高校科研檔案管理與服務(wù)研究

姜姍

摘 要：科研檔案是科學(xué)技術(shù)研究活動的真實記錄，具有支持科學(xué)研究、支持知識增值與創(chuàng)新、支持學(xué)術(shù)團隊建設(shè)和人才培養(yǎng)以及服務(wù)社會的重要功能，但是目前高校科研檔案管理與服務(wù)還存在著若干不足。文章研究了高校科研檔案管理與服務(wù)，為更好發(fā)揮科研檔案的功能與作用，科研檔案部門可以借助建立高校數(shù)字化檔案館、校園網(wǎng)站和社交媒體來完善其科研檔案管理與服務(wù)工作。

關(guān)鍵詞：科研檔案；檔案管理；檔案服務(wù)

科研檔案是指科學(xué)研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。科研檔案是科學(xué)研究活動的真實記錄，是科學(xué)技術(shù)儲備的一種形式，是一項重要的信息資源，是國家的寶貴財富。對于高校而言，科研檔案更是發(fā)揮著支持科研創(chuàng)新和人才培養(yǎng)等重要作用，因此必須對其進行有效的管理和進行多元化、創(chuàng)新性的服務(wù)，讓科研檔案適應(yīng)高校發(fā)展需要，在高校的各項科研和教育工作中真正起到積累、傳承和創(chuàng)新的作用。

1 科研檔案功能

1.1支持科學(xué)研究

科學(xué)研究是運用嚴密的科學(xué)方法，從事有目的、有計劃、有系統(tǒng)的認識客觀世界，探索客觀真理的活動過程‘1]，是運用科學(xué)的方法，產(chǎn)生新知識的、創(chuàng)造性的活動。高校科學(xué)研究離不開科研檔案的積累與開發(fā)利用，科研檔案的內(nèi)容記錄了高校學(xué)者在其研究過程中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，具有原始記錄性，是珍貴的第一手資料。對于高校而言，科學(xué)研究起源于問題，關(guān)注的是事實、經(jīng)驗與理論的相容性，以及理論對觀察的滲透，通過以往研究理論預(yù)測新事實的能力，高校科研檔案在本質(zhì)上就具有研究、探索和經(jīng)驗總結(jié)的性質(zhì)。尤其在當今信息社會和發(fā)達的技術(shù)條件下，科研檔案更是通過其真實、可靠的本質(zhì)屬性對高校的科研活動起到了不可替代的支持作用，有助于高校學(xué)者在以往科研的基礎(chǔ)上，來發(fā)現(xiàn)新問題，解決新的實踐困境，更新或重新闡釋舊的思想和理論，創(chuàng)建新的理論原則、方法和技術(shù)。所以支持高校科研是科研檔案最重要的功能之一，脫離了支持科研功能的科研檔案也就失去了存在的意義和價值。

1.2支持知識增值與創(chuàng)新

在信息技術(shù)飛速發(fā)展、知識創(chuàng)造加速的今天，高校的每一個學(xué)科都面臨著不斷進步與知識創(chuàng)新的迫切要求與現(xiàn)實壓力[2]。如果一個學(xué)科在新的社會背景以及技術(shù)條件下，不能及時發(fā)現(xiàn)新問題、開拓新思路、探索新方法、積累并創(chuàng)造新知識，那么這個學(xué)科很快就會衰落甚至可能消亡或被替代。而在支持高校各學(xué)科創(chuàng)新、發(fā)展方面，科研檔案有其特有的優(yōu)勢與作用。

通過開發(fā)利用科研檔案，使其內(nèi)容中的知識增值成為各學(xué)科發(fā)展、創(chuàng)新的基礎(chǔ)，其表現(xiàn)為科研檔案中的知識體系內(nèi)部各組成部分通過高校學(xué)者在其科研探索中的演進、派生、分化、相互耦合以及融合過程中所呈現(xiàn)出的知識價值增加的過程[3]。科研檔案支持知識增值的功能首先表現(xiàn)為通過科研檔案的開發(fā)利用，達到知識量的增加。科研檔案是定向積累的完整系統(tǒng)的、多層次的科研成果等內(nèi)容體系，通過開發(fā)利用在以往研究的基礎(chǔ)上，產(chǎn)生新的知識。其次，科研檔案支持知識增值的功能還表現(xiàn)為各學(xué)科知識體系內(nèi)知識質(zhì)量的提升，這是科研檔案支持創(chuàng)新和發(fā)展的最有利表現(xiàn)。在新的時代背景下，知識的更新速度在加快，高校科研檔案也需要適應(yīng)多變的社會實踐環(huán)境，支持各學(xué)科知識體系的增值與創(chuàng)新，創(chuàng)造新的理論與工具。

1.3支持學(xué)術(shù)團隊建設(shè)和人才培養(yǎng)

科研檔案中包含科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和各種載體的重要原始記錄、實驗報告、計算材料、專利申請的有關(guān)文件材料、設(shè)計文件、圖紙，關(guān)鍵工藝文件以及重要的來往技術(shù)文件等，這些檔案材料對于學(xué)術(shù)團隊的建設(shè)和高校學(xué)科人才培育具有重要作用。通過對高校中這些科研檔案的有效管理和開發(fā)利用可以進一步完善學(xué)科體系的發(fā)展、培養(yǎng)多層次的學(xué)科人才，通過對科研檔案研究的深入，帶動研究方法與思想創(chuàng)新，從而為高校各學(xué)科專業(yè)人才培養(yǎng)提供更堅實的知識準備、更優(yōu)秀的師資力量以及更優(yōu)質(zhì)的專業(yè)學(xué)習(xí)材料。

1.4服務(wù)社會功能

高校科研檔案中的很多內(nèi)容也是以現(xiàn)實問題為聚焦，這就決定了高校科研檔案具有突出的服務(wù)于實踐的品格。科研檔案作為科研活動的真實記錄和科學(xué)技術(shù)儲備的重要信息資源，其作用不僅是為了記錄知識，發(fā)現(xiàn)規(guī)律，更是為了服務(wù)社會，支持對更廣泛的工作實踐的借鑒和參考。沒有了服務(wù)于社會的作用，科研檔案也就失去了價值和發(fā)展的動力。隨著信息化、全球化時代的到來，社會對知識和技術(shù)的需求會越來越多，也會越來越復(fù)雜，因此，對21世紀的科研檔案管理與服務(wù)工作來說，必須深入實踐，更好地開發(fā)利用科研檔案中的內(nèi)容資源，才能更好地發(fā)揮高校科研檔案服務(wù)于社會的功能，保持高校研究與促進社會實踐發(fā)展之間的良性循環(huán)。

2 高校科研檔案管理與服務(wù)中存在的不足

2.1科研檔案管理能力和服務(wù)意識的欠缺

在管理上，存在不規(guī)范或者疏于管理的情況，關(guān)于科研檔案管理的規(guī)章制度也未能及時更新和完善。并且缺少具有專業(yè)素養(yǎng)人員對科研檔案進行規(guī)范化管理。在科研檔案提供利用方面，也存在服務(wù)意識不強，尤其是主動提供服務(wù)的意識的問題。科研檔案工作在本質(zhì)上就是服務(wù)的，科研檔案管理最終的目的也是科研檔案的提供利用，服務(wù)于高校教師、學(xué)術(shù)團體以及社會。科研檔案管理人員需要提高科研檔案的服務(wù)意識，明確科研檔案的功能和作用，以一個服務(wù)人員的姿態(tài)來服務(wù)于高校中各個群體和社會。

2.2科研檔案服務(wù)方式的欠缺

目前科研檔案的服務(wù)方式主要是傳統(tǒng)的服務(wù)方式，即科研信息的查閱服務(wù)，這在當今信息服務(wù)發(fā)達的社會條件下，無疑是單一和傳統(tǒng)的服務(wù)方式。在信息技術(shù)改變了檔案文件的記錄方式和載體、格式多樣化的前提下，高校科研檔案管理人員還應(yīng)該積極引入先進的信息服務(wù)方式，有效利用科研檔案人員的智慧，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)、移動設(shè)備和社交媒體，豐富科研信息服務(wù)方式，使學(xué)術(shù)團體和高校教師等人員可以更加方便、快捷地查詢和利用科研檔案信息。

2.3科研檔案館信息資源的不足

科學(xué)研究從科研準備階段一直到成果和獎勵申報階段這一完整的科研活動過程中，每一個階段都會形成具有保存價值的科研檔案信息資源。這些科研檔案應(yīng)該完整、齊全歸檔管理，但是在實際科研檔案管理工作中，經(jīng)常存在歸檔不及時、歸檔文件材料不齊全等問題，而且歸檔的載體主要是紙質(zhì)文檔，而特殊載體的歸檔較少。

3 高校科研檔案管理與服務(wù)的策略

上述高校科研檔案管理和服務(wù)中存在的問題，可以借助新的技術(shù)與管理理念的轉(zhuǎn)變與提升來解決和完善。充分利用高校科研檔案信息資源，將傳統(tǒng)的科研檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的科研檔案管理模式，最主要的突破點在于通過建設(shè)和完善高校檔案館網(wǎng)站以及建立高校科研檔案服務(wù)社交媒體平臺，來解決科研檔案管理與服務(wù)中面臨的問題。

3.1基于高校數(shù)字化檔案館完善科研檔案管理與服務(wù)

數(shù)字化檔案館是把檔案信息以數(shù)字化的形式存儲、處理和管理，通過信息手段實現(xiàn)檔案的服務(wù)職能。通過高校數(shù)字化檔案館的建設(shè)把不同載體、不同空間的科研檔案信息以數(shù)字化的形式保存在高校檔案館數(shù)據(jù)庫中，利用檔案信息管理系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)提高科研檔案的管理效率和及時提供利用，這是實現(xiàn)科研檔案信息的管理模式由傳統(tǒng)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵所在；同時高校數(shù)字化檔案館的應(yīng)用給己入館的科研檔案信息加了一道保險，入庫科研檔案的安全性多了一層保障，還有利于補充收集、保存一些未及時歸檔的有關(guān)高校科研活動的資料和電子文件，有條件的時候還能搜集一些科研檔案實物信息，這能有效拓寬科研檔案的收藏范圍，推動科研檔案信息資源建設(shè)。

科研檔案數(shù)字化管理借助現(xiàn)代信息技術(shù)，可以深入開發(fā)和利用科研檔案信息資源，實現(xiàn)科研檔案管理的自動化、科研檔案信息利用的電子化和網(wǎng)絡(luò)化，支持高校學(xué)術(shù)和科研活動的智能化決策，通過管理與服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變提高科研檔案接收、管理的效率和水平。

3.2基于校園網(wǎng)提供科研檔案服務(wù)

網(wǎng)站是信息時代提供信息服務(wù)的一種重要途徑，高校的科研部門可以借助校園網(wǎng)將各種應(yīng)用系統(tǒng)、科研檔案資源以及相關(guān)資源集成到校園網(wǎng)的信息管理平臺上，為高校各類用戶提供相關(guān)服務(wù)。著重加強內(nèi)容建設(shè)，提高服務(wù)能力，建立健全相關(guān)保障體系。首先，應(yīng)明確自身定位，豐富科研檔案的內(nèi)容資源。其次，保證校園網(wǎng)站提供科研服務(wù)的可用性、易用性和穩(wěn)定性，關(guān)注技術(shù)細節(jié)，努力提高科研檔案服務(wù)的影響力以及科研檔案利用的效率與效果。因此，借助校園網(wǎng)站，科研檔案服務(wù)的資源化、功能化建設(shè)至關(guān)重要。即從科研檔案的內(nèi)容層面來看，在建設(shè)的過程中注意對內(nèi)容的把控，要做到內(nèi)容完整、資源豐富、結(jié)構(gòu)合理，重視內(nèi)容的可用性和實用性；從科研檔案的功能實現(xiàn)層面來看，能夠滿足科研檔案各類用戶所需要的功能，實現(xiàn)科研檔案資源與用戶的對接。

3.3基于高校社交媒體平臺提供檔案服務(wù)

近年來社交媒體以其形式豐富、互動性強、渠道廣泛、覆蓋率高、推廣方便等特點越來越多地走入人們的生活和工作。相比傳統(tǒng)的單向傳播媒體，社交網(wǎng)絡(luò)信息碎片化。海量化、速度快、互動強，適合信息的流通。因此科研檔案服務(wù)應(yīng)適應(yīng)技術(shù)的發(fā)展，借助人們對社交媒體的高度認可和依賴，大力開發(fā)微信和微博用戶，了解各類科研檔案用戶需求與利用行為規(guī)律，通過建立官方微信公眾號等方式開展各類服務(wù)。目前檔案微信公眾號有上百個，這些公眾號會定期推送相關(guān)領(lǐng)域的檔案內(nèi)容，做到專業(yè)與趣味相結(jié)合，借助微信公眾號回答利用者的咨詢等，這些都為科研檔案機構(gòu)在社交媒體平臺上開展服務(wù)提供了豐富的實踐案例和經(jīng)驗。

[參考文獻]

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