淺談檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

徐燕惠

摘要：如今，隨著檔案管理的信息化水平越來越高，檔案管理的效率與效益也有了極大的提升。但是，檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理中，仍然起著不可忽視的基礎(chǔ)與前提作用，需要給予充分關(guān)注與重視。本文主要針對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題，進(jìn)行了深入的探討，并提出了加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的有效策略，以期為提高我國(guó)檔案管理水平建言獻(xiàn)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；基礎(chǔ)工作；現(xiàn)代檔案

現(xiàn)代檔案管理涵蓋的內(nèi)容非常豐富，尤其是檔案管理基礎(chǔ)工作，更是具有多類型、多領(lǐng)域、多內(nèi)容的特征。檔案管理基礎(chǔ)工作是現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)和前提，也是檔案查詢、調(diào)用的重要依據(jù)，重視和加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作，將能有效提高我國(guó)檔案管理的準(zhǔn)確性和全面性，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)進(jìn)程。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作的作用

檔案管理基礎(chǔ)工作涉及的內(nèi)容非常多，包括檔案資料的整理、分類、鑒定、保管、登記、注銷等工作。重視檔案管理基礎(chǔ)工作的水平，有助于增強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化水平，提高檔案信息檢索的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)檔案管理效率與效益最優(yōu)化。認(rèn)真、準(zhǔn)確地完成檔案基礎(chǔ)工作，明確檔案資料的分類和編號(hào)，能夠簡(jiǎn)化后續(xù)檔案管理工作，使資料信息的提取更加高效、高質(zhì)。此外，隨著信息科技在社會(huì)、經(jīng)濟(jì)等各領(lǐng)域的不斷推廣應(yīng)用，檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)，已成為必然的趨勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)檔案資料信息的基礎(chǔ)編輯、匯總、分類等，將能保障資料信息錄入的準(zhǔn)確性，降低電子信息檔案檢索的誤差。

二、當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的主要問題

由于檔案管理基礎(chǔ)工作數(shù)量大，且大多都是由人工完成，因此，由于人為、失誤等各種原因，有時(shí)會(huì)導(dǎo)致檔案資料信息出現(xiàn)不完整、不全面，甚至錄入錯(cuò)誤等問題，對(duì)檔案管理質(zhì)量帶來很大影響。

（一）檔案管理基礎(chǔ)工作未得到足夠重視

由于檔案管理基礎(chǔ)工作比較基礎(chǔ)、瑣碎，檔案管理工作人員容易感覺枯燥、乏味，而不愿意全身心地投入到工作中。一些檔案管理機(jī)構(gòu)也對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作，存在認(rèn)識(shí)上的偏頗，沒有給予充分的重視，也沒有建立健全的檔案基礎(chǔ)工作管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作比較混亂，目錄號(hào)缺少、檔號(hào)與命名失范、資料信息損壞、丟失等問題屢見不鮮，嚴(yán)重制約了整體檔案管理工作的健康、有序發(fā)展。

（二）檔案管理基礎(chǔ)工作流程欠缺科學(xué)

在我國(guó)檔案管理中，檔案管理基礎(chǔ)工作流程不明確，是比較常見的問題。檔案管理基本流程是收集、整理、區(qū)分檔案全宗編號(hào)、分類、價(jià)值鑒定、保管、著錄、標(biāo)引等，但在一些機(jī)關(guān)單位，部分檔案管理流程被人為省略。

（三）檔案分類與編號(hào)不準(zhǔn)確

在檔案管理基礎(chǔ)工作中，因?yàn)闄n案資料信息數(shù)量龐大，一些檔案管理機(jī)構(gòu)缺少規(guī)范的分類標(biāo)準(zhǔn)，只是盲目按時(shí)間分類，沒有結(jié)合檔案資料內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，使得檔案資料分類出現(xiàn)不合理、不準(zhǔn)確，給檔案資料的查找和使用帶來很大難度，也增加了檔案管理人員的工作強(qiáng)度。檔案編號(hào)是檔案的“身份證”號(hào)，具有唯一性，但在檔案管理實(shí)踐中，由于部分檔案管理人員年齡偏大、學(xué)歷偏低或責(zé)任心不強(qiáng)，常會(huì)出現(xiàn)一個(gè)編號(hào)多份檔案，或一份檔案多個(gè)編號(hào)，給檔案資料查找和歸檔工作帶來不小的影響。

三、加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)工作的有效策略

在現(xiàn)代檔案管理中，檔案管理基礎(chǔ)工作發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，因此，檔案管理機(jī)構(gòu)必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的重視程度，采取有效策略，來確保檔案管理基礎(chǔ)工作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，從而為現(xiàn)代檔案管理建設(shè)提供有利條件。

（一）增強(qiáng)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的認(rèn)識(shí)，提高對(duì)其重視程度

檔案管理機(jī)構(gòu)管理層應(yīng)當(dāng)深刻了解檔案管理基礎(chǔ)工作的基礎(chǔ)性和重要性，從思想意識(shí)上真正重視檔案管理基礎(chǔ)工作，從而在機(jī)構(gòu)內(nèi)部形成統(tǒng)一的認(rèn)知，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的積極性和責(zé)任感。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)還應(yīng)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使每一個(gè)工作人員都能正確對(duì)待檔案管理基礎(chǔ)工作，并自覺地規(guī)范在檔案管理基礎(chǔ)工作的行為。

（二）對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行普查，提高檔案管理基礎(chǔ)工作規(guī)范化水平

由于檔案管理的工作量非常大，而且涉及多個(gè)部門，其中，可能會(huì)存在因?yàn)闄n案管理基礎(chǔ)工作不到位，而產(chǎn)生不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，甚至錯(cuò)誤的檔案資料，因此，在檔案管理日益信息化管理的趨勢(shì)下，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理的正規(guī)化、系統(tǒng)化建設(shè)，對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行普查，剔除無用檔案；重新整合檔案資料；對(duì)于卷內(nèi)無頁碼、無目錄、無標(biāo)題等檔案，進(jìn)行重新編寫，以便為檔案管理全面信息化建設(shè)，做好充分的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。

（三）做好檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理進(jìn)程

對(duì)檔案進(jìn)行管理的重要目的，就是提高檔案的使用效益。在著錄過程中，應(yīng)當(dāng)分級(jí)次進(jìn)行。如果檔案反映的問題單一或查考價(jià)值不高，就可以對(duì)其進(jìn)行案卷級(jí)著錄；如果檔案內(nèi)若干文件相同，則需要對(duì)其進(jìn)行件組合級(jí)著錄；如果檔案里面有重要文件或資料龐雜，則需要進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣，將既可以減少著錄條目和錄入條目，也能提高檔案管理的效率與質(zhì)量。

（四）加快檔案管理信息化建設(shè)，確保檔案管理基礎(chǔ)資料信息安全

隨著信息科技的發(fā)展，檔案的信息化、現(xiàn)代化管理已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的主流趨勢(shì)。不少檔案管理機(jī)構(gòu)已引進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)，對(duì)檔案資金信息進(jìn)行數(shù)字化管理。不過，由于目前很多檔案信息系統(tǒng)功能還不完善，制約了檔案信息檢索的準(zhǔn)確性。為解決此問題，檔案管理機(jī)構(gòu)需要加快檔案管理信息系統(tǒng)的升級(jí)換代，以提高系統(tǒng)的功能完善度和檢索速率。同時(shí)，還要確保檔案管理和檔案資料的安全性。檔案管理基礎(chǔ)工作人員應(yīng)定期檢查和整理檔案資料，如果發(fā)現(xiàn)存在檔案資料信息損壞或丟失，要及時(shí)采取有效對(duì)策進(jìn)行補(bǔ)救，防止意外事件發(fā)生。

四、結(jié)語

檔案管理是國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展的最基本的組成元素，主要是對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理，并為相關(guān)使用單位或個(gè)人，提供檔案檢索、查詢與使用服務(wù)。檔案管理基礎(chǔ)工作是一切檔案管理工作的基石，直接影響著檔案管理的準(zhǔn)確性、完整性及使用效益。為提高現(xiàn)代檔案管理水平，快速推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程，檔案管理基礎(chǔ)工作人員必須要在集中統(tǒng)一管理、維護(hù)檔案完整與安全、便于利用的原則下，以高度的責(zé)任心，認(rèn)真做好檔案管理基礎(chǔ)工作，從而促進(jìn)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

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