事業單位檔案存檔工作新方法研究

邊琦

摘 要：事業單位的檔案存檔對單位的人員調配和篩選等具有較大的作用，同時影響著事業單位的發展，單位需要將檔案管理存檔工作不斷地進行完善和提高，以此來促進事業單位的發展。文章對事業單位檔案存檔工作進行了分析，并且提出新方法作為參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；存檔

隨著社會的發展，事業單位關于檔案的管理質量的要求也逐漸提高，檔案管理對檔案資料信息有著重要的作用，檔案的存檔作為檔案管理工作中的重要部分，需要將檔案的存檔管理進行不斷地完善，提高檔案的利用價值，對事業單位的效率的提升也有著很大的幫助，事業單位應該加強對檔案存檔管理的重視，對檔案存檔工作方式進行創新，這樣才能使檔案的存檔工作質量得到較大的提高。

1.事業單位檔案存檔工作的重要性

在新時代中，事業單位的檔案管理也是對人力資源的管理，由于檔案存檔會關系到事業單位中的每個工作人員，在事業單位的檔案管理上，工作的質量會與工作人員的能力有著密切聯系，事業單位在人員的分配時，會參考檔案的內容進行決定，所以檔案存檔對單位的每個人來說都非常重要。檔案的發展逐漸趨向于信息技術方面，這使檔案的管理方式更加便捷，在這種情況下，使用檔案進行單位人員的查詢了解更加容易，所以多數是以檔案作為參考。檔案中不僅包含一個人一直起來的生涯信息，還有獎勵懲罰等內容，作為直接判斷的依據，能夠具有很大的價值，事業單位的檔案存檔對人力資源的發展有著重要作用，所以事業單位的存檔工作需要不斷的提升。

2.事業單位檔案管理存在的問題

2.1 分配人員不合理

事業單位對于分配檔案管理工作者這方面存在一定的缺陷，檔案管理人員多是缺少專業能力或者對這份工作沒有興趣的人，這種現象使檔案管理工作的效率下降，人員的不穩定給檔案管理帶來了更加嚴重的影響，檔案管理缺少專業能力比較強的人進行負責，同時也沒有一個標準固定的流程，這使檔案出現丟失和雜亂等問題，對檔案管理的發展產生阻礙。

2.2 檔案管理缺少規范的制度

事業單位對檔案管理缺少一定的規范，這使檔案管理沒有明確的標準，事業單位對檔案管理的工作不重視，對相關的管理制度沒有進行補充完善，導致檔案管理環節中頻繁出現問題，在管理的質量上也沒有提高，這使事業單位的檔案管理工作進行的不順利，管理不夠嚴格規范，使檔案管理不能發揮作用。

2.3 檔案管理缺少技術應用

檔案管理沒有良好利用信息化技術，計算機能夠大大提高檔案管理的效率，事業單位沒有結合網絡技術來加強檔案管理工作，缺少技術應用性，使檔案管理不能依靠網絡信息技術得到更高的提升。

3.事業單位中檔案存檔工作的新方法

3.1將檔案的制度進行科學的制定和完善

第一，應該加強宣傳力度，擴大宣傳范圍，使社會各界人士都能夠遺失到事業單位存檔工作的重要性，樹立檔案存檔意識。第二，各級部門的責任人也應該加強檔案存檔的意識，保證在事業單位中建立完善的管理存檔系統，以此滿足事業單位內部發展的需要，同時應該按照檔案的類型與特殊性來明確與歸檔有關的規定或者制度，以及原則等，合理分工，明確職責，保證操作的可行性，確保每份檔案中的信息完整，并且能夠及時歸檔。

3.2 全面加強檔案登記、整理、保存以及使用制的管理

應該按照相關的規定和標準，進行對檔案的存檔工作，同時還需要事業單位做好存檔管理中保密工作。在此過程中應該確保辦公室、整理室、閱覽室與庫房相分離，不相關的人員不能進入庫房，在庫房中也不能儲存與檔案無關的物品，嚴禁明火。同時管理人員還應該加強對檔案管理技術的研究，不斷更新管理方法、保密技術等，個人不能擅自取走檔案，如果發現違法使用的現象，應該根據相關的法律進行處理。并且，還需要制定檔案使用時間、流程等，以此提高檔案存檔的水平。

3.3提高檔案存檔的數字化管理

檔案的存檔過程中，需要數字化技術來提高質量，事業單位在選擇技術的時候應該針對檔案的特點來進行應用，然后利用數字化軟件等將檔案的資料轉換成數字化內容，便于保存和利用，并且將檔案合理清晰的分為不同的目錄，在系統中可以快速查詢，加快了檔案工作的效率，加強數字化技術的應用能力，提高檔案存檔工作的質量。

3.4 培養檔案管理人員的能力

對檔案管理人員進行系統的培訓，采取有效合理的培訓內容進行課程的講授，配備專業的檔案管理者來作為講師，然后開展相關的活動來提高人員的積極性，將檔案管理工作人員的能力通過實踐提升上來，加以獎懲條件，以此來提高工作熱情。

4.結語

事業單位的檔案對單位以及個人的發展都有著重要的作用，需要將檔案管理工作從根本上分析原因，然后采取合理有效的方法來進行加強，建立完標準的制度，提高檔案管理人員的能力素質，利用網絡技術來提升效率，對檔案管理的發展有著重要的意義。

（作者單位：山東博物館，山東 濟南 250014）