基于3W1H模式的科技查新管理平臺建設

靳強 姜天笑

摘 要 在創(chuàng)新時代背景下，一線科研人員對科技信息服務的要求越來越高，科技查新是企業(yè)、科研院所獲取創(chuàng)新技術信息的重要途徑和保障。文章針對科技查新的特點，建立服務人員（Who）、用戶（Whom）、科技查新服務平臺（Where）、流程管理操作（How）的3W1H科技查新服務模式，并由此搭建基于B/S的科技查新管理平臺，使科技查新服務更為便捷、有序，更好地助力科技創(chuàng)新。

關鍵詞 科技查新；3W1H模式；B/S結構；管理平臺

中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2018）211-0003-03

科技信息服務在我國一直占據(jù)著至關重要的地位，2014年國務院印發(fā)《關于加快科技服務業(yè)發(fā)展的若干意見》中提出，鼓勵發(fā)展科技戰(zhàn)略研究、科技評估、科技招投標、管理咨詢等科技咨詢服務業(yè)，加強科技信息資源的市場化開發(fā)利用，支持發(fā)展競爭情報分析、科技查新和文獻檢索等科技信息服務[ 1 ]。在中國經(jīng)濟的高速發(fā)展環(huán)境下，產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新、轉型不斷深入，科技信息工作逐漸呈現(xiàn)出信息化、網(wǎng)絡化、數(shù)字化的特點[ 2 ]，高效的科技服務平臺搭建成為必然，勢必帶動著傳統(tǒng)科技查新服務模式的革新。

1 科技查新服務模式的建立

科技信息服務是運用現(xiàn)代科技知識、現(xiàn)代技術和分析方法，以及經(jīng)驗、信息等要素向社會提供智力服務的產(chǎn)業(yè)，它是以用戶為目標、服務人員為紐帶，服務內容為依托，服務策略為保障的活動[3]。科技信息服務模式中的用戶、服務人員、服務內容和服務策略各要素之間構成一個完整的服務機制，根據(jù)科技查新特點，筆者提出基于3W1H模式的科技查新服務體系。

1.1 服務人員（Who）

科技查新機構是科技信息服務的提供方，服務人員主要指科技查新服務中為客戶提供科技查新報告的查新員，他們具有專業(yè)研究背景，熟悉各個數(shù)據(jù)庫的使用及檢索技巧，能夠準確全面地分析、判定查新項目的技術特征新穎性，同時亦提供形式多樣的定制化科技信息咨詢服務，依托服務平臺，直接面向用戶。

1.2 用戶（Whom）

科技信息服務用戶是科技查新服務的委托方，他們主要是從事科學研究和技術開發(fā)等過程中的科研人員和團體，每個用戶為了各自的科研目的提出要求，涉及課題立項、項目鑒定、申報獎勵、專利查新等，不同的科技查新服務機構都擁有一些相對固定的用戶群體。

1.3 科技查新服務平臺（Where）

服務平臺把服務人員、用戶、服務內容三者高效有機的聯(lián)系起來，借助于平臺的建立，服務人員與用戶可直接建立交流渠道。在互聯(lián)網(wǎng)信息化的時代，建立線上科技查新服務平臺順應形勢，既減少了傳統(tǒng)信息服務的繁瑣工作，還可以依靠網(wǎng)絡平臺檢測查新信息的真?zhèn)巍?/p>

1.4 流程管理操作（How）

T·H·達文波特定義業(yè)務流程是一系列結構化的可測量的活動集合，并為特定的市場或特定的顧客產(chǎn)生特定的輸出，是一種創(chuàng)造價值的活動組合[4]。不同的科技查新服務機構根據(jù)自身業(yè)務的特點具備較為成熟的特定信息服務內容和形式，并建立相應的服務流程和定制化的服務模式。

2 基于3W1H模式科技查新管理平臺的建立

天津市科學技術信息研究所查新檢索中心是天津市唯一具有國家一級查新資質的綜合性信息咨詢機構，以多種載體的中外文獻資源和專業(yè)咨詢實力為依托，為各類企事業(yè)單位、研究院所、高校提供專業(yè)的科技查新報告、科技引文檢索、定題檢索報告等信息咨詢服務。該中心根據(jù)科技查新服務3W1H模式，設計了基于B/S的科技查新管理平臺，涵蓋了查新員（Who）、查新委托用戶（Whom）、科技查新報告及相關科技信息服務的統(tǒng)一化在線管理體系（Where&How;）。

2.1 平臺的信息存儲結構

1）工作人員信息：用戶ID、登錄名、登錄密碼、功能角色、電子郵箱等。

2）用戶信息：用戶ID、登錄名、登錄密碼、單位信息、電子郵箱等。

3）查新報告信息：存儲查新報告整個信息，根據(jù)查新項目的狀態(tài)進行控制、跟蹤、調取，帶有分析統(tǒng)計功能，可隨時下載。

2.2 功能結構

該平臺功能結構分為用戶模塊和管理員模塊。

1）用戶模塊（Whom）。提交申請：平臺上用戶經(jīng)過注冊登錄，在線填寫并提交科技查新委托單，經(jīng)過初審、繳費后，進入“正在查新”狀態(tài)（見圖1）。

進度查詢：這期間用戶可隨時跟蹤查新項目的進展情況，隨時與查新員交流，并提供反饋意見（見圖2）。

2）管理員模塊（Who）。此模塊功能分為統(tǒng)計查詢、票據(jù)管理、查新項目審核、我的查新項目、查新項目管理幾個板塊（見圖3）。分為3個角色：業(yè)務管理員、財務管理員以及查新員。每個角色的功能不同，權限有所差別。業(yè)務管理員具備查新委托單審核、查新員課題量分析、查新課題分配、查新報告審核、查新課題統(tǒng)計分析權限，統(tǒng)籌管理查新業(yè)務流程中各個環(huán)節(jié)；財務管理員可進行繳費情況、票務信息管理，隨時了解用戶繳費與否、發(fā)票是否開具的情況；查新員只具備查新課題信息管理權限，可方便地對自己的查新課題進行查詢、下載、統(tǒng)計以及回顧，并將完成查新報告上傳。根據(jù)不同角色定制功能，互不干擾，統(tǒng)籌管理，優(yōu)化科技查新業(yè)務流程管理，節(jié)省人力資源，提高效率（見圖4）。

2.3 查新管理平臺流程操作（Where &How;）

1）申報：用戶申請委托，并在線填寫委托單，上傳。

2）初審：上傳的查新委托單進入業(yè)務管理員初審界面，經(jīng)過初審合格后進入等待付款階段。

3）繳費：用戶在系統(tǒng)上繳費成功，并填寫開票信息，選擇相應的發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票或增值稅普通發(fā)票），而后上傳至系統(tǒng)，便于財務管理員獲取信息。

4）分配：業(yè)務管理員根據(jù)系統(tǒng)中顯示的每個查新員業(yè)務量及相關專業(yè)背景介紹，分配給對應專業(yè)背景的合適的查新員，系統(tǒng)自動設定委托時間和完成時間。

5）接受委托：查新員接收查新課題，下載委托單進行科技查新，涉及分析項目背景、選擇相應專業(yè)數(shù)據(jù)庫、制定檢索策略、檢索分析等一系列過程，完成報告后上傳。

6）審核：業(yè)務管理員下載待審核的報告進行審核，并將修改意見上傳。

7）發(fā)布：查新員將審核后的報告再次上傳，發(fā)送至客戶郵箱并電話告知。

8）完成：用戶模塊顯示查新項目狀態(tài)為“待取報告”，可選擇自取或郵寄的方式領取查新報告，確認后查新項目狀態(tài)為“完成”。

3 結論

科技信息環(huán)境和用戶需求不斷提升的同時，也促進著科技信息服務機構不斷的創(chuàng)新和發(fā)展，天津市科學技術信息研究所查新檢索中心基于3W1H模式搭建了科技查新管理平臺（Where&How;），依托互聯(lián)網(wǎng)技術將委托用戶（Whom）、查新機構（Who）、科技信息服務高效地緊密聯(lián)系起來，流程式的界面符合大眾化的要求，使科技查新業(yè)務流程實現(xiàn)了信息化、自動化、規(guī)范化，既方便了用戶又減輕了查新機構管理人員的負擔，提高了工作效率，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的潮流下推動科技信息服務水平不斷升級提高。

參考文獻

[1]國務院關于加快科技服務業(yè)發(fā)展的若干意見[EB/OL].[2018-03-27].http：//www.gov.cn/gongbao/content/2014/ content_2775509.htm.

[2]韋益.新時期科技情報信息服務模式及管理探討[J].科學家，2017（12）：31-32.

[3]楊善林，羅賀，丁帥.基于云計算的多源信息服務系統(tǒng)研究綜述[J].管理科學學報，2012，15（5）：83-96.

[4]朱曉峰.知識管理研究綜述[J].情報理論與實踐，2003（5）：406-408.