試談學(xué)校檔案管理與工作效率的提高

馬洪霞

摘要：學(xué)校檔案管理與工作效率的提升具有必然的聯(lián)系，提升工作效率的前提是對工作情況以及工作內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的了解，在此基礎(chǔ)上才能夠提升工作效果，若對工作詳細(xì)情況了解的不充足不僅提升不了工作效率，同時(shí)還會耽誤工作的進(jìn)展。而檔案管理是教師了解工作內(nèi)容最直接的方式，因此解決檔案管理中存在的問題對提升工作效率具有較大的影響，學(xué)校應(yīng)處理好兩者之間的關(guān)系。

關(guān)鍵詞：學(xué)校 檔案管理 工作效率

學(xué)校檔案是各個(gè)學(xué)校中最核心的文件，其中涉及的內(nèi)容較多，包括學(xué)生的個(gè)人信息以及學(xué)校教師的檔案、學(xué)校歷年來發(fā)生的重要事件等等。學(xué)校檔案從學(xué)校成立之初便存在，陪伴學(xué)校的發(fā)展，記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程。學(xué)校在發(fā)展中需要認(rèn)真做好檔案管理工作，檔案的完整性以及準(zhǔn)確性對學(xué)校未來的發(fā)展具有較大的影響。方案管理工作如此重要，學(xué)校應(yīng)對檔案管理的方式和方法進(jìn)行研究，制定出完善的管理制度，以滿足學(xué)校對檔案管理的要求。

一、學(xué)校檔案管理工作中存在的問題

（一）管理制度不完善

部分學(xué)校在發(fā)展的過程中并未建立完善的管理制度，對檔案的管理也較為隨意，加之部分學(xué)校并沒有專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理較為混亂。目前較多的學(xué)校應(yīng)延續(xù)以往的檔案管理方式，即各個(gè)年級的負(fù)責(zé)人管理自己年級中的檔案，并沒有將學(xué)校所有的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理。上述管理方式雖然具有一定的優(yōu)勢，但是也存在弊端，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)若想了解學(xué)校的發(fā)展情況，需要向各個(gè)年級的教師進(jìn)行檔案的收集，不僅浪費(fèi)時(shí)間，同樣由于教師的個(gè)人失誤而導(dǎo)致檔案丟失現(xiàn)象頻發(fā)，不利于檔案的完整性。

（二）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視

目前多數(shù)學(xué)校并未將檔案管理作為重點(diǎn)的工作去抓，在實(shí)際的教學(xué)中，仍以提升教學(xué)效果為主要的發(fā)展方向。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的不重視也就導(dǎo)致教育工作者對檔案管理不夠重視，教育工作者對檔案管理不重視，使得檔案的存儲、更新、完善不及時(shí)，檔案存儲是管理管理中關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，檔案存儲方式不正確將導(dǎo)致檔案出現(xiàn)發(fā)霉、損壞、丟失等現(xiàn)象，不利于學(xué)校后期決策。學(xué)校重要的政策變化應(yīng)根據(jù)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，而不是憑空進(jìn)行政策的改革，學(xué)校政策的改革不僅涉及到教師的利益，同時(shí)也涉及到學(xué)生的利益，因此在進(jìn)行重大決策前，應(yīng)對學(xué)校以往的政策進(jìn)行了解，而檔案是學(xué)校了解學(xué)校政策的直接途徑，若檔案由于存儲方式的不正確影響檔案的準(zhǔn)確性和完整性，對學(xué)校而言具有較大的影響。檔案的存儲、更新、完善不及時(shí)是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作最直接的體現(xiàn)。

（三）管理方式落后

據(jù)了解，目前較多學(xué)校仍延續(xù)傳統(tǒng)的手工管理檔案的方式，即從檔案的收集、整理、更新、完善等過程仍由人工進(jìn)行，檔案管理的工作量較大，需要隨時(shí)對檔案內(nèi)容進(jìn)行完善和更新，這種檔案管理方式不僅給檔案管理工作人員增加了工作強(qiáng)度，同時(shí)也不利于檔案管理效率的提升。隨著信息化進(jìn)程的加快，檔案管理方式也應(yīng)進(jìn)行改善，利用信息化、數(shù)字化的方式提升檔案管理的效率，減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度。

（四）管理人員素質(zhì)有待提升

目前階段，部分學(xué)校在開展檔案管理工作時(shí)，檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及檔案管理水平相對較低，加之學(xué)校對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致檔案管理人員往往由學(xué)校即將退休的教師進(jìn)行管理。檔案管理人員由于缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在管理的過程中難免會出現(xiàn)失誤，影響工作效率。

二、如何處理好檔案管理工作與工作效率之間的關(guān)系

（一）建立完善的管理制度

建立完善的檔案管理制度是提升檔案管理效率的基礎(chǔ)，缺乏檔案管理制度將導(dǎo)致檔案管理混亂，建立檔案管理制度能使檔案管理人員按照制度進(jìn)行檔案的管理，同時(shí)對其他教師進(jìn)行制度上的約束。以往的檔案管理過程中，教師隨意的借閱學(xué)校檔案，部分教師不僅不定期歸還檔案，甚至將檔案丟失，為此學(xué)校應(yīng)建立明確的檔案管理制度，教師在借閱檔案前進(jìn)行登記，并規(guī)定歸還日期，對損失或丟失學(xué)校檔案的教師進(jìn)行處罰。除此之外，應(yīng)要求檔案管理人員定期對檔案進(jìn)行維護(hù)，確保檔案的完整性。建立完善的檔案管理制度不僅能夠提升檔案管理的效率，同時(shí)對保證檔案的完整性具有一定的作用。

（二）提高檔案管理的重視程度

提高檔案管理的管理水平以及管理效果單憑管理制度的制定還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視。檔案管理人員應(yīng)對管理的檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分析和了解，并向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)詳細(xì)的闡明檔案管理的重要性，使學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)能夠明白檔案管理工作對學(xué)校各項(xiàng)工作進(jìn)程的影響，進(jìn)而提高檔案管理的重視程度。有了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持，在開展檔案管理的工作中將更為順利。

（三）融入現(xiàn)代化信息技術(shù)

學(xué)校檔案管理工作內(nèi)容繁雜，并且需要不斷的進(jìn)行補(bǔ)充和完善，若只靠檔案管理人員進(jìn)行手工補(bǔ)充和完善，不僅加重了檔案管理人員的壓力，同時(shí)也不利于檔案管理效率的提升。為此，學(xué)校應(yīng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到檔案管理之中，將傳統(tǒng)的文字檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案，通過對檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的分類管理，能夠使檔案管理人員準(zhǔn)確的掌握檔案管理內(nèi)容，在進(jìn)行信息更新時(shí)也更為簡便、快捷。除此之外，將檔案信息轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)中省去了人工存儲檔案的麻煩，不必?fù)?dān)心檔案破損、丟失的情況。

（四）配備專業(yè)檔案管理人員

學(xué)校檔案管理涉及的內(nèi)容較多，并且管理工作繁雜，因此在進(jìn)行檔案管理的過程中，需要具備一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)才能夠?qū)n案管理工作做的條理清晰。這是目前部分學(xué)校較為欠缺的，部分學(xué)校為了節(jié)省開支，并為聘請真正具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人進(jìn)行檔案管理，因此才導(dǎo)致檔案管理效率不高。學(xué)校想要長足發(fā)展必須認(rèn)識到專業(yè)檔案管理人員的重要性，聘請專業(yè)的檔案管理人員擔(dān)任檔案管理工作或者對目前擔(dān)任檔案管理工作的人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，使目前的檔案管理人員管理能力有所提升。檔案管理人員的管理水平對檔案管理效率具有直接的影響，因此不能忽略提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和管理水平。

三、結(jié)語

綜上所述，學(xué)校檔案管理是學(xué)校日常管理中重要的環(huán)節(jié)，同時(shí)也是最容易被忽略的環(huán)節(jié)，檔案管理工作的順利開展對學(xué)校的發(fā)展具有直接的影響，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對檔案管理工作給予重視，并配合檔案管理人員制定完善的檔案管理制度，以提升檔案管理的水平以及管理效率，同時(shí)檔案管理人員也應(yīng)不斷的進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)的提升，更好的適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的要求。

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（作者單位：山東省北鎮(zhèn)中學(xué)）