福州植物園檔案管理現狀分析及對策

福州植物園 陳慧如

福州植物園原名“福州樹木園”，始建于1959年。 2006年由中共福建省委機構編制委員會批準，將福建省福州北峰國有林場、宦溪國有林場、福建省福州樹木園管理處合并重組為福州植物園，加掛“福州國家森林公園”牌子。其主要職責:開展植物引種馴化、花卉苗木培育、林業科普宣傳，負責森林公園建設、管理及園區森林資源培育保護。福州植物園既是群眾喜愛科普游覽勝地，又是研究、保護生物多樣性，開發植物資源的重要場所。因此，準確把握新時期植物園改革、發展的特點，分析當前檔案管理的現狀，找準存在的問題，積極探討解決問題的途徑，已成為實現福州植物園全面健康、穩定快速發展面臨的現實問題。只有實現檔案管理的辦公自動化，才能更好、更有效地進行檔案資源的利用和共享。

1 檔案管理現狀

隨著福州植物園不斷的建設發展以及北峰林場和宦溪林場的并入，其文書檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質量等。

我園1959年～1960年期間未對檔案進行整理歸檔，所以期間檔案數為0。從1963年起開始對文書檔案按年度—問題—保管期限進行立卷整理，截止至2008年12月，檔案總數1767卷，其中文書檔案312卷（1994年檔案未歸檔），會計檔案1455卷。文書檔案整理基本合格，但其中由于沒有制定相關的歸檔規定，加上管檔人員變動等因素，文件整理歸檔范圍不規范，很多檔案只根據管檔人員的個人判斷歸檔，使用查找一些重要檔案就相對困難復雜。1990年前會計檔案封存，1990年后整理合格及其他部分工程檔案。具體分析數據如下圖所示:

2 存在問題

2.1 檔案管理缺乏統一性。文書檔案管理一般由行政辦公室負責整理歸檔，沒有設置專門的檔案室。由于歷史的原因和行業管理的要求，一般只管理文書檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而人事檔案、科技檔案、會計檔案、工程檔案等分屬各個業務部門管理，在植物園內形成多部門管理各自檔案的混亂格局，缺乏檔案管理的統一性。

2.2 檔案管理制度不完善。檔案管理是一項技術性、專業性很強的工作，應定有相應的規章制度來規范。對應歸檔的材料信息內容界定不清，檢查督促考核落實不到位，檔案資料收集不全。在我園檔案管理中，涉及檔案管理的制度、職責較少，嚴重存在部分科室和職工無視檔案資料現象，使許多應納入管理的檔案資料未能納入。

2.3 檔案管理人員綜合素質和專業水平偏低。目前我園檔案管理人員多為兼職，一崗位多職，專業出身人員較少。文書檔案由辦公室檔案管理人員整理歸檔，各部門負責本部門檔案的收集、移交工作。這些檔案管理工作者幾乎都不是專業的檔案管理人員，也未參加過相關培訓，對檔案管理的基本知識、技能不精通，甚至根本不了解。這容易產生如檔案資料收集不及時、不完整等一系列的問題，影響檔案資料的利用。對檔案管理人員的培養和繼續教育沒有納入計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統的方法經驗上，管理理念和方法缺乏創新，檔案管理水平的滯后，致使檔案管理難以跟上福州植物園建設發展的步伐。

2.4 對檔案的重視程度不夠。從檔案管理內容看，檔案的形成、積累、管理與調用，都需要園領導和檔案人員及每一位員工不同程度的參與。然而事實上，大家都存在檔案意識不強的現象。有的部門只重視文書檔案，對科研、資源等方面需歸檔的材料，沒有及時移交歸檔，造成歸檔時不認真，重要資料流失，再用時難找，無法保證檔案的齊全和完整，致使檔案不能被有效利用，難以發揮其應有的只能作用。

2.5 現代化檔案管理手段應用較差。隨著科學技術的發展，計算機及網絡技術在檔案管理中的廣泛運用，管理手段不斷進步。而我園檔案大都停留在紙質檔案、鐵皮檔案柜保存的狀態。檔案管理基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。文檔的保存、共享、使用和再利用十分困難。工作進度慢，利用效率低，自動化成分不高。另外，在手工辦公的情況下，文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時找到，甚至找不到。2009年年末才開始采用計算機輔助管理檔案，但僅限于單機版操作，難以實現資源的共享。這一現狀與福州植物園的現代化發展差距甚大。

3 福州植物園檔案管理發展對策

3.1 調整管理思路，提高檔案管理的意識。加強檔案法的學習和宣傳，增強福州植物園全體干部、職工的檔案意識，特別是領導干部的檔案管理意識。領導重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議程，作為植物園重要內容來抓，與公園建設同步規劃、同步發展，使管理者、職工充分認識檔案工作的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系。

3.2 健全檔案管理制度，對各類檔案實行統一管理。建立科學的檔案管理體系，健全檔案收集管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著檔案管理手段的更新和管理水平的提高以及福州植物園自身的發展，必須建立與之相適應的、科學的檔案管理體系。通過建立檔案管理中心，明確職能，將各科室、各個門類、不同載體的檔案實行統一管理。明確本單位檔案的歸檔范圍、加強科研檔案的收集。要將福州植物園形成的音像信息資料、科研資料、科研成果、建設施工各種協議和合同及招投標文件等方面的材料，一同納入檔案收集管理的內容，認真落實好收集、管理制度。

3.3 提高檔案管理人員綜合素質，增強管理意識。文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業知識，開拓視野、優化知識結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統計和開發利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量。為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高檔案管理人員的知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。

3.4 利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解不同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確，影響案卷的質量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率，真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

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