事業單位人事檔案管理中存在的問題分析

文/湖南省婦幼保健院 周果元

事業單位人事檔案管理中存在的問題分析

文/湖南省婦幼保健院 周果元

事業單位的正常運營離不開人事的調動和相關檔案的更新，所以事業單位的人事檔案管理有著重要的保障作用。目前在事業單位的人事檔案管理工作中還存在著一定的問題，對事業單位的整體工作運行造成了一定困難。因此提高事業單位工作效率的首要任務就是將事業單位的人事檔案管理相關問題進行妥善解決。本文從事業單位人事檔案管理中出現的一些問題出發，探討這些問題的解決方案。

事業單位；人事檔案管理；檔案管理；管理優化

人事檔案管理在事業單位中有著重要的地位，員工和相關人員的出身、學習經歷、工作狀況、社會關系等多種信息都在檔案的信息當中能夠體現出來。人事檔案的管理能夠對員工的工作調動起到重要的參考作用。

一、當前人事管理工作的現狀及相關問題

（一）目前事業單位中人事檔案管理工作的現狀。事業單位的人事檔管理在當今社會快速發展的經濟浪潮當中顯得有些落后，具體表現在缺少創新精神，單位改革缺少規劃目標和變化動力，在檔案管理方面墨守成規，不能適應當前社會發展的特點等。事業單位的特點是缺少市場競爭和管理工作壓力，所以在人事檔案管理方面的制度化、規范化方面進度緩慢，事業單位整體對檔案管理工作的態度也不夠積極，員工的專業素質達不到相應的水平，這些因素綜合起來，對事業單位中的人事檔案管理工作的開展造成了很大的阻礙。

（二）人事檔案管理工作中出現的相關問題。

1.單位管理層面對于人事檔案管理工作認識不足。事業單位的領導層面觸及不到具體的檔案管理工作，所以對單位管理層面的人事檔案管理工作不夠重視。很多時候領導認為檔案管理工作只是簡單的檔案維護和調用，不需要過多的人力物力投入，因此檔案管理工作在很多情況下也就難以得到進展。很多事業單位也因為這樣的原因沒有設立專門的人事檔案管理部門，導致人檔案管理的工作效率低下。

2.人事檔案管理工作的工作人員素養不夠。一方面很多事業單位采用的是在各個部門中分散進行人事檔案管理的辦法，導致人事檔案管理的工作人員在檔案管理工作方面不夠專業，另外一方面一些建立了專門的檔案管理部門的事業單位其檔案管理工作也是由于無法得到充分的人力物力支持而沒有專業的工作人才培養。在檔案管理工作中沒有專業的人才支持就會導致檔案管理工作只是停留在最低等級的維護檔案階段，無法利用檔案為整個事業單位的發展做出規劃。

3.人事檔案管理的信息化不夠完善。目前很多企業的人事檔案管理已經走向了信息化的階段，但是在事業單位中信息化的趨勢尚且不明顯。從事業單位的發展態勢來看，一部分的事業單位已經采用了信息化的基本系統作為人事檔案管理的重要輔助，但是目前由于人力物力的投入不完善，信息化系統也只是停留在一個基礎的階段，系統無法替代傳統的紙質檔案對員工的各種情況進行全面并且完善的檔案記錄，所以人事檔案信息化管理系統的使用程度并不高，并且人事檔案管理的工作人員也沒有經過這方面的培訓。

二、事業單位中人事檔案管理的問題解決方案

（一） 建立較為完善的人事檔案管理工作制度。目前提高人事檔案管理工作效率的重要程序之一就是要先建立一個較為完善的人事檔案管理制度，自上而下地為人事檔案管理工作提供發展和改革的環境。首先，事業單位的領導要明確當前檔案管理工作的實際，從統籌管理相關的人事檔案工作出發，完善人事檔案管理工作的相關制度，由于在實際工作當中，檔案管理的工作是煩瑣且復雜的，因此需要完善相關的制度才能引導檔案管理工作走向良好的發展途徑。人事檔案管理工作的相關制度要求需要從工作人員的工作方法、信息化程度等多個方面進行各種要求。

（二）加強在人事檔案管理工作方面的人力物力投入。事業單位的人事檔案管理工作中出現的大部分問題都是由于人力物力的投入不足而產生的，加強事業單位的領導層對人事檔案管理工作的認識有助于改善這一現狀。在人事檔案管理的工作當中需要通過工作的重要性和工作的成效將領導對于人事檔案工作的印象轉變過來，從而使得部門愿意在相關方向進行人力和物力的投入增強。爭取到部門的投入之后，檔案管理的相關部門需要利用這些投入進行相關的檔案管理工作基礎建設，比如建立專用的檔案管理庫與購入相關設施、加強對于檔案管理的安全防護、對檔案管理工作人員的專業培訓等。

（三）實現檔案管理的信息化。檔案管理的信息化是事業單位中檔案管理工作的未來發展趨勢，人事檔案信息管理的重要方式就是通過網絡進行相關的人事檔案管理工作，在信息化的檔案管理中，檔案不僅僅作為一種事業單位的人員基礎信息出現，還可以通過對員工檔案的分析判斷事業單位的發展狀況，并且能夠在信息化的系統當中對相關的檔案進行快速查閱和定位，配合信息化系統的權限配給，可以在很大程度上減少后期的檔案管理人力投入，從而實現檔案在部門內的有效共享，提高檔案管理工作的工作效率。

三、結語

事業單位中的檔案管理工作是事業單位發展的重要基礎性工作之一，針對事業單位人事檔案管理的一些問題，事業單位的檔案管理工作人員需要從實際工作情況出發，促進完善的檔案管理制度建設，提升事業單位對于檔案管理部門的重視程度，加強檔案管理機構的信息化改革，盡可能地加大相關的投入，從而提升檔案管理工作的效率。

［1］莫若琦，楊力.事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考［J］.經濟與社會發展，2007（05）:153-155.

［2］韓淑卿.事業單位人事檔案管理工作的思考［J］.機械管理開發，2010（05）:130-131；133.

［3］蔣榮蓉.對加強事業單位人事檔案管理工作的幾點思考［J］.辦公室業務，2013（19）:182.

［4］劉麗峰.淺析事業單位人事檔案管理存在的問題及對策［J］.檔案天地，2014（S1）:131-133.