檔案管理信息的現(xiàn)狀、困境及出路

楚立敏

摘 要：檔案管理工作是為檔案信息提供保障的重要內(nèi)容，但是目前我國的檔案信息管理工作存在著一些問題阻礙了檔案的發(fā)展，這對(duì)信息獲取者的需求不能得到滿足，也對(duì)國家的信息化發(fā)展有不良的影響。如何使檔案信息管理工作走出困境，解決檔案工作中的問題，進(jìn)一步發(fā)展檔案管理工作，是本篇文章要闡述的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：檔案管理；困境出路；對(duì)策

檔案是維持城市的正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要資源，記錄著城市的各個(gè)行業(yè)的重要信息，關(guān)系到每一個(gè)人的工作生活，龐大的檔案網(wǎng)絡(luò)建構(gòu)起一個(gè)城市乃至一個(gè)社會(huì)的信息結(jié)構(gòu)。檔案管理的重要性隨著時(shí)代的發(fā)展而增強(qiáng)，提高檔案管理工作的效率能夠促進(jìn)城市的快速發(fā)展，完善信息的保管整理工作也是提升城市水平的重要途徑。檔案的數(shù)量增加帶來了更大的工作量，對(duì)檔案工作者提出了嚴(yán)峻的要求，但是目前檔案管理仍存在一些問題，如何加強(qiáng)我國的檔案管理，解決問題，更好的發(fā)展檔案管理工作是緊要任務(wù)。

1 檔案管理工作所處的困境

檔案管理工作的現(xiàn)狀處于發(fā)展中，但仍存在著問題，這些問題導(dǎo)致檔案管理工作陷入了困境，檔案管理的制度不完善，檔案管理缺乏合理的信息結(jié)構(gòu)，使檔案信息的管理工作出現(xiàn)問題造成對(duì)個(gè)人及企業(yè)等機(jī)構(gòu)的損失。分為以下幾個(gè)方面：

1.1 檔案管理法制建設(shè)不健全

檔案管理法制建設(shè)不健全，致使城建檔案管理工作陷入困境。在城建檔案管理中，城建檔案執(zhí)法細(xì)則有待進(jìn)一步完善，檔案管理法制建設(shè)不健全制約著城建檔案事業(yè)的發(fā)展。2008年1月1日，《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》的頒布實(shí)施，從法律條款上進(jìn)一步對(duì)城建檔案工作給予了支持，同時(shí)也拓展了城建檔案的服務(wù)地域，如：城市、鄉(xiāng)村都納入了城建檔案的業(yè)務(wù)范疇，但相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則尚無進(jìn)一步修訂或完善。另外，城建檔案管理的法律意識(shí)較低，使得城建檔案的行政執(zhí)法過緩，也造成了檔案管理法制建設(shè)的不健全。

1.2 城建檔案管理信息化薄弱

城建檔案管理信息化薄弱，也是城建檔案管理工作的瓶頸。在城建檔案管理的過程中，信息化建設(shè)的現(xiàn)狀不容樂觀。具體說來，城建檔案管理信息化薄弱主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，一是城建檔案管理的信息化建設(shè)的觀念亟待轉(zhuǎn)變。在城建檔案管理信息化建設(shè)中，由于管理人員的信息化意識(shí)不足，在城建檔案管理實(shí)際工作中沒有發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)，仍然停留在傳統(tǒng)的城建檔案管理的階段，不利于現(xiàn)代城建檔案管理工作的進(jìn)行。二是城建檔案管理信息化的硬件投入滯后。在城建檔案管理工作中，由于對(duì)信息化建設(shè)的硬件投入不足，使得城建檔案管理的硬件設(shè)施落后。三是城建檔案管理的軟件系統(tǒng)開發(fā)過于緩慢。城建檔案管理的信息化建設(shè)，軟件系統(tǒng)開發(fā)至關(guān)重要，當(dāng)前城建檔案管理的軟件系統(tǒng)無法滿足檔案管理人員的需要。

1.3 城建檔案管理工作不規(guī)范

城建檔案管理工作不規(guī)范，也是城建檔案管理工作迫切需要解決的問題。在城建檔案管理中，城建檔案管理工作不規(guī)范，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面，一方面，檔案收集來源不均衡。總的來說，在城建檔案管理工作中，檔案資料的收集管理環(huán)節(jié)還比較薄弱。另一方面，在管理權(quán)限上，專業(yè)部門內(nèi)部檔案收集較多，而外部收集較少，檔案資源收集容易存在漏項(xiàng)、空白的地方。

2 加強(qiáng)檔案的信息管理工作的出路

2.1 完善檔案的管理制度和相關(guān)規(guī)范

完善檔案管理的法律制度和工作規(guī)范是檔案管理的出路之一，檔案管理工作由于缺少相關(guān)的制度規(guī)定，使檔案工作在進(jìn)行中發(fā)生不符合規(guī)定的行為，使檔案信息發(fā)生混亂遺失等問題，應(yīng)進(jìn)行加強(qiáng)和完善檔案管理的相關(guān)制度，嚴(yán)格按照制度進(jìn)行檔案工作的流程，落實(shí)規(guī)定，對(duì)檔案工作的責(zé)任制度進(jìn)行合理分配，相關(guān)的管理者和工作人員需承擔(dān)檔案發(fā)生問題時(shí)的責(zé)任。加大力度進(jìn)行法律監(jiān)管，宣傳法律知識(shí)，進(jìn)一步增強(qiáng)部門及人員對(duì)檔案的法律意識(shí)，對(duì)城市鄉(xiāng)鎮(zhèn)等等級(jí)劃分區(qū)域進(jìn)行檔案的知識(shí)宣傳，對(duì)檔案的違規(guī)行為進(jìn)行處罰。

2.2 改善檔案信息管理方式

對(duì)檔案的信息化管理要進(jìn)行改善和創(chuàng)新，檔案的信息化要求檔案管理工作者的素質(zhì)和能力能夠完成相關(guān)的檔案工作，加強(qiáng)人員的培訓(xùn)使其具備更加熟練的能力來進(jìn)行檔案整理工作，將檔案信息的收集和整理保存工作方式進(jìn)行適當(dāng)?shù)母纳疲箼n案工作的效率更高，信息的分類也更加清晰。加大力度投入對(duì)檔案管理工作的支持資金，對(duì)軟件技術(shù)進(jìn)行引進(jìn)，結(jié)合科學(xué)的方法對(duì)檔案管理工作程序創(chuàng)新，加快信息的處理速度，減少人力的消耗，提高工作效率，同時(shí)要完善檔案信息保存平臺(tái)，及時(shí)進(jìn)行維護(hù)，防止檔案信息泄漏造成損失，嚴(yán)格管理檔案的保密工作。為檔案所有者提供更加便利的服務(wù)，建立查詢檔案的系統(tǒng)，廣泛分布，滿足人們對(duì)檔案的需求。

2.3 規(guī)范城建檔案管理整理工作

規(guī)范城建檔案管理整理工作在城建檔案管理中的作用也不容忽視。在城建檔案管理工作中，實(shí)施目標(biāo)管理，規(guī)范檔案資源的收集、處理。要規(guī)范城建檔案管理整理工作，首先，要統(tǒng)籌安排城建檔案資源的收集。把資源收集納入目標(biāo)管理，統(tǒng)一規(guī)劃收集的對(duì)象、結(jié)構(gòu)和層次，制定相應(yīng)目標(biāo)，分階段達(dá)標(biāo)；嚴(yán)格按照城建檔案管理分類大綱逐步堵漏補(bǔ)空；認(rèn)真分析資源分布結(jié)構(gòu)，有重點(diǎn)地突破資源收集結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象。其次，積極推行檔案資源收集方式的多元化。對(duì)于能夠納入特種載體收集的資源，力求搭建微機(jī)化或網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)進(jìn)行采集，進(jìn)一步提高管理效率，為資源使用、服務(wù)提供保障；同時(shí)，對(duì)符合既有收集資源向特種資源轉(zhuǎn)換條件的，逐步進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換。再此，要加強(qiáng)檔案資源的規(guī)范化處理。做好檔案分類研究，把好關(guān)口，分清層次，做好檔案資源的數(shù)量和質(zhì)量上的統(tǒng)一，杜絕垃圾資源的侵入；進(jìn)一步優(yōu)化檔案資源的收集、處理的工作流程，結(jié)合多元化的處理方式進(jìn)行處置，提高管理效率；另外，還要加強(qiáng)檔案管理的檢查督促。采用平推檢查和互檢的方式予以監(jiān)督與交流。

3 檔案管理工作的意義

檔案運(yùn)用的合理有效是經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。對(duì)于把握經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基本檔案的作用是促進(jìn)社會(huì)整體發(fā)展的基礎(chǔ)，檔案本身的重要意義在于信息的記錄和總結(jié)，對(duì)個(gè)人及企業(yè)都有著良好的幫助，是篩選和選擇的依據(jù)，也是證明各種信息的憑證，為機(jī)構(gòu)提供信息參考，是每個(gè)人都需要的重要信息載體。做好檔案工作可以增加信息的價(jià)值，對(duì)社會(huì)的重要資源進(jìn)行分類整理和提供，是資源共享的途徑，檔案的建設(shè)工作的提升對(duì)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)有著帶動(dòng)作用，同時(shí)促進(jìn)文化、政治等多方面的發(fā)展，對(duì)社會(huì)有著寶貴的意義。

4 總結(jié)

檔案管理工作是國家進(jìn)行信息整合規(guī)劃的重要方式，加強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量能夠提升社會(huì)發(fā)展水平，對(duì)我國的信息資源的利用率也能有所提高，是關(guān)系到每個(gè)人的重要工作內(nèi)容。

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