淺析高校檔案信息化建設存在的問題及策略

劉思瓊

摘要信息技術的迅速發展和廣泛應用，給檔案管理工作帶來了機遇和挑戰。傳統的檔案管理模式已難以適應形勢要求，改革檔案管理的機制與手段，加快檔案信息化建設進程已成為當前檔案管理工作的重要課題。本文首先闡述了檔案信息化建設的優勢和必要性，其次分析了在進行檔案的信息化建設中存在的問題，并且提出了加強檔案信息化管理的策略。

關鍵詞檔案信息化建設問題對策

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A

計算機與互聯網技術的發展，為檔案信息化建設提供了良好的技術支撐。作為一種傳遞信息、交流情況、商洽工作的重要途徑，檔案工作在學校的眾多工作中顯得尤為重要。為了適應信息時代發展的新要求，各學校要全面的理解檔案信息化建設的基本內涵，明確自己在檔案信息化建設中所面臨的問題，進而制定出多角度多層次的，可以加強檔案信息化建設進程的有效策略。

1檔案信息化建設的概述

1.1檔案信息化管理的優勢

隨著我國信息技術的發展，計算機在各種領域得到廣泛應用，利用計算機對學校檔案進行管理已經是時代的必然。針對傳統檔案管理存在的不足，提出建立現代化學校檔案管理系統有著重要的意義。目前，信息化管理的現代師生檔案管理系統不僅能夠迅速處理和存儲信息，而且還可以隨時查閱，進而大大節省了人力，降低了檔案管理的成本，使得檔案管理工作的效率得到提升。檔案管理系統的存儲容量很大，可以對歷屆學生的檔案通過電腦文字處理軟件進行存儲和分類，進而方便今后的查閱和運用。在信息技術日新月異地向前發展的今天，世界各國都把信息使用放在重要位置上，師生的檔案工作也不例外，在檔案管理工作中，網絡技術和辦公自動化的運用越來越普及。

1.2檔案管理信息化的必要性

目前，檔案管理信息化的建設是很必要的，主要體現在以下兩個方面：一方面，有利于檔案的長期保存，減少紙質資源的浪費。傳統的紙質檔案存放時間久了，有可能損壞、霉變、老化等，而這種無紙化的流轉，既避免了傳統紙質傳遞帶來的一些問題，也大大減少紙質資源的浪費。另一方面，有利于資源共享，提高檔案管理的工作效率。可以把學院各個部門的信息資源及各種渠道的紙質檔案通過統一的信息化管理系統整合起來，實現信息共享。檔案查詢者可以通過網絡對信息資源進行檢索查詢，節省人力物力，加快文書的流動性，提高文書的利用率，提高工作效率。

2檔案信息化建設存在的問題

2.1對檔案信息化建設的認識不到位

隨著信息技術的不斷發展，尤其是信息技術在高校的廣泛應用，使學校的檔案建設工作日新月異，并由傳統單一的紙質實物檔案管理向現代化的電子信息檔案管理轉型。但是，目前還是有很多的檔案管理者沒有全面認識檔案的信息化管理工作，還是在運用傳統的檔案管理模式，沒有跟上時代的腳步。并且很多學校的檔案管理信息化建設一直沒有得到充分的重視和支持，沒有意識到檔案管理部門對于學校的教學、科研和人事管理工作的重要性。

2.2檔案信息化基礎設施配置不夠完善

檔案信息化基礎設施中，硬件設施主要包括計算機、打印機、復印機等，軟件設施包括檔案信息數據庫，檔案信息處理系統及相關軟件和程序等，這些軟硬件設施是檔案信息化建設能夠開展的必備條件與基礎。目前，各學校設置的檔案管理信息化的基礎設施和配置水平不夠高，需要進一步完善。部分學校只是為檔案部門購買了幾臺電腦，而有的學校檔案部門則沒有經過分析和研究學校檔案管理的規模就購買了很多軟硬件設備設施，造成了財力和資源的浪費。因此，在推進檔案信息化建設過程中，首先要科學合理的規劃設備配置的規模和數量。

2.3信息化系統安全保障體系待完善

檔案管理信息化過程中，產生了大量的電子文件，這些電子文件本身除了方便流轉和共享的優點外，同時也有缺點，比如，文件內容容易修改、復制、刪除等，這就使得一些機密文件可能會出現外泄或損毀。當信息化系統遭到黑客攻擊或是電腦中毒的時候，這些電子文件就有被篡改，進而影響到檔案資料的安全。所以建立一套完善的安全保障體系是十分必要的。

3推動檔案信息化建設的策略

3.1強化檔案信息化建設的意識

在高等教育現代化進程中，檔案信息化建設工作占據十分重要的地位，同時是提升教育質量的保障。因此，提高檔案管理信息化建設的意識，樹立先進的現代化檔案管理理念至關重要。學校領導需要關注檔案部門的工作，為檔案信息化建設作出科學合理的發展規劃與布局，在資金和政策方面加強對檔案信息化建設工作的支持。

3.2建立檔案管理信息化系統安全保障體系

為了保障檔案管理信息化系統的安全，學院要做好安全技術的推廣，提高管理者的安全意識。第一，在內網和外網之間，設置物理隔離，隱蔽IP地址，設置有認證機制的防火墻，保障內外網信息的隔離，防止信息化系統受到攻擊；第二，管理者要做好權限的控制，避免機密文件的泄露，按要求做好保密工作；第三，要做好硬件設備的更新和維護，定期檢查設備，避免因為設備的老化或是毀壞而影響到檔案的保存。

3.3加強檔案信息化標準和規范建設

在現代網絡環境下，檔案管理的標準和規范是非常重要的，同時也是檔案信息化建設的重要基礎工作。如果檔案數據標準不統一，會對數據的采集、加工、保存及以后的信息共享帶來問題，為此教育部制定了《教育管理信息化標準》加以保障。

4結束語

對于學校檔案工作理念及傳統的工作模式來說，檔案信息化建設的實施是一場徹底的改革，在計算機普及與辦公自動化實現的基礎上，學校各部門大量的紙質版文件逐步過渡為電子文件，檔案的形式也由單一的紙質文件向電子文件、光盤、磁盤等作為信息存儲載體的機讀檔案過渡。因此，為了保證檔案信息化建設的順利進行，學校需要從多方面入手，對信息化過程中所出現的問題制定出相應的應對策略，在工作中積極與其它業務部門進行溝通交流，把檔案館建設成為學校的信息資源共享中心。

參考文獻

[1]林燕卿.高校文書檔案管理信息化建設存在的問題及對策研究——以泉州經貿職業技術學院為例[J].江西電力職業技術學院學報,2017,30(01):48-50.

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