固定資產設備二維碼標簽制作研究與應用

楊寧，張榮鳳，李鵬，郭歡

（北京航天長征飛行器研究所,北京 100076）

我單位固定資產標簽因帶有LOGO、格式特殊、種類多、批量較小等特點，以往在外協單位使用打印的方式制作，流程多、周期長，出現遺漏和差錯不容易發現，特別是在應急使用時工作比較被動。通過對現有的資產標簽和通用辦公軟件、打印設備的研究，提出了一種快速制作二維碼標簽的應用方案。

1 二維碼設備標簽的制作需求

根據我單位近年的資產標簽的情況，對二維碼設備標簽的制作要求如下。

自動生成二維碼圖片。為方便設備盤點和出入庫管理，在設備標簽中采用二維碼，方便使用掃描槍進行出入庫和盤點管理。

適應多種標簽格式。我單位根據固定資產類別有多種格式的標簽，包括普通儀器設備標簽、涉密資產標簽、大型設備標簽、小型資產標簽等多種專用標簽格式，因此需要有靈活的自定義模板功能。

操作簡單通用化。一般情況下我單位每次打印幾十張標簽，1年打印幾百張標簽，多的時候一次打印幾百張標簽，1年打印幾千張標簽。因此最好使用通用的打印機和打印軟件，操作過程應簡單易懂，同時需要兼顧打印效率。

滿足排版打印的特殊要求。標簽需要帶有帶企業彩色logo；常用標簽尺寸相對于常用A4紙張很小，需要能夠實現自動排版，節約標簽紙張。標簽紙張需要適應一定的高溫，避免粘貼在計算機服務器等發熱量大的設備時標簽翹邊或脫落。

2 二維碼標簽制作方案

2.1 總體技術方案

總體思路是標簽模板設計和打印軟件使用office等常用軟件制作模板并進行數據關聯，使用免費軟件生成二維碼圖片軟件，采用通用的噴墨打印機將標簽排版后打印到A4幅面的不干膠紙上。流程如圖1所示。

圖1 二維碼標簽打印制作流程

2.2 打印設備及紙張選型

傳統的標簽打印一般采用專用標簽打印機和配套標簽軟件，成卷打印的方式。如果標簽帶有彩色文字和圖片，一般先成卷印刷后套打文字，字體顏色為色帶顏色。本方案中使用通用打印機打印標簽。

目前市場上彩色打印機主要分為激光、噴墨、熱升華等多種類型，其中激光打印機和噴墨打印機的使用率都很高，都可以滿足標簽打印的基本要求。綜合考慮打印設備采用通用的普通彩色打印機，另外不干膠標簽紙厚度一般是普通紙的2～3倍，因此需要選用可使用厚紙的打印機型號。

針對噴墨、激光等不同類型的打印機，需要選擇對應類型的不干膠標簽紙，目前國外廠家的材質的性能較好，考慮到標簽的粘性和耐熱性，目前應用較多的有類似薄塑料的PVC紙，綜合性能較好的PET紙。

2.3 打印軟件選型

目前我單位標簽制作通過外協單位使用Word模板的方式，需要逐個復制粘貼標簽信息。這種方式首先從管理流程上復雜，周期很長，實際制作時工作量很大，非常容易產生差錯。這種方式制作的標簽不支持帶二維碼圖片。

計劃使用Word定制標簽模板樣式，從Excel中關聯讀取設備信息。在使用時先編輯好Excel數據文件，結合免費的二維碼生成工具將設備信息批量生成二維碼圖片，然后使用Word的郵件合并功能批量打印，實現可自動排版的二維碼設備標簽的快速制作。

3 二維碼標簽制作過程

經過多次實驗，找到一種制作設備標簽的可行的方法，可利用現有設備和軟件快速打印生成各類設備標簽。

3.1 定制模板文件

需要預先定義的模板文件包括Excel數據源文件和Word標簽模板文件兩個文件，然后在Word模板文件中定義數據的關聯關系。

3.1.1 定制Excel數據源文件

Excel數據源文件，是指包含需要打印標簽的設備信息的Excel文件。定制Excel格式的數據源文件比較簡單，確定規范統一格式的Excel設備信息文件。

定制標準的數據源文件最關鍵的一點是保證正確的標題格式。Excel文件的第一行相當于數據的標題行，因此不要在第一行寫文件標題，標題字段最好不要有空格，順序沒有關系。從Excel文件的內容區看，最基本要求是不能有空行（否則會打印出空白標簽），當然不能有合并單元格。

如果打印帶二維碼的標簽，需要在Excel文件中增加一行二維碼條路徑列，按照規則填寫對應的二維碼文件，注意文件目錄需要用雙斜線隔開。

3.1.2 定制Word模板文件

Word格式的標簽文件定制是實現自動排版最關鍵的步驟，包括三部分內容：標簽文件的頁面設置、標簽外觀和尺寸、標簽整體的對齊方式和版式。

首先，需要確定打印模板的頁面設置。經過多次驗證，我們發現使用郵件合并打印時，打印后的文件將會繼承模板頁面設置、標簽版式的設置信息。因此將小標簽的模板幅面定義A4紙張。

標簽模板的定制方法與后續的打印排版密切相關。Word郵件合并后，自動采用分節符將每個標簽隔開。因此需要采用替換分節符的方式打破一頁一個標簽文件的限制，實現一行一個標簽文件，然后進一步實現一行多個標簽的自動排版。主要技術方式有三種：使用分欄+連續的分節符，并調整分欄間距；按單個標簽定義表格虛框占位，并整體設定表格的版式；按單個標簽定義文本框并設置版式，標簽以表格的形式嵌入到文本框中。經過驗證，第一種方式分欄+連續的分節符，分欄精度差，不容易操作；第二種方式帶虛框的表格，表格間隙調整和拆分困難；第三種標簽文件定義為文本框內嵌表格的方式，通過調整頁面設置、文本框大小、文本框版式和對齊方式等參數，可以在Word中比較完美的實現打印后標簽文件的自動排版工作。

單個標簽的一般使用文本框內嵌入表格的方式。首先定制對應的文本框，尺寸比標簽表格尺寸略大5mm，主要目的是方便排版和調整標簽之間的行列間距，可將文本框線條顏色定義為透明，方便裁剪標簽，然后在文本框內插入表格，用表格繪制準確尺寸的標簽模板，包括框線線行設置、文本設置、企業logo等。

標簽文件的對齊方式和版式設置非常重要，調整文本框的版式和對齊方式是實現標簽打印的排版優化的關鍵點。選中標簽文本框，點鼠標右鍵，設置文本框格式→版式，選擇嵌入型；右下角“高級”設置中，文字環繞的版式，也是選擇嵌入型。這樣設置后，如果水平方向位置足夠，文本框標簽會向自動右側方向排，如果水平空間不夠則會自動換行。

最后，結合標簽模板的文本框的尺寸的調整，對打印頁面設置進行聯合調整，以獲得最合理的頁面邊距和文本框尺寸。

3.1.3 關聯模板和數據源

Excel數據源模板和Word格式的模板定義好后，將Excel數據關聯到模板中。

首先關聯數據源文件，通過下拉菜單郵件－選擇收件人－使用現有列表，選擇已經定義好的Excel數據源文件以及對應的sheet。如果有多個不同大小（格式）的標簽，建議Word格式的標簽模板可以分為多個Word，關聯使用一個同Excel文件的多個sheet作為數據源，可減少模板數量。

然后在Word格式的標簽模板文件中關聯Excel對應的數據sheet。在關聯好數據表后，使用“插入合并域”的功能，關聯該數據標的屬性字段。標簽模板文件中出現類似“?資產編號?”的字符，這實際是Word自動定義的域。字體與定義的一致，可以復制域文本轉移到其它位置，也可以使用預覽功能顯示最終結果的樣式。

由于Word標簽模板記錄的是數據源文件的絕對路徑，無法記錄相對路徑，因此應先把使用目錄規劃好，再定義關聯關系，數據源文件不要隨便更換目錄。否則即使數據源文件模板文件在同一目錄，Word也找不到，還需要再次重新定義關聯關系。

定制好Word標簽模板和Excel標簽數據源，可使用模擬數據進行標簽生成和打印排版等功能測試，調試完成后固化模板。

3.2 標簽制作打印

制作二維碼的資產標簽主要包括三個步驟，將資產信息填寫到Excel數據源文件，用二維碼工具批量生成二維碼圖片，使用Word郵件合并功能排版打印。

3.2.1 填寫Excel數據源文件

打開Excel格式的標簽數據源文件，按格式逐行填寫（或粘貼）標簽的信息，參考圖2標簽數據源文件示例，規則表格無空行。

3.2.2 生成二維碼圖片（圖3）

使用免費軟件二維碼生成器ZZY．QR批量生成二維碼圖片。一般取設備編號作為生成二維碼編碼即可，可根據標簽的實際尺寸調整模塊大小。另外在二維碼中央可加入企業logo圖片。

圖2 標簽文件外觀示例

圖3 生成二維碼

打印資產標簽時，需要使用此軟件批量生成二維碼編碼的功能。從Excel文件中復制設備信息直接粘貼到編輯框即可，一行信息生成一個二維碼圖片文件，按照指定的前綴命名規范保存到指定的的路徑。

3.2.3 生成Word標簽文件（圖4）

打開Word格式的標簽模板文件，利用Word郵件合并的功能，自動生成標簽文件。選擇下拉菜單“郵件”，“完成并合并”－“編輯單個文檔”。系統根據關聯的Excel數據源文件信息，自動新建一個文件名為“信函xx”的Word文件，包含一組用分節符隔開的標簽文件。

打開標簽模板文件時，如果數據關聯正常，會提示“是否運行sql命令”，選“是”。如果沒有出現此提示，一般是數據源文件的絕對路徑變更，需要“使用現有數據源”手工關聯Excel數據源文件對應的sheet。

使用郵件合的“編輯單個文檔”功能生成全部標簽文件，標簽是一個個的分節符隔開的，一頁只有一個標簽，還需要進一步完成標簽的排版優化。查找替換文件中的分節符（^b），將分節符替換為空。由于預先設置好了單個標簽文件的頁面邊距、標簽對象的對齊方式和版式，標簽會自動先橫向排版，滿一行后自動排下一行。標簽中的二維碼圖片經常不會自動更新，需要點中圖片后按F9刷新圖片。

4 應用效果

使用Word和Excel相結合的方制作二維碼設備標簽，與傳統的標簽打印機的方式相比有很多優勢。

圖4 生成Word格式的標簽文件

操作方便易學。特別適合多種規格的標簽尺寸定制和調整。對于大部分操作人員來說，只需要新掌握Word郵件打印功能、替換分節符號的方法，很容易上手。對于超長名稱的設備，也方便手工調整。

制作周期短。采用了自主打印標簽的方式，方便隨時打印標簽。例如在設備領用的同時，可以及時打印設備標簽。可以明顯縮短標簽制作周期，有助于優化設備管理流程。

數據準確性提高。模板文件和數據源文件關聯，不需要重復錄入，數據準確性大大提高。以往采用Excel文件向Word文件粘貼的方式錯誤率很高，可能因串行、漏行等原因造成數據錯誤。

制作費用低。以往委托外協單位制作，采用大量的人工操作，標簽的制作成本較高。利用通用的打印設備，通過數據自動關聯和自動排版技術的應用，不需要新的軟硬件投資，使得設備、打印耗材和人工費用都得到很好的控制。

保證了數據安全。設備和資產信息一直在單位內部流轉，充分保證了數據的安全性，避免某些敏感的設備信息的泄露。

5 結語

使用Word和Excel相結合的方式，可以方便的制作二維碼設備標簽，實現標簽信息的及時更新。標簽模板定制靈活，不但可以用于各類資產標簽的打印，也可用于人力、檔案等包含圖片的標簽和文件的批量制作，含對應圖片和二維碼的請柬、門票、參賽證等，可以大大提高工作效率。

[1]郭曉莉．“郵件合并”輕松搞定成績通知單——Word2010實用功能 [J]．信息與電腦 (理論版 )，2015．1：16-18．

[2]張景川．Excel2010數據表與Word2010郵件合并在學生成績通知單制作中的應用[J]．山西煤炭管理干部學院學報 ,2015．2：180-182．