企業單位檔案管理創新與改革探討

王萍

【摘 要】檔案的管理工作對企業單位的發展與壯大起著至關重要的作用。因此，論文通過對目前企業單位檔案管理中存在的弊端與問題進行分析，系統論述了企業單位檔案管理創新與改革的必要性。并提出了相關的優化措施與創新策略，為日后企業單位的檔案管理工作提供了相對的參考建議。

【Abstract】The management of archives plays a crucial role in the development and expansion of the enterprise units. Therefore，through the analysis of the drawbacks and problems existing in the archives management of enterprise units， the paper systematically discusses the necessity of innovating and reforming the archives management of enterprise units. The related optimization measures and innovation strategies are also put forward， so as to provide relative reference suggestions for the archives management of enterprise units in the future.

【關鍵詞】企業單位；檔案管理；改革創新

【Keywords】enterprise units； archives management； reform and innovation

【中圖分類號】G275 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）05-0001-02

1 引言

隨著我國企業單位經營理念逐漸向市場經濟化轉型，追求經濟效益的同時忽略了檔案管理工作的重要性，造成現階段企業單位檔案管理工作中存在諸多問題，本文通過對其問題與缺陷進行客觀剖析，并總結出相應的改革措施。運用科學、合理的創新理念與管理模式，有效維護鞏固企業單位檔案管理工作的順利開展，為企業單位的發展壯大奠定堅實的保障基礎。

2 企業單位檔案管理中存在的問題

2.1 企業單位檔案管理人員綜合素質較低

企業單位檔案管理是一項系統、科學且要求綜合素質較高的具體工作流程。所以要求企業單位檔案管理人員必須具備有一定的業務能力與職業修養。由于我國當下企業單位檔案管理人才相對匱乏。諸多企業單位檔案管理還處于較為傳統的管理模式當中。對相關人才的培養力度不夠，其任用選拔方式還處于相對落后的機制之中。部分企業單位管理人員自身專業與自身工作所需完全不符，進而在實際工作中出現較大的管理問題。如在檔案材料分類與鑒別方面，無法明確對檔案材料種類與歷史年份準確掌握了解，大大影響了歸檔進度與資料整合。另外，對上級所需相關檔案資料不能及時地提供交出。在鑒別具有一定專業性、年限性的檔案時，由于自身綜合素質水平較低，無法準確判斷出該檔案的時效性與可用性，進而對下一步工作開展造成了較大影響。最后，企業單位檔案管理工作人員新老交替現象頻繁，在新老交替交接時缺乏一定的傳幫帶效應，造成了青黃不接、工作癱瘓等負面現象。進而導致新員工企業單位檔案管理業務技能與綜合素質偏低，造成了提供數據不準確與材料分類混亂等現象，嚴重影響了企業單位檔案管理工作的順利進行[1]。

2.2 企業單位檔案管理技術落后

現階段，我國部分企業單位檔案管理技術落后。由于歷史原因，我國部分企業單位檔案管理工作一直使用紙張記錄管理。紙張記錄管理模式弊端較多，其中最大的原因是造成檔案的丟失與損壞。同時，經過長時期歲月沉積對保存紙張的質材與墨跡會造成一定的脫落與模糊，進而造成了檔案資料記錄數據的不清晰與不準確，直接影響了企業單位檔案管理工作的正常開展。雖然有部分企業單位已經實踐了現代化網絡信息管理模式，并已經通過相關數據庫技術，能夠更為清楚準確地掌握相關檔案資料的基本信息。但是卻沒能建立更為先進的聲像檔案管理系統。因此，導致了企業單位檔案資料缺乏相對的立體性與形象性，同國內外先進科學的檔案管理技術還存在較大差距。

2.3 檔案管理人員配置不合理

在企業單位檔案管理工作人員的配置方面，缺少一定專業的檔案資深管理人員。部分企業上層決策者對檔案管理工作不夠重視，單一片面地認為企業單位檔案管理工作“無關緊要、可有可無”，認為既不能主導日常生產，也不能提高經濟效益。因此，對企業單位檔案管理部門中人員進行大批裁員，進而導致了企業單位檔案管理工作效率的降低，甚至使其部門機構形同虛設[2]。另外，一些企業單位的檔案管理人員猶如庫管人員，主要負責大門鑰匙的保存，與簡單的資料查詢工作。因此，造成了企業單位檔案管理工作長期處于原地不動的狀態。整理信息與資料歸檔長期無人問津，對企業單位檔案管理造成極大的負面影響。

3 實現企業單位檔案管理創新的策略

3.1 加強管理人員水平能力創新

各企業單位應該樹立“人才第一、與時俱進”的內部培養理念。通過外部引進與內部培養的方式，對管理人員的相關專業能力水平標準評價進行改革創新。從多方面加大對企業單位檔案管理人員的培訓力度。結合自身企業單位的實際情況，定期開展檔案管理知識方面的培訓與主題活動，并建立相應的考核機制，采用優者獎勵與劣者淘汰的方式。通過對專業檔案管理知識的考核，系統、科學、合理的錄用檔案管理人才的選拔，對其成績優異者應該給予一定的經濟獎勵，對于成績一般的人員應該給予大力鼓勵，使其能夠更好投入到學習培訓中去。另外應該引進國外先進的檔案管理理念與教學模式，通過創新理念與創新模式的有效結合，形成一套獨特的檔案學習培養模式，在新穎的教學培養模式下，不僅調動了培訓員工的積極性，更對提高檔案管理培訓的效果與目的起到一定的積極影響[3]。

3.2 加強檔案管理技術的創新

針對部分企業單位檔案管理技術與硬件設備落后陳舊的現狀，加大對現代化檔案管理技術與設備的引進勢在必行。部分企業單位檔案管理工作依舊采取傳統的紙張記錄方式，這種方式不僅陳舊落后還極容易造成檔案的損壞與丟失。隨著網絡信息時代來臨，加大對檔案管理技術的創新是其當下提高檔案管理的必要措施。在網絡信息時代的大背景下，運用計算機、掃描儀、服務器等先進設備，建立完善、科學的檔案管理數據庫，可以對檔案資料進行準確的分類與查詢，大大節省了工作時間，并提高了檔案管理的工作效率。同時，積極引進更為先進的聲像技術，可以更為立體化地體現出企業單位檔案資料的基礎信息，對捕捉檔案對象的生動性與形象性十分重要。因此，通過對檔案管理技術與模式的創新，可以更為清晰、準確、高效地對檔案資料進行掌握與處理[4]。

3.3 合理配置相關專業的管理人才

首先，應該加強企業單位上層決策者對檔案管理工作的重視程度，樹立“檔案管理、關乎全局”的主觀意識。“火車跑得快、全靠車頭帶”形成由上至下的工作態度與行動落實。切實把企業單位檔案管理部門的人員配置落實到實處。應該利用創新理念與管理模式對其檔案管理人員進行合理配置。首先應該成立相對獨立檔案管理機構。合理規劃優秀檔案管理專業人員的投入數量，使其可以在自身崗位發揮較大的實質作用。逐一完善落實相對檔案管理人員的工作責任，從檔案的管理、歸檔、查詢、保管等諸多方面細致分工，做到人盡其責[5]。最后，對那些非檔案管理專業的人員應該進行及時清除，對工作人員的把控應該做到“求精不求多”，對檔案管理人員數量的把控應該進行合理定量與配置，使其企業單位檔案管理工作可以順利開展與實施。

4 結論

檔案管理工作對我國企業單位的發展與經營影響頗大，由于我國企業單位受計劃經濟體制影響較深，在檔案管理工作方面存在諸多問題與弊端。從人員的配置、管理的模式與人員的技能等三方面深化剖析，結合現階段我國企業單位實際現狀，對其檔案管理工作進行科學、合理、系統的創新與改革，為企業單位未來的發展與提升奠定堅實的保障基礎。

【參考文獻】

【1】夏楓.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].企業改革與管理，2017，12（18）：1112-1113.

【2】王玲玲.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].辦公室業務，2017，23（12）：174-175.

【3】楊虹.對事業單位檔案管理的創新思路的探討[J].科技資訊，2017，23（34）：125-125.

【4】王璠.關于新時期事業單位檔案管理創新思路的思考[J].改革與開放，2016，56（10）：124-125.

【5】趙麗波.事業單位檔案管理創新與改革的新思路[J].農村實用科技信息，2017（511）：61-61.