會計(jì)電算化環(huán)境下怎樣做好會計(jì)檔案管理

王曉麗

摘要：隨著科技的發(fā)展，企事業(yè)單位實(shí)施會計(jì)電算化后，進(jìn)行會計(jì)檔案的信息化管理已經(jīng)是社會發(fā)展的大趨勢，也是社會發(fā)展的必然要求。進(jìn)行企事業(yè)單位會計(jì)檔案管理工作信息化系統(tǒng)的建立，不但能夠減輕財(cái)務(wù)人員的負(fù)擔(dān)，還能夠切實(shí)提高財(cái)務(wù)人員的工作效率，讓監(jiān)督更加有效。筆者主要分析了電算化環(huán)境下會計(jì)檔案管理存在的問題，并找到了一些問題解決策略，希望能夠幫助會計(jì)人員切實(shí)做好檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：會計(jì)電算化 檔案管理 問題

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，在檔案管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的也愈加的廣泛，這也給企事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作更好的進(jìn)行帶來了很大的幫助。筆者主要分析了會計(jì)電算化環(huán)境中會計(jì)檔案管理存在的問題，并找到了一些問題解決策略，希望能夠幫助企事業(yè)單位提高會計(jì)檔案管理水平。

一、會計(jì)電算化環(huán)境下檔案管理存在的主要問題

（一）無法體現(xiàn)會計(jì)檔案載體本身的完整性

現(xiàn)在很多單位領(lǐng)導(dǎo)以及財(cái)務(wù)人員，對于電算化會計(jì)檔案管理相關(guān)工作的理解沒有到位，并且進(jìn)行會計(jì)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)比較欠缺，僅僅將那些打印出來的紙質(zhì)檔案存檔，沒有將計(jì)算機(jī)中的相關(guān)信息進(jìn)行備份和歸檔，這也會給會計(jì)檔案完整性造成很大的影響。

（二）會計(jì)電算化設(shè)備無法達(dá)到相關(guān)要求

現(xiàn)在很多單位會計(jì)電算化需要的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備無法很好的到位，這也會給會計(jì)檔案載體質(zhì)量造成很大的營銷，并且有些單位沒有保存會計(jì)軟件的系統(tǒng)和板式，在進(jìn)行電算化軟件升級后，有些版本的會計(jì)數(shù)據(jù)無法進(jìn)行調(diào)用。并且《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定“采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會計(jì)檔案”，并且規(guī)定了保存的期限，但是現(xiàn)在有些單位沒有進(jìn)行打印設(shè)備的升級和更新，直接導(dǎo)致打印和輸出的紙質(zhì)會計(jì)檔案無法滿足保存期限的需要，也有些單位因?yàn)榇疟P介質(zhì)存在質(zhì)量問題，或者是沒有把存儲盤和備用盤分離開來進(jìn)行存放，直接導(dǎo)致了電子數(shù)據(jù)出現(xiàn)損壞或者是丟失。

（三）會計(jì)檔案管理制度不夠完善

由于電子文件規(guī)范制度不夠完善，現(xiàn)在電算化會計(jì)檔案歸檔工作很難有序的進(jìn)行。進(jìn)行歸檔的時(shí)候，還是選擇以往手工管理歸檔的策略，僅僅進(jìn)行紙質(zhì)文件的歸檔，將以往的報(bào)表和賬簿，轉(zhuǎn)變成為了計(jì)算機(jī)打印出的報(bào)表和賬簿。

二、電算化環(huán)境下做好會計(jì)檔案管理工作的策略

（一）加大軟硬件設(shè)備方面的投入

首先，應(yīng)該加大軟硬件設(shè)備設(shè)施方面的投入，在進(jìn)行電算化會計(jì)軟件選擇的時(shí)候，應(yīng)該選擇符合本單位需要的軟件，并且軟件最好具備檔案管理輔助方面的功能。其次，需要進(jìn)行系統(tǒng)安全防護(hù)功能的強(qiáng)化，做好定期維護(hù)工作，避免因?yàn)殡娔X安全問題或者網(wǎng)絡(luò)安全問題導(dǎo)致會計(jì)檔案泄密，或者人為的進(jìn)行惡意的修改。再次，需要配備高清晰度打印能力的噴墨打印機(jī)或者激光打印機(jī)，并將其作為紙質(zhì)會計(jì)答案輸出的工具。最后，需要對硬件設(shè)施建設(shè)進(jìn)行完善，確保環(huán)境的溫度、濕度以及清潔情況符合會計(jì)檔案室建設(shè)的需要。此外，還應(yīng)該做好會計(jì)檔案存儲盤專用防磁柜的建設(shè)。

（二）重視電算化環(huán)境下會計(jì)檔案管理制度完善

1.進(jìn)行電算化會計(jì)檔案立卷歸檔制度的建立

需要根據(jù)審計(jì)和稅務(wù)等管理部門的相關(guān)要求來進(jìn)行賬簿報(bào)表的打印和輸出，對于記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬以及銀行存款日記賬也應(yīng)該進(jìn)行書面材料的答應(yīng)，并及時(shí)的做好立卷工作。在沒有進(jìn)行會計(jì)數(shù)據(jù)的打印和輸出前，需要保管好相關(guān)的數(shù)據(jù)，并且還應(yīng)該保留副本。并且，我們必須認(rèn)識到，會計(jì)電算化系統(tǒng)無論是開發(fā)還是使用，都需要全套的文檔資料以及軟件程序，對于這些也應(yīng)該和會計(jì)檔案一樣，做好保管工作。

2.進(jìn)行電算化會計(jì)檔案保管制度的建立

根據(jù)國家檔案局的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行電算化會計(jì)檔案保管制度，在備份會計(jì)檔案數(shù)據(jù)的時(shí)候，應(yīng)該使用質(zhì)量比較好的磁盤介質(zhì)，并且對于備用盤以及存儲盤應(yīng)該分開存放，并且做好防塵、防壓、防光以及耐腐蝕方面的工作，并根據(jù)順序來做好著錄和分類編號相關(guān)的工作，進(jìn)行檔案管理文件卡片的制作。

3.制定嚴(yán)格借用制度

若是需要進(jìn)行會計(jì)檔案的查閱，需要相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，并且需要根據(jù)檔案管理的相關(guān)要求進(jìn)行借閱手續(xù)的辦理。其他單位進(jìn)行本部門會計(jì)檔案的查閱，需要具有單位介紹信，并且需要財(cái)務(wù)本門和主管領(lǐng)導(dǎo)部門的負(fù)責(zé)和批準(zhǔn)。

4.進(jìn)行定期備份以及維護(hù)制度的建立

在電算化會計(jì)檔案管理的時(shí)候，應(yīng)該定期的將相關(guān)會計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)中去，并做好登記工作，登記的時(shí)候需要詳細(xì)的寫好備份數(shù)量、時(shí)間以及保管方式等一些細(xì)節(jié)。并且，由于磁性介質(zhì)本身便比較的特殊，管理人員需要定期的做好檔案復(fù)制和檢查方面的工作，避免出現(xiàn)會計(jì)信息損壞的情況。

5.進(jìn)行分權(quán)調(diào)用制度的建立

在進(jìn)行電算化會計(jì)檔案管理的時(shí)候，需要根據(jù)內(nèi)容的實(shí)際情況來制定不同的使用權(quán)限，對于那些普通的數(shù)據(jù)，可以在比較大的范圍內(nèi)進(jìn)行共享。對于那些涉及到單位機(jī)密的內(nèi)容，僅僅給特定人員使用[5]。對于數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及設(shè)計(jì)源程序文件則只有程序開發(fā)人員以及主管人員才能夠使用，權(quán)限的設(shè)置，能夠保證檔案的安全，避免出現(xiàn)人為修改的情況。

三、結(jié)語

對于單位而言，電算化會計(jì)檔案管理是進(jìn)行會計(jì)工作的基礎(chǔ)，需要各個(gè)部門互相協(xié)調(diào)和配合來完成。實(shí)行會計(jì)電算化之后，我們還需要從檔案管理穩(wěn)定和安全出發(fā)做一系列的工作，從而切實(shí)做好檔案管理。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：吉林省有色金屬地質(zhì)勘查局六0三隊(duì)）