新時期人事檔案管理信息化建設的分析

趙桂光

摘 要：信息技術在各個領域都有廣泛的應用，信息資源對于企業的發展具有重要的意義。在新時期，加強對人事檔案管理的信息化建設，有利于提高人事檔案信息的共享性，使人事檔案信息的查詢更加方便，還能將更多的人事檔案資源開發并利用起來，為企業的發展創造條件。本文對人事檔案管理信息化建設的作用進行分析，并就新時期提高人事檔案管理信息化建設的途徑進行探討。

關鍵詞：人事檔案管理 信息化建設 策略

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）04-00-01

一、人事檔案管理信息化建設的作用

1.有利于提高人事檔案信息資源的共享性

在新時期，信息資源已經成為企業間相互競爭的重要戰略資源。而企業的發展離不開人力資源，人力資源管理工作的重要內容之一就是對企業員工的檔案進行管理。對人事檔案管理進行信息化建設，能夠幫助企業更加全面的了解每一位員工，將人才的價值充分的挖掘并發揮出來，并提高這些資源的共享性，從而推動社會主義現代化建設。比如，將人事檔案統一儲存在信息化管理平臺上，與其是一些可以公開的人事信息，可公開發布在平臺上，讓每位員工都能通過平臺看到。而企業的管理人員可以從平臺上看到每位員工的個人信息，有利于其發現每位員工的優勢，為其安排更加合適的崗位，使其在該崗位上創造出更多的價值。

2.有利于更加方便的查詢人事檔案信息

在以往的人事檔案管理工作中，當需要查詢某員工的信息時，會花費比較多的時間才能查閱到相關的檔案。而通過信息化的手段對人事檔案進行管理，利用計算機對檔案信息進行集成處理，可提高數據處理的實效性，還能縮短查閱時間，使查閱流程得到簡化。因此，通過實現人事檔案信息的數字化、電子化等，可使人事檔案信息的查詢工作更加便捷。與傳統的紙質檔案管理方式相比，信息化管理方式更加有效，還能將檔案的價值更好的發揮出來。比如，將員工檔案整理成電子檔案，通過信息化管理平臺對電子檔案進行管理。當某個部門的管理人員在獲取權限后，想要查詢某位員工的個人信息，就可以直接在管理平臺上輸入關鍵詞查詢，且查詢到的信息也比較準確。

3.有利于提高檔案資源的開發和利用效率

利用計算機對人事檔案進行管理，可以提高人事檔案資源的利用率，還能使人力資源管理人員開發出更多有用的資源。人事檔案是人力資源管理的基礎，也是實施人力資源管理工作的依據。加強對人事檔案管理的信息化建設，可以實現人事檔案資源的高度集成。而提高資源的集成度，能夠使人事檔案管理工作更好的適應新時期的發展要求，使企業更好的適應社會的發展，從而推動我國的經濟發展。所以，在企業人力資源管理中的人事檔案管理工作中，要注意提高其信息化水平，將人事檔案資源的價值充分的開發出來。

二、新時期人事檔案管理信息化建設的途徑

1.加強人事檔案管理的基礎建設

為提高人事檔案管理的信息化水平，首先應做好其基礎建設工作，為人事檔案管理工作創造有利的條件。比如，建立信息化的人事檔案管理平臺，將人事檔案的電子檔案保存在平臺中。而在建設平臺的時候，要制定嚴格的標準，并引進相應的信息化設備。而在對紙質檔案進行管理時，應控制好庫房的溫度和濕度，并將所有的檔案轉化為電子檔案用以備份。加強對網絡中心機房、服務器的管理，建立起電子檔案庫房，引進相應的防靜電設備和防磁設施，以提升人事檔案管理的技術水平，使人事檔案資源的安全性得到保障。在對檔案進行管理時，要先對庫房劃分區域，并將檔案分類，保存在相應的區域內，使人事檔案管理更加規范化。

2.提高檔案管理人員專業水平

要提高人事檔案管理的信息化水平，應注意提升檔案管理人員的專業素質，使其能夠利用專業知識對人事檔案實施管理，并在管理過程中將人事檔案資源的價值開發出來，為企業的發展做出貢獻。比如，企業應該為人事檔案管理人員提供專業、系統的培訓，使其能夠學習到最新的檔案管理知識，并能將信息技術、計算機技術等運用到人事檔案管理工作中。通過對網絡化管理技術的運用，提高新使其人事檔案管理工作的效率，為企業的長遠發展奠定基礎。同時，在培訓過程中要讓管理人員熟悉與人事檔案有關的法律法規，以增強其責任心，使其能夠自覺的遵守相關規定。由于檔案管理人員在人事檔案管理工作中占據著重要地位，因此，需要培養他們高度的敬業精神，以及較強的責任意識和事業心，才能在檔案管理技術得到合理運用的基礎上，實現檔案信息資源的有效開發，最終提升人事檔案管理信息化水平。

3.加強對信息化網絡安全的管理

在人事檔案管理信息化建設過程中，應加強對信息化網絡的安全管理，以確保人事檔案信息的安全性，保障企業員工的隱私安全。所以，企業應該采取相關的措施，對信息化網絡進行保護。比如，在共享網絡設備中配備相關的監測系統，對網絡數據流實施動態的監管，并對其進行全面的分析和統計。如果存在安全隱患，可以及時發現并消除隱患，從而保障人事檔案信息的安全性。同時，要引進切實有效的安保措施，尤其是對于一些具有密級的資料信息，應先對其作出科學的界定，并設置權限。只有獲得權限的人員才能夠查閱其中的信息，而權限的設置可以通過密碼、身份驗證等方式進行。對于重要的人事檔案信息，需要將其備份，以免其中的數據遭到破壞或丟失而影響到檔案的安全性和完整性。此外，科學合理的采用防火墻技術，對訪問控制進行強化，并加強對信息化管理系統運行過程的動態管理，適時的對其進行維護，也是對信息化網絡進行安全保護的重要手段。

結束語

綜上所述，在經濟全球化發展的新時期，注重人事檔案管理信息化建設，需要加強人事檔案管理的基礎建設、提高檔案管理人員專業水平，并加強對信息化網絡安全的管理，才能為人事檔案管理工作創造有利的條件，從而提高其管理水平。同時，提高人事檔案管理信息化水平，有利于檔案資源的開發和利用，從而發揮人才的最大價值，促進企業的發展。

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