人事檔案管理中存在的問題與對策

摘要：隨著近年來我國經濟快速的發展，我國各級單位的人事檔案管理形式也產生了巨大的變化。在信息技術的影響下以大數據分析、數據交互、信息管理為核心的信息化管理體系被廣泛應用到了檔案管理當中，檔案信息管理機制、服務體系基本建設成型。但是在目前我國人事檔案數據數據化管理形態轉化過程中，體制內部還存在著諸多問題，這些問題限制了人事檔案信息數據資源的運用，無法滿足集中性檔案數據交互管理的需要。鑒于此，本文就當前人事檔案管理過程中存在的問題展開詳細分析，并提出具體的研究思路，以供廣大讀者借鑒。

關鍵詞：人事檔案管理 主要問題 控制策略

一、當前人事檔案數據管理機制形態完善過程中存在的主要問題

（一）缺乏統一的建設目標

從目前我國事業單位人事檔案數據資源的利用效率來看，信息化建設目標的缺乏是限制其管理效率提升的主要因素。事業單位人事檔案信息化管理機制形態完善過程中其經濟來源依靠上級主管單位進行財政支撐，以下方的財政預算資金作為人事檔案管理機制建設的經費來源。但現實情況是很多單位的領導不重視人事檔案信息化管理體系的建設，習慣性的認為人事檔案管理屬屬于內部行政管理的一部分，沒有完全樹立創新性的檔案管理發展思路，信息化意識不強，沒有根據本單位的實際情況投入相應的物質資源和人力資源開展相應的信息化管理體系建設，導致整個單位內部都缺乏人事檔案管理目標的指引，不能滿足信息化條件下人事檔案資源協調管理與協調利用的需要。

（二）缺乏信息系統維護隊伍

在檔案管理發展中。人事檔案作為企業、政府及各級行政機關的重要組織組織資源，對企事業內部管理體系的建設有著重要的影響，因此做好人事檔案管理信息化建設也成為領導部門充分重視的工作。雖然很多事業單位都針對自身的發展戰略、內部管理機制、信息建設的發展愿景對檔案管理體系做了優化，但是很多單位并沒有吸納優秀的信息化人才成立專門的信息系統維護隊伍對資源系統定期進行檢查和維護。因為人事檔案管理信息服務系統是基于互聯網技術、數據分析技術、信息管理和計算機終端形成的集成化數據管理控制體系，由于其有著人事資源管理與利用的功能所以需要組建專門的人才隊伍對系統進行維護與控制。就目前情況而言，很多事業單位并未成立專門的系統維護部門，導致系統管理不到位，經常發生故障，無法滿足人事檔案信息資源管理的需要。

（三）人事檔案管理服務人員缺乏服務意識與專業技能素養

人事檔案管理和服務人員缺乏服務意識的缺乏和專業信息素養的缺乏是限制技事業單位內部人事檔案管理效率提升的主要問題。在以計算機技術、電子技術、互聯網技術為導向的信息時代，檔案管理體系逐步引入計算機系統進行輔助管理，主要以構建檔案資源數據庫、檔案信息共享平臺、檔案管理平臺對各種類的檔案信息資源實施統一的管理，對有各種檔案信息查詢需求的用戶提供一體化的信息咨詢、信息檢索和共享服務。但目前很多單位的人事檔案管理人員并不能就計算機進行熟練的使用，沒有形成相應的信息化素養。同時這些檔案管理人員缺乏對人事檔案管理的長遠理解，不能就人事檔案管理信息化體系的建設制定各種檔案資源的管理、執行、查閱標準，導致信息化人事檔案管理體系的建設缺乏人力資源支撐，不能形成集中性的檔案服務優勢。

二、針對當前人事檔案管理中存在問題的控制策略

（一）樹立統一的規劃建設目標

在現代人事檔案管理過程中，為了有效提高人事檔案管理效率就要樹立統一的規劃目標，劃撥專項資金滿足信息化人事檔案管理體系建設的需要。單位的領導層要樹立創新性的思想意識，認清到人事檔案管理的地位與作用，從思想角度出發對信息化人事檔案管理體系的建設予以支持，要通過調整內部組織架構，優化資源分配，分配專項資金來建立人事檔案管理信息系統來提高人事檔案管理效率。目標的確立要從兩個角度進行，第一要根據本單位人事檔案管理的實際情況合理的分配資源，建設符合現實情況的信息化人事檔案管理體系。第二要樹立信息化發展目標，要通過在單位內部建立信息化人事檔案管理體系來提升人事檔案信息資源的利用效率，擴大信息資源的共享范圍，滿足單位內部各部門信息查詢的需求。

（二）提升檔案管理人員專業素養

在人事檔案管理工作過程中，還要以提升人事檔案管理工作人員的素質，優化隊伍結構為根本，提高人事檔案管理效率。一方面單位內部要選拔新人才，引入新的人力資源來從事人事檔案管理工作，通過為人事檔案管理隊伍注入新鮮血液來增強其發展活力。另外一方面，單位要根據人事檔案管理人員的素質差異加強其專業教育，要通過在職培訓、學歷繼續教育、講座、地方交流等方式加強人事檔案管理人員的專業素質建設，提高其技能水平，鼓勵其掌握電腦操作技能，更好的適應信息技術條件下的人事檔案管理。

（三）成立系統維護保障部門

單位要想提升人事檔案管理效率還要在人事檔案管理信息化體系建設過程中成立相應的維護保障部門，吸引專業的信息化技能型人才來勝任相應的工作。因為人事檔案管理信息化體系是一項綜合性的系統工程，關系到信息資源管理、服務、查詢的方方面面。所以在信息系統應用過程中必須根據實際情況建立相應的保障部門對系統進行定期維護、檢查、維修，保障系統的正常運轉。

綜上所述，當前人事檔案管理過程中還存在著較多的限制性問題，這些問題嚴重影響了人事檔案管理效率的提升。因此在人事檔案管理信息化體系建設過程中就要以完善基礎架構建設為核心，建立多元化、全方位的檔案信息服務機制，通過提高檔案管理人員的專業素養、成立相應的信息系統保障部門來提高人事檔案信息管理系統服務效率，進而滿足單位各部門的人事信息查詢需要。

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（作者簡介：秦麗娟，山東省鄒城市委組織部干部信息中心，研究方向：人事檔案管理和文書檔案管理。）