如何提高農機檔案信息自動化水平的有效策略

陳海波

隨著我國對經濟社會發展的重視程度不斷提高，各個領域、各個單位的工作任務也越來越繁重，農機局是農機事業發展的重要職能部門，農機設備在我國農業生產過程中具有十分重要的意義，為了提高農業發展水平，必須要積極加強對農機檔案管理的創新。農機檔案記載著農機局的工作、業務活動，是有保存價值的各種歷史記錄，也是農機局工作的體現，可以為農機事業未來的發展提供各種理論依據，促進農機事業實現可持續發展。

1 當前農機檔案管理存在的問題

1.1 檔案信息化管理重視程度不高

在農機事業發展過程中產生的檔案信息越來越多，檔案管理是農機事業發展過程中的一個重要內容，為了進一步提高檔案管理水平，必須要積極完善農機檔案管理制度，加強信息化管理。但是當前農機局對檔案信息化建設的重視程度不夠高，硬件設施和軟件條件不充足，因此極大地影響了農機檔案信息化發展水平。

1.2 管理流程不規范

檔案管理是農機局工作的重點，但是由于傳統管理理念的影響，使得很多農機檔案管理人員在工作過程中認識不到位，在開展檔案管理的時候沒有按照規章制度對各種檔案信息進行收集整理和處理，檔案管理不夠規范。

1.3 農機檔案數據安全問題

農機檔案管理雖然具有一定的優勢，但是檔案管理過程中依舊存在很多問題和風險，比如在管理過程中對檔案資源進行記錄的時候一旦出現小的錯誤，很有可能導致大部分檔案資源數據出錯，造成嚴重后果。另外，在存儲各種農機檔案資源的時候，由于采用計算機和互聯網技術，所以存在一定的安全隱患，比如信息存儲、傳輸過程中被盜取，出現信息泄露、信息丟失，而且還可能會出現由于系統不兼容導致檔案信息丟失的問題，這些問題都為檔案管理帶來一定挑戰。

1.4 檔案管理人員水平不高

科學技術的不斷發展，對于農機局的快速改革與發展也產生了重要的促進作用，農機局將很多先進的設備、技術等都引入到管理過程中，因此也需要一支高素質隊伍，但是當前農機局檔案管理人員的水平不高，掌握的信息技術較少，對檔案管理效率產生較大影響。

2 農機檔案信息化管理策略

2.1 加強對農機檔案信息化管理的重視

在信息技術時代，管理信息化成為農機檔案管理的一個必然趨勢，在任何一個部門的發展過程中，都積極著手信息化建設，加強對各種信息化設備的應用，開展信息化辦公。農機事業是現代農業發展過程中的一個必然趨勢，在農機檔案管理過程中必須要積極加強對檔案信息化的重視。首先，農機局領導人必須要重視農機檔案資源管理工作，將檔案管理能力提到議事日程上來，重視檔案管理能力，在單位內部建立完善的檔案管理組織結構，強化檔案管理部門的責任，加強檔案管理部門與其他部門之間的聯系與溝通，在單位內部實施檔案統一管理。其次，設立科學的管理結構。在信息化背景下，農機檔案成為檔案資源的主要形式，農機檔案的出現為檔案工作帶來了便利，同時也帶來了挑戰。為了對檔案管理工作進行創新，可以將檔案管理部門分為若干個小的部門，每一個小的部門都應該要分清自己的職責所在，明確單位檔案管理的目標和要求，在單位內部開展統一的管理。

2.2 提高農機檔案標準化、規范化水平

在農機檔案管理過程中產生的檔案信息越來越多，要充分將這些檔案信息利用起來，為農機局的發展服務。因此在農機檔案信息化管理過程中必須要加強對農機檔案基礎建設制度化工作的重視，根據《檔案法》、《保密法》、《農業機械安全監督管理條例》等現有的法律法規，對農機檔案保管、保密、利用和歸檔等過程進行規范，制定相應的規章制度，形成完整的檔案收集、移交、整理、鑒定、保管等管理流程，對于一些電子文件，必須要制定明確的管理規范，比如對檔案文件進行“只讀”處理，確保文件保密、文件保存過程規范，從而提高農機檔案的可靠性。另外，為了提高管理的規范化程度，還應該要根據不同的檔案制定分類大綱，對不同的檔案劃分好具體的保管期限，例如對于農機機械駕駛人員檔案、農機機械登記檔案等進行分類，在日常經營過程中根據新產生的檔案信息，對檔案數據庫的內容進行填充和完善，以提高檔案的規范化程度。第三，確保農機檔案信息化管理的程序化，對于農機檔案的信息化管理，必須要設置專業的技術化管理崗位，加強對計算機、掃描儀等各種儀器的使用，提高檔案管理的硬件水平，積極創造農機檔案查閱利用的環境，提高農機檔案利用環境。

2.3 加強農機檔案安全管理力度

隨著信息技術的不斷應用，在農機檔案管理過程中出現的信息安全問題也越來越多，農機檔案資源的存儲、傳輸、使用過程中很容易出現信息丟失，對農機事業的發展產生了極大影響。為了保證檔案信息資源的安全性，必須要加強農機檔案安全管理力度，第一，要確保存儲設備的安全性，農機檔案管理部門要組建專業的維護隊伍，對硬件設備以及軟件進行定期維護，尤其是軟件的更新升級、漏洞修復等問題，是計算機技術人員的主要職責，確保檔案管理系統的安全性，減少由于硬件設備問題和軟件問題帶來的信息丟失和泄露。第二，要加強對各種信息安全技術的應用，在檔案收集、存儲、管理、傳輸等過程中要加強對加密技術的應用，安裝殺毒軟件，開啟身份驗證等，防止計算機病毒和黑客入侵，以提高檔案管理的安全程度，防止檔案丟失、泄露、被盜竊。另外，還應該要定期對檔案信息進行備份，定期做好數據備份，并且將數據存儲在云端、數據庫中，防止由于物理原因或者人為操作失誤導致信息丟失。

在計算機和互聯網快速發展的時代，農機檔案的管理成為農機事業發展過程中的重要環節，針對當前農機檔案管理現狀，必須要加強對農機檔案信息化管理的重視，組建專業化高素質檔案管理隊伍，加強對檔案管理人員的培訓教育，制定科學、統一的檔案管理標準，加強檔案的安全防護力度，使農機局的農機檔案信息變得更加規范、統一，便于對檔案進行分類、存儲和利用。

（作者單位：231100安徽省合肥市長豐縣農業機械管理局）