人員（包括公司領導）是技術類或工程類專業出身。其本身對公司的檔案管理工作和檔案的認識性不足，往往認為檔案管理工作是檔案管理人員的事，和其他人沒關系。在這種情況下，需要檔案管理人員跟公司領導說明具體情況和緣由，得到公司領導的支持并積極發動全體員工參與該項工作。

（二）充分發揮職能部門的作用。職能部門在該工作的作用發揮得如何，幾乎決定了該工作是否成敗的主要因素。檔案管理人員對職能部門的生產經營活動是不可能深入了解的，只有職能部門自身發揮能動性，認真梳理自身工作職責、工作流程，才能提出自身部門檔案歸檔范圍和檔案保管期限表。

（三）檔案管理部門做好引領作用。在整個過程中，既要全員參與，又要充分發揮各職能部門的作用。作為檔案管理部門，更應該做好整個工作的引領。工作的方向、工作的深度和工作的成果，都需要專業的檔案管理人員來引領和指導。失去了檔案專業人員的引領和糾偏，勢必導致整個工作像一盤散沙，最后形成的成果也和10號令要求相差甚遠。