PDCA循環在人事檔案管理系統上線中的應用

董影影，徐所鳳，沈亭婷

（揚州市婦幼保健院信息科，江蘇 揚州 225000）

揚州市婦幼保健院人事檔案管理系統上線工作需要協調多個職能科室共同參與配合，及時討論解決系統上線過程中出現的各類問題，將上線過程置于PDCA的4個階段當中，并通過4個階段的不斷循環實現系統的順利上線。

1 PDCA循環法在系統上線中的具體應用

1.1 計劃階段（P）

1.1.1 存在問題調研。自2016年3月系統上線以來，信息科組織召開了多次職能科室協調會，通過對會議內容及會議結果進行梳理，發現系統上線主要存在以下問題：（1）系統上線協調會無主要責任科室，會議討論結果不明確；（2）排班考勤規則提供存在難度，導致系統所需班次無法錄入；（3）各科室提供的菜單功能分類不清晰，權限分配不明確。；4）部分職能科室上線需求過于理想化，導致系統無法推進［1］。

1.1.2 QC小組。針對專業技術上線存在的問題成立QC（Quality Control Circle）小組（見表1）。

表1 QC小組

1.1.3 原因分析。專業技術檔案管理系統推進不暢，QC小組多次召開會議分析原因：（1）專業技術檔案管理系統由人事處去外院調研學習，綜合考慮各方面因素，決定要在我院部署此系統，但是在系統上線推進時人事處沒有明確責任；（2）護理及醫務人員班次種類多、考勤規則復雜，信息科協調多次，無最終班次及考勤規則；（3）各職能科室在提供菜單功能時，分類過于細化，權限沒有明確到科室；（4）部分職能科室要求在此系統內實現醫德醫風考評及護理質量檔案管理系統的內容，不符合此系統上線初衷。具體原因分析見圖1［2］。

圖1 原因分析魚骨圖

1.1.4 確定目標及對策。無責任科室收集整合班次及菜單權限分配等資料是系統上線主要阻力之一，信息科針對此問題提出明確目標：（1）與院長室、人事處一起開會討論，確定此系統上線工作由人事處負責牽頭；（2）信息科配合人事處，與各職能科室召開協調會，完成班次、考勤規則、菜單權限等資料的收集。

1.1.5 制定計劃及實施方案。將系統上線分為前期準備、系統安裝、資料整理審核、系統推進、資料完善及上線前準備6個階段，針對每個階段制定目標及完成時間，以督促各科室積極配合系統上線工作［3］。其中，班次、考勤規則折算規則及專業技術檔案菜單權限分配等資料收集所占時間最長，也是計劃中必不可少的一個步驟。

1.2 實施階段（D）

1.2.1 明確各科室資料提供時間。由人事處牽頭、信息科全力配合，組織護理部、科教處、醫務處負責人進行開會討論，分析系統上線所需班次及菜單權限資料情況，并明確要求各科室提供資料的時間，為系統的進一步推進打下堅實基礎。

1.2.2 資料收集整理。人事處及信息科對護理部、科教處、醫務處進行督促指導，加緊收集系統所需資料的步伐，相關科室資料提供后，人事處及信息科對資料進行進一步的整合，資料整合完成后，由信息科與圖特公司工程師進行交接，共同對系統內人員基本信息和班次進行維護，并根據相關科室提供的菜單需求對系統進行修改維護。

1.2.3 信息系統研發及測試。（1）由信息科與圖特公司工程師對接相關科室提供的需求，維護班次及菜單權限，并對系統進行開發測試；（2）與醫德醫風及護理檔案管理系統做接口開發與測試。

1.2.4 培訓推廣。（1）排班考勤請假流程的培訓：系統內人員基本信息、班次維護完成后，信息科與人事處開會討論確定系統培訓時間，由信息科對考培辦電腦進行系統安裝、操作手冊的編寫，人事處組織考勤員參與培訓；（2）專業技術檔案的培訓：前期搜集的各科室菜單需求開發完成后，由人事處組織，信息科、醫務處、護理部、科教處、財務處、考培辦相關領導及負責人共同參與會議，對系統內部分權限的分配等問題進行再次確認，并確定專業技術檔案的培訓時間，召集職能科室負責人進行科教研、醫務、護理專業技術信息的填報和審核培訓；（3）單獨對人事處進行人員基本信息的填寫、修改、人員調動等培訓；（4）單獨對財務處進行員工工資條發放操作的培訓。

1.3 檢查階段（C）

1.3.1 培訓后各科室使用意見處理。經過兩次的系統操作培訓后，各科室積極使用專業技術檔案管理系統，并將使用過程中出現的意見及建議及時向人事處和信息科反饋，由信息科整理后與圖特工程師共同對接解決，其中包括部分員工基本信息的調整、考勤補休結余、請假流程優化、專業技術檔案菜單的調整等相關問題的處理。

1.3.2 各科室使用情況監測。人事檔案管理系統由人事處牽頭，通過對系統內的排班考勤、專業技術檔案錄入情況等指標進行督導監測，如各科室是否及時在系統內進行排班，相關職能科室是否在系統內錄入資料等，在系統推廣期間，建議人事處每周抽查一次，并將結果匯報上級領導，系統穩定后每月檢查一次，以建立長效的獎懲機制［3］。

1.4 處理階段（A）

根據人事處的定期檢查結果和系統執行情況，總結問題，并針對不足之處提出下一步整改計劃措施。如定期召集相關科室進行會議討論，協調存在的問題；對有關人員進行再培訓，加強系統應用能力水平的提升；另外，定期聽取使用科室的需求及建議，以便更好地為醫務人員的系統規范化管理進行服務［4］。

2 應用效果

系統從2016年9月初試運行以來，已有請假流程246條（紙質假條已被完全取消），2016年9月底考勤上報率達到76%，工資條查看率為89%，10月份考勤上報率為88%，工資條查看率為97%，均呈上升趨勢，同時，系統運行過程中，各科室提出的寶貴意見也使系統的流程更加科學規范。到目前為止，系統各功能的使用率已達100%［5］。

人事檔案管理系統的上線，改變了我院人員信息管理的模式，從紙質到電子化的管理，減少了人事處、護理部、醫務處等職能科室在人員管理方面的工作量，同時附帶的工資條發放及查看功能，受到了財務處及全院職工的一致好評，告別了紙質工資條，節省了人力和物力。

人事檔案管理的成功上線及推廣，離不開人事處、信息科、護理部、科教處、醫務處及醫院各臨床醫技職能科室的共同參與和配合，利用信息化手段建立全院醫務人員的規范化管理，以信息推送的方式代替傳統的人工管理，保證了人員信息管理的及時性和準確性。PDCA循環管理法在人事檔案上線中的應用效果顯著，不僅能夠明顯提升系統上線效率，還能明顯優化系統整體流程，提升系統質量，促進全院醫務人員的規范化管理［5］。

［1］陳家琴，戴瑞如，趙曉燕，等.應用PDCA循環持續改進醫務人員手衛生依從性［J］.中華醫院感染學雜志，2016，26（1）：221-223.

［2］王 莉.PDCA循環管理模式在急診護理管理中的應用［J］.齊魯護理雜志，2014，20（15）：113-114.

［3］徐靈莉，鄧本敏，唐 玲，等.護理風險管理能有效提高糖尿病合并惡性腫瘤患者的化療療效［J］.第三軍醫大學學報，2013，35（4）：351-354.

［4］周立蓉，向孟剛，祝 青，等.PDCA循環法對婦科門診醫院感染控制的影響研究［J］.中華醫院感染學雜志，2015，25（10）：2382-2384.

［5］許紅霞，徐宇紅，阮 麗.PDCA管理模式對提升護理操作實踐能力的效果觀察［J］.實用臨床醫藥志，2014，18（22）：214-215.