電力企業(yè)的聲像檔案管理工作探討

楊健萍

摘要：隨著我國(guó)電力市場(chǎng)的不斷發(fā)展，我國(guó)電力企業(yè)取得了很大的進(jìn)展。檔案管理是電力企業(yè)管理的一部分，檔案管理的質(zhì)量直接影響著電力企業(yè)的穩(wěn)定和健康發(fā)展。電力企業(yè)在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，仍然存在很多的不合理，導(dǎo)致電力企業(yè)檔案管理時(shí)常出現(xiàn)混亂。本文分析了電力企業(yè)聲像檔案管理的難點(diǎn)，并提出了提升企業(yè)聲像檔案管理質(zhì)量的措施，以期為電力企業(yè)檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；聲像檔案管理；創(chuàng)新

檔案管理是電力企業(yè)管理的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案在電力企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)管理中發(fā)揮著十分重要的作用，其不僅記錄著過(guò)去、承載著歷史，而且還能夠指導(dǎo)工作，指引著企業(yè)未來(lái)的發(fā)展方式。檔案為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)作出重大的決策提供了參考，而且還為公司的發(fā)展規(guī)劃、優(yōu)質(zhì)服務(wù)、安全生產(chǎn)、財(cái)務(wù)監(jiān)察審計(jì)、人力資源管理、法律訴訟、企業(yè)文化、信訪維穩(wěn)等方面提供了真實(shí)、系統(tǒng)的依據(jù)，因此加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理十分必要。

1企業(yè)聲像檔案管理工作的重要性

聲像檔案是電力企業(yè)檔案的重要組成部分，通過(guò)聲音和畫(huà)面將檔案的內(nèi)容展現(xiàn)出來(lái)，具有直觀性和生動(dòng)性，可以將紙質(zhì)檔案通過(guò)若干文字表述以極短的音像表現(xiàn)出來(lái)，生動(dòng)而且真實(shí)。聲像檔案能夠隨時(shí)進(jìn)行復(fù)制和轉(zhuǎn)換，而且攜帶方便，方便儲(chǔ)存和傳播，能夠提高工作效率，聲像檔案是以感光材料與磁性材料作為檔案的載體，因此，其易受溫濕度、灰塵等環(huán)境因素的影響，因此其保管的要求比紙質(zhì)檔案要高，應(yīng)該引起注意。

2電力企業(yè)聲像檔案管理工作存在的難點(diǎn)

2.1聲像設(shè)備問(wèn)題

聲像設(shè)施在管理方面存在問(wèn)題，首先，電力企業(yè)并未建立較明確的聲像設(shè)施使用和管理標(biāo)準(zhǔn)，造成聲像設(shè)施的保存不合理，或者使用設(shè)施變動(dòng)頻繁，導(dǎo)致設(shè)備的使用效率降低；其次，隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)為了能夠滿足工作需要，要對(duì)聲像設(shè)施不斷進(jìn)行改善，因此，聲像設(shè)施的管理也需要不斷進(jìn)行完善。

2.2聲像檔案管理意識(shí)淡薄

當(dāng)前，電力企業(yè)在看待聲像檔案方面，普遍存在著思想認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)：（1）部分人員根本不清楚聲像也是檔案，他們誤以為只有紙質(zhì)的資料、文件、總結(jié)、報(bào)告、履歷等才是檔案，而企業(yè)在經(jīng)營(yíng)或活動(dòng)過(guò)程中形成的錄音、照片、錄像等，只需要進(jìn)行保存，并不需要將這些東西進(jìn)行歸檔保存；（2）還有部分人誤認(rèn)為誰(shuí)拍的照片就歸誰(shuí)，用完就算完了，這些聲像資料的處理只需按照個(gè)人意愿。這些人員缺乏全局觀念，對(duì)檔案的意識(shí)不強(qiáng)，只考慮個(gè)人和本部門(mén)的工作方便，導(dǎo)致部分聲像資料長(zhǎng)期在個(gè)人或部門(mén)內(nèi)部保存，沒(méi)有將其移交給檔案室或檔案館統(tǒng)一管理，造成機(jī)構(gòu)或者人員出現(xiàn)變動(dòng)的時(shí)候，保存在部門(mén)或個(gè)人手中的聲像檔案大量流失，造成企業(yè)檔案不齊全，影響了企業(yè)聲像檔案的完整歸檔、保護(hù)以及開(kāi)發(fā)利用。

2.3收集整理歸檔不及時(shí)

（1）管理分散，聲像檔案材料大多保存在制作聲像材料的部門(mén)或是個(gè)人手中，一般是誰(shuí)制作誰(shuí)保管，事后不按檔案的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，更不向檔案部門(mén)移交。導(dǎo)致大多數(shù)有價(jià)值的科學(xué)實(shí)踐、生產(chǎn)實(shí)踐以及有紀(jì)念意義的社會(huì)活動(dòng)，往往不能留下系統(tǒng)、完整的聲像資料；（2）損失嚴(yán)重，有些單位對(duì)部分因時(shí)間較長(zhǎng)、利用率較低的磁帶或錄像帶，私自沖洗或改錄其它內(nèi)容的現(xiàn)象比較多。在保管條件上，部分單位或部門(mén)因不具備保護(hù)聲像檔案的條件，嚴(yán)重影響了聲像檔案的壽命；（3）遺留問(wèn)題多，有的雖有聲像資料，但也只是會(huì)議場(chǎng)景、集體合影、人物發(fā)言一套程式化的內(nèi)容，缺少有意義的特寫(xiě)鏡頭，人物專訪和事件細(xì)節(jié)沒(méi)有深度。有的聲像資料拍攝錄制完成后，沒(méi)有及時(shí)添加必要的文字說(shuō)明，時(shí)間一長(zhǎng)，就無(wú)法記憶和認(rèn)知了，造成聲像資料的價(jià)值和作用受損。

3加強(qiáng)電力企業(yè)聲像檔案集中管理的對(duì)策

3.1強(qiáng)化聲像檔案意識(shí)

電力企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案的重視與支持，將聲像檔案工作納入各單位工作計(jì)劃和規(guī)劃中，列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程中，加大對(duì)聲像檔案的經(jīng)費(fèi)投入，確保有足夠的人力、資源、物力的配備。通過(guò)舉辦聲像檔案展覽或媒體傳播，向社會(huì)大力宣傳檔案工作的重要性，從而提高人們的檔案意識(shí)。此外，還應(yīng)該認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》，按照法律和政策的規(guī)定，以對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)黨負(fù)責(zé)以及對(duì)人民負(fù)責(zé)的高度責(zé)任感，切實(shí)將這項(xiàng)工作做好。

3.2規(guī)范聲像檔案編研

聲像檔案的管理工作需要具備基本的軟硬件設(shè)施，只有加大經(jīng)費(fèi)的投入力度，才能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)聲像檔案管理的完整性。電力企業(yè)的業(yè)務(wù)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，充分發(fā)揮企業(yè)自身的能動(dòng)性，積極解決聲像檔案信息化建設(shè)的資金，從不同渠道獲取更多的資金支持，規(guī)范聲像檔案的編制。

3.3健全檔案管理制度

健全檔案的管理制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)以及檔案管理的實(shí)際，適應(yīng)單位檔案管理的需要；第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。檔案管理制度必須要具有可操作性，其建立應(yīng)以簡(jiǎn)便易行、方便實(shí)用、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。

3.4創(chuàng)新檔案管理手段

創(chuàng)新是一個(gè)企業(yè)生存和發(fā)展的重要保障，電力企業(yè)必須要?jiǎng)?chuàng)新聲像檔案管理思路，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，提出更多能跟上時(shí)代的步伐的工作方法，用新思路、新技術(shù)、新方法創(chuàng)新檔案管理工作。要搞好聲像檔案的管理，必須不斷豐富和完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)創(chuàng)新思維和創(chuàng)新意識(shí)，并貫穿工作。規(guī)范音像檔案的收集，根據(jù)時(shí)間、范圍和要求，收集各類(lèi)檔案。另外，為了便于音像檔案的存儲(chǔ)和利用，對(duì)檔案進(jìn)行整理、編目、組合、分類(lèi)、歸檔。

3.5提高檔案管理人員的專業(yè)技能

加強(qiáng)攝錄與檔案管理人員知識(shí)與技能的培訓(xùn)，為檔案的錄制和保管奠定良好的基礎(chǔ)。具體可以采用檔案講座、集中培訓(xùn)、分發(fā)資料，或通過(guò)網(wǎng)站發(fā)布聲像檔案的收集范圍、要求等，實(shí)現(xiàn)資源共享，有關(guān)人員要隨時(shí)查閱聲像資料的有關(guān)規(guī)定，對(duì)問(wèn)題多、基礎(chǔ)薄弱單位限期建檔，加強(qiáng)指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。針對(duì)工程聲像檔案專業(yè)性質(zhì)不同，采取分類(lèi)指導(dǎo)，增加培訓(xùn)效果，縮短培訓(xùn)時(shí)間，將聲像資料收集工作分工細(xì)化，保證工程聲像檔案收集質(zhì)量及數(shù)量。

3.6加強(qiáng)現(xiàn)代化的管理

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各級(jí)各類(lèi)檔案部門(mén)都應(yīng)建立獨(dú)立的聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)進(jìn)行檢索、查閱、調(diào)用以及復(fù)制，從而滿足更多的利用者不同形式、不同內(nèi)容的要求，實(shí)現(xiàn)其檔案信息的資源共享。這種快速、便捷、共享的檔案利用方式，能夠使聲像檔案的價(jià)值得以更充分地發(fā)揮。在檔案室里聲像檔案應(yīng)該有重要的存放空間，對(duì)聲像檔案的保管要采取專庫(kù)、專柜存放，并保持適宜的溫度及相對(duì)濕度，要定期進(jìn)行檢查，對(duì)多次使用以及已經(jīng)污損的聲像檔案要及時(shí)進(jìn)行修整和復(fù)制，對(duì)長(zhǎng)期保存并且不常用的磁帶，需要每年重繞一次或刻錄光盤(pán)多套進(jìn)行保存。在信息資源共享方面，可以開(kāi)通供電網(wǎng)站進(jìn)行資料傳閱以及檔案資料的共享。此外，在聲像檔案的開(kāi)發(fā)和利用上，要重視信息的交流與合作。信息時(shí)代的特征在于信息的交流與合作，資源共享。適合公開(kāi)的聲像檔案完全可以拷貝、復(fù)制，提供給用戶，真正把檔案的可利用性用到實(shí)處。

3.7疏通收集渠道

檔案收集是保存檔案資源的重要途徑，是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段，是檔案管理其它業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)，是決定檔案存在與發(fā)展的前提條件。要保證聲像檔案的完整收集，需要采取必要的手段和物資保障，建立疏通收集渠道，運(yùn)用多種形式收集資料。可以通過(guò)正常移交工作接收，通過(guò)重點(diǎn)人物（收錄人員）直接進(jìn)行收集，攝錄人員手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力收集。通過(guò)廣泛開(kāi)展社會(huì)征集對(duì)散存在民間的，比如反映單位歷史概況的聲像檔案等，運(yùn)用有償征集、個(gè)人代存等方式進(jìn)行征集。最后，重點(diǎn)單位要重點(diǎn)收集。對(duì)重點(diǎn)單位、立檔單位聲像檔案比較集中的需要有重點(diǎn)地強(qiáng)化收集。

3.8建立云檔案系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代催生了云計(jì)算技術(shù)，云計(jì)算能夠?qū)τ?jì)算資源、存儲(chǔ)資源進(jìn)行動(dòng)態(tài)擴(kuò)展、按需分配。這給檔案管理系統(tǒng)的可擴(kuò)展性帶來(lái)了機(jī)遇，檔案管理系統(tǒng)只要基于云計(jì)算的技術(shù)架構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)，就能夠動(dòng)態(tài)增加存儲(chǔ)資源、計(jì)算資源，滿足服務(wù)器的快速擴(kuò)容以及數(shù)據(jù)量的快速增長(zhǎng)。檔案大數(shù)據(jù)給傳統(tǒng)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)架構(gòu)帶來(lái)了一系列的沖擊和挑戰(zhàn)，僅從存儲(chǔ)層面看，存儲(chǔ)的構(gòu)建者不得不面對(duì)來(lái)自兩方面的焦慮：一是，數(shù)據(jù)規(guī)模急速增長(zhǎng)，現(xiàn)有的共享磁盤(pán)架構(gòu)能否適應(yīng)海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)；二是，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜多樣，現(xiàn)有的基于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主體的存儲(chǔ)方案能否兼容無(wú)模式的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。

3.9檔案信息“數(shù)據(jù)化”

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，要求對(duì)檔案信息進(jìn)行“數(shù)據(jù)化”，這不僅僅是“數(shù)字化”。數(shù)據(jù)化是指將現(xiàn)象變成指標(biāo)分析量化形式的過(guò)程，而不僅是轉(zhuǎn)化成“0”和“1”的數(shù)字格式的過(guò)程。對(duì)電子文件管理來(lái)說(shuō)，要求擁有完善的元數(shù)據(jù)以及實(shí)現(xiàn)全文檢索。目前，電子文件元數(shù)據(jù)的研究集中在保證電子文件現(xiàn)實(shí)的完整性、真實(shí)性、可讀性以及安全性方面，對(duì)電子文件今后的開(kāi)發(fā)和利用重視還不夠，完善的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)是為大數(shù)據(jù)分析與應(yīng)用提供優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。當(dāng)前，電力企業(yè)已經(jīng)基本上對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行了數(shù)字化的處理，但是還存在一些文件格式不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)信息收集不全等問(wèn)題，因此，檔案信息“數(shù)據(jù)化”，對(duì)于實(shí)現(xiàn)信息的完全錄入以及數(shù)據(jù)管理工作具有十分重要的意義，保證了檔案信息數(shù)據(jù)的完整性。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，加強(qiáng)聲像檔案管理工作人員的專業(yè)技巧，提升聲像檔案管理人員使用計(jì)算機(jī)的水平，有效控制和管理聲像檔案信息數(shù)字化和電子化，能夠?qū)n案信息進(jìn)行十分迅速的收集，十分完整的對(duì)聲像檔案信息進(jìn)行管理和保護(hù)，同時(shí)，還能夠精準(zhǔn)的提供聲像檔案信息給機(jī)關(guān)以及企事業(yè)單位的各項(xiàng)工作提供非常有效的服務(wù)，使供電企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)聲像檔案的管理工作。

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