論高校辦公室秘書能力的提升

饒晗

[摘 要]教育是支撐國(guó)家穩(wěn)步發(fā)展的基礎(chǔ)力量，是培養(yǎng)各類高素質(zhì)人才的重要渠道，是促進(jìn)各行業(yè)進(jìn)一步細(xì)分和向高、精、深發(fā)展的不竭動(dòng)力。在高校教育體系之中，辦公室秘書扮演著至關(guān)重要的角色，主要為就校園發(fā)展、建設(shè)、學(xué)校事務(wù)管理等提供輔助性服務(wù)，其直接影響著高校運(yùn)行水平。文章在此就高校辦公室秘書能力的提升展開了分析與研究。

[關(guān)鍵詞]高校；辦公室；秘書能力

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.16.123

早前，習(xí)近平總書記就秘書這項(xiàng)工作給予了總結(jié)。談起“秘書工作的風(fēng)范”，他提到，辦公室秘書工作具有重、苦、雜與難的特點(diǎn)。[1]在剛剛過去的十九大上，要求秘書工作應(yīng)全面堅(jiān)持以馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，全面貫徹習(xí)近平總書記系列重要講話精神與黨中央治國(guó)理政新理念新思想新戰(zhàn)略，并設(shè)立了相應(yīng)的秘書處，可見，政府部門對(duì)高校辦公室秘書工作給予了高度的認(rèn)知，強(qiáng)調(diào)依法治校，構(gòu)建平安校園，這對(duì)高校辦公室秘書能力提出了更高的要求。因此，為提高高校辦公室秘書能力，應(yīng)結(jié)合十九大基本精神，重視對(duì)辦公室秘書專業(yè)能力的培訓(xùn)與教育，分別從管理、政治、計(jì)算機(jī)等角度出發(fā)，從而提升高校辦公室秘書能力。

1 高校辦公室秘書能力提升的重要性

近些年來，我國(guó)高等教育得到了全面的發(fā)展，為全面推行高等教育工作，應(yīng)發(fā)揮好辦公室秘書人員的重要作用，其能為領(lǐng)導(dǎo)決策的制定提供參謀與系列服務(wù)，可見，辦公室秘書人員的工作效率變得十分關(guān)鍵。當(dāng)前，高校秘書工作應(yīng)充分順應(yīng)新時(shí)代的具體要求，充分體會(huì)習(xí)近平在1990年時(shí)，就總結(jié)出辦公室秘書工作具有重、苦、雜與難四個(gè)特點(diǎn)。[2]同時(shí)，針對(duì)辦公室工作提出三點(diǎn)希望，即具備“高度責(zé)任感”，要“高效率開展工作”，實(shí)行“高水平服務(wù)”，[3]提出辦公室秘書應(yīng)增強(qiáng)角色意識(shí)，及時(shí)擺正自身位置；要增強(qiáng)辦公室秘書的時(shí)間管理能力、溝通能力與協(xié)調(diào)組織能力，以便更好地勝任秘書這一重要工作。

高校規(guī)范化、法制化發(fā)展要求必須結(jié)合高校大學(xué)生的實(shí)際需求，促進(jìn)大學(xué)生的健康成長(zhǎng)，需要構(gòu)建平安校園，讓大學(xué)生生活在一個(gè)平安而健康的環(huán)境內(nèi)，是提高高校運(yùn)行效率的關(guān)鍵所在。為打造平安校園，高校辦公室秘書人員責(zé)無旁貸。例如，在校園內(nèi)，要組織人員張貼關(guān)于構(gòu)建“平安校園”的條幅，還應(yīng)組織相關(guān)人員開展平安校園宣傳與教育活動(dòng)，不斷提高秘書的職業(yè)道德與責(zé)任感，為平安校園建設(shè)提供保障。就秘書問題，在十九大上也給予了高度重視，要求秘書應(yīng)具備高度的職業(yè)責(zé)任感，處理好高校的相關(guān)事務(wù)，全面堅(jiān)持以馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)的基本原則，貫徹習(xí)近平總書記的系列重要講話精神與黨中央治國(guó)理政新理念新思想新戰(zhàn)略。

2 高校辦公室秘書能力的提升策略

2.1 做好秘書角色定位，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

新時(shí)期，高校辦公室秘書工作的實(shí)施，應(yīng)全面貫徹群眾基本路線，做好秘書角色定位，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，要求秘書要牢記黨的核心宗旨，[4]主要為高校提供政治服務(wù)，從而凸顯高校秘書的重要價(jià)值。

在高校運(yùn)行過程中，黨政辦公室屬于關(guān)鍵的機(jī)關(guān)職能部門，其也是重要的辦事機(jī)構(gòu)與綜合管理部門，也是高校領(lǐng)導(dǎo)的重要參謀者。[3]對(duì)于高校而言，工作效率運(yùn)行高低、成果好壞，從根本上取決于辦公室秘書的基本素質(zhì)的高低。在當(dāng)下全面建設(shè)平安校園、大規(guī)模開展依法治校工作背景下，秘書人員尤其應(yīng)該增強(qiáng)安全意識(shí)，及時(shí)將平安校園建設(shè)的基本理念傳達(dá)下去，設(shè)置平安校園建設(shè)的相關(guān)事務(wù)，引導(dǎo)各系部將校園正常、平安有序的教學(xué)和生活秩序結(jié)合起來，共同營(yíng)造良好的育人環(huán)境。這就需要秘書人員扮演好自身橋梁性的角色，發(fā)揮好聯(lián)系上下級(jí)、高校內(nèi)外的重要作用，積極發(fā)揮行政管理職能，成為高校領(lǐng)導(dǎo)者的智慧背囊，為領(lǐng)導(dǎo)提供輔助，全面承擔(dān)參謀、督查、公文處理等事務(wù)。

2.2 結(jié)合服務(wù)對(duì)象類型，提供服務(wù)需求

要提高秘書服務(wù)質(zhì)量，必須要全面了解秘書服務(wù)的對(duì)象。高校服務(wù)對(duì)象主要有廣大學(xué)生、教職工與校外人員等，其中學(xué)生又有不同學(xué)歷層次、專業(yè)類型和身心狀況的劃分，教職工有不同崗位、職稱、研究領(lǐng)域等區(qū)別，校外人員亦有諸多類型。總而言之，在高校內(nèi)，學(xué)生是高校存在的重要基礎(chǔ)和條件，其發(fā)揮著主體性的作用。如今的高校基本以“95后”學(xué)生為主，他們的身心發(fā)展特點(diǎn)區(qū)別于一般“90后”和廣大“80后”，學(xué)生事務(wù)因此呈現(xiàn)復(fù)雜性、多元化的特點(diǎn)，這要求高校秘書處工作中應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷進(jìn)步，才能更好地處理高校事務(wù)與接待學(xué)生。還要掌握專業(yè)的法律法規(guī)知識(shí)，把握上級(jí)部門新政策并制定適合本校的應(yīng)急方案。

辦公室秘書時(shí)常會(huì)遇到多人辦事的情況，此時(shí)，秘書應(yīng)對(duì)事情影響范圍、輕重緩解、延遲可能導(dǎo)致的后果等進(jìn)行科學(xué)判斷，對(duì)事務(wù)、服務(wù)對(duì)象等予以科學(xué)排序，若部分事務(wù)無法及時(shí)辦理，需要請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或邀請(qǐng)部分人員來進(jìn)行協(xié)助，必須做到對(duì)每個(gè)服務(wù)對(duì)象盡責(zé)、負(fù)責(zé)，從而提高服務(wù)對(duì)象的滿意度。

2.3 提高辦公室秘書的綜合素質(zhì)

辦公室秘書應(yīng)具備高度的政治品質(zhì)、團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)、基礎(chǔ)知識(shí)，客觀公正的態(tài)度、服務(wù)意識(shí)與進(jìn)取精神。其中，政治素質(zhì)是對(duì)秘書的首要要求。尤其學(xué)院辦公室工作常常涉及教職工隱私、人事流動(dòng)、重要文件等機(jī)密，這要求辦公室秘書必須嚴(yán)格做好保密工作，有公德心和職業(yè)素養(yǎng)，生活中不談工作八卦，廢棄公文文件經(jīng)粉碎后丟棄等。基礎(chǔ)知識(shí)點(diǎn)主要涵蓋高等教育管理、行政管理、寫作知識(shí)、科技知識(shí)與統(tǒng)計(jì)知識(shí)等。業(yè)務(wù)能力主要包含基本業(yè)務(wù)知識(shí)、職業(yè)敏感度等；而基本能力則包含溝通能力、調(diào)研能力、創(chuàng)新能力、計(jì)算機(jī)實(shí)踐能力、管理能力與應(yīng)變能力等。身心素質(zhì)則主要包含心理健康、儀表風(fēng)度、思維敏捷、沉穩(wěn)等素質(zhì)。

高校辦公室工作的全面性與開放性要求從業(yè)人員必須具備一定的服務(wù)意識(shí)，懂得妥善處理好各方面的關(guān)系，做好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)工作。秉持學(xué)院“以質(zhì)立校、以生為本、突出特色、崇尚創(chuàng)新”的辦學(xué)理念，工作中圍繞應(yīng)用型大學(xué)建設(shè)需求，堅(jiān)持實(shí)事求是原則，從而具備秉公辦事、大公無私的基本素質(zhì)。同時(shí)，秘書人員應(yīng)積極開展理論學(xué)習(xí)，不斷學(xué)習(xí)馬克思主義、毛澤東思想與中國(guó)特色社會(huì)主義理論，尤其是習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想，注重理論聯(lián)系實(shí)際，養(yǎng)成終身學(xué)習(xí)的良好習(xí)慣。另外，還應(yīng)開展教育事業(yè)，要求秘書人員應(yīng)多學(xué)習(xí)政治、科技、法律、經(jīng)濟(jì)、管理等多元化的文化知識(shí)點(diǎn)，還要強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)辦公工作走向制度化、規(guī)范化與科學(xué)化，要求秘書人員要深度開展秘書專業(yè)知識(shí)點(diǎn)學(xué)習(xí)工作。作為一名秘書人員，還應(yīng)不斷地參與到社會(huì)實(shí)踐之中，主要是通過社會(huì)實(shí)踐來達(dá)到知識(shí)創(chuàng)新的目的，這成為檢驗(yàn)真理的重要指標(biāo)，從而促進(jìn)秘書的快速成長(zhǎng)。

3 結(jié) 論

綜上所述，為全面弘揚(yáng)與貫徹黨的十九大精神，貫徹習(xí)近平總書記的重要講話，設(shè)立秘書處，旨在負(fù)責(zé)黨的各項(xiàng)事務(wù)。針對(duì)此項(xiàng)問題，應(yīng)不斷提升高校辦公室秘書能力，提高辦公室秘書的綜合能力，分別從政治、管理等角度出發(fā)，定期對(duì)辦公室秘書進(jìn)行培訓(xùn)，讓辦公室秘書明確自身的職責(zé)與義務(wù)，合理分配各項(xiàng)工作，將各項(xiàng)工作分配得井井有條，才能提高辦公效率，從而為高校相關(guān)事務(wù)的實(shí)施提供條件。

參考文獻(xiàn)：

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