淺談檔案員如何規(guī)范不動(dòng)產(chǎn)檔案工作

李曉晨

摘 要：隨著我國社會主義建設(shè)進(jìn)入新時(shí)代，房地產(chǎn)事業(yè)也得到了迅猛發(fā)展，對于不動(dòng)產(chǎn)登記的管理工作也越來越規(guī)范化。國家在2013年開始對不動(dòng)產(chǎn)登記工作進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，又伴隨著《物權(quán)法》的頒布和推行，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的地位越來越重要。文章中將針對不動(dòng)產(chǎn)檔案工作的特點(diǎn)及內(nèi)涵，深度剖析不動(dòng)產(chǎn)檔案工作的管理現(xiàn)狀，解析不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的重要意義，從檔案員的角度尋找規(guī)范不動(dòng)產(chǎn)檔案工作的措施，以促進(jìn)我國不動(dòng)產(chǎn)檔案工作的發(fā)展，為規(guī)范我國不動(dòng)產(chǎn)市場提供檔案支持，促進(jìn)我國房地產(chǎn)事業(yè)向著高端化方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案員；檔案管理；不動(dòng)產(chǎn)檔案；規(guī)范

引言

隨著我國經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入信息化社會，通過有效手段，促進(jìn)檔案員對不動(dòng)產(chǎn)檔案的規(guī)范管理，有利于我國不動(dòng)產(chǎn)檔案的規(guī)范整合，能有效提高我國不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的效率，對于進(jìn)一步完善檔案工作也具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、不動(dòng)產(chǎn)檔案的內(nèi)涵及特點(diǎn)

不動(dòng)產(chǎn)檔案是指不動(dòng)產(chǎn)登記部門根據(jù)《物權(quán)法》的有關(guān)規(guī)定，在不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬登記有關(guān)物權(quán)變動(dòng)的歷史記錄，主要是以不動(dòng)產(chǎn)權(quán)登記簿為主要載體，不動(dòng)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)包括其物權(quán)的調(diào)查、轉(zhuǎn)移、變更、注銷、查封等環(huán)節(jié)。其中不動(dòng)產(chǎn)檔案的形式可以是文字、數(shù)據(jù)、圖表、音像等，可以以光盤、紙張等為主要載體形式。不動(dòng)產(chǎn)檔案在國土資源保護(hù)、法院訴訟以及住房保障過程中具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

不動(dòng)產(chǎn)檔案不僅包括房地產(chǎn)檔案，還包括土地、林業(yè)以及農(nóng)業(yè)等不動(dòng)產(chǎn)權(quán)的檔案信息，涉及面廣，其主要特點(diǎn)如下：

（一）不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)量和種類繁多

在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作中，其分類可以分為房地產(chǎn)、土地、林業(yè)、農(nóng)業(yè)、礦產(chǎn)等多個(gè)門類，在主要分類下，又可以分為城市和農(nóng)村。不動(dòng)產(chǎn)檔案的登記形式又包括了文字、數(shù)據(jù)以及圖表音像等形式。通過對不同形式不同來源的不動(dòng)產(chǎn)進(jìn)行登記，建立不動(dòng)產(chǎn)檔案，其數(shù)量之多甚至一個(gè)縣市的卷宗就可以達(dá)到幾百萬卷。

（二）不動(dòng)產(chǎn)檔案具有時(shí)間跨度大，周期長的特點(diǎn)

在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理過程中，部分土地和房地產(chǎn)的物權(quán)變更具有跨度大的特點(diǎn)，部分物權(quán)變動(dòng)的時(shí)間跨度甚至達(dá)到三四年之久，具有跨度大、周期長的特點(diǎn)

（三）不動(dòng)產(chǎn)檔案具有動(dòng)態(tài)性和繼承性的特點(diǎn)

不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作中，最主要的工作包括房地產(chǎn)的變更，其中主要是房地產(chǎn)的繼承和買賣引起的物權(quán)變動(dòng)，還有房地產(chǎn)拆遷和擴(kuò)建工作，都導(dǎo)致了不動(dòng)產(chǎn)檔案具有動(dòng)態(tài)性和繼承性的特點(diǎn)。

（四）不動(dòng)產(chǎn)檔案具有專業(yè)性和真實(shí)性特點(diǎn)，可以作為法律依據(jù)

不動(dòng)產(chǎn)檔案因其檔案形式和數(shù)據(jù)來源的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，其要求檔案登記與實(shí)際情況相符，所以可以作為物權(quán)變動(dòng)的依據(jù)，具有法律效力，可以作為法律依據(jù)。

二、不動(dòng)產(chǎn)檔案工作的現(xiàn)狀

由于不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理涉及到國土部門、住建部門、農(nóng)業(yè)部門等，管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一性，在檔案管理過程中也出現(xiàn)了一些問題，其中主要有以下幾點(diǎn)：

（一）不動(dòng)產(chǎn)檔案材料缺乏完整性，其數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性較低

由于不動(dòng)產(chǎn)檔案具有時(shí)間跨度大以及周期長的特點(diǎn)，許多歷史信息的記錄中存在著房屋面積或用途的錯(cuò)誤登記以及房屋主人身份信息和門牌信息缺失等問題的存在，導(dǎo)致不動(dòng)產(chǎn)檔案材料不完整，這大大降低了不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，影響了政府的公信力和辦事效率，不利于我國規(guī)范化的不動(dòng)產(chǎn)管理工作的進(jìn)行。

（二）不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)不完善，數(shù)據(jù)庫整合能力較差

由于缺乏相關(guān)的技術(shù)支持，導(dǎo)致不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫整合能力較差，不動(dòng)產(chǎn)檔案分散于不同的部門，在數(shù)據(jù)對接過程中會出現(xiàn)數(shù)據(jù)不完善的問題，對于房地產(chǎn)的狀態(tài)記錄混亂，最終導(dǎo)致檔案的真實(shí)性降低，不利于政府檔案工作的管理。

（三）不動(dòng)產(chǎn)檔案資源共享程度較低，信息化水平較低

在部分區(qū)域，由于受當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)水平和科技發(fā)展水平以及檔案員知識文化水平的限制，依然采用紙質(zhì)的檔案管理形式，沒有實(shí)現(xiàn)信息化。這一現(xiàn)象將嚴(yán)重影響了不動(dòng)產(chǎn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和發(fā)展，影響了不動(dòng)產(chǎn)檔案共享模式的進(jìn)步和發(fā)展，不利于我國不動(dòng)產(chǎn)檔案管理效率的提升。

（四）不動(dòng)產(chǎn)檔案存放部門較多，不利于便民服務(wù)工作的開展

前文提到，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理涉及農(nóng)業(yè)、林業(yè)等多個(gè)部門，因此不動(dòng)產(chǎn)檔案存放于不同的部門，沒有對其整合統(tǒng)一管理，這給群眾查閱相關(guān)檔案造成了很大的麻煩，不利于政府便民服務(wù)工作的開展。

三、規(guī)范不動(dòng)產(chǎn)檔案工作的措施

針對上述不動(dòng)產(chǎn)檔案管理過程中存在的問題，檔案管理員應(yīng)該從以下幾點(diǎn)對不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理工作進(jìn)行規(guī)范：

首先，應(yīng)對不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行集約管理，促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化。在我國推行不動(dòng)產(chǎn)登記統(tǒng)一化之前，不動(dòng)產(chǎn)檔案分散在多個(gè)部門，不同部門的管理模式、文本規(guī)范也都各有差異。在實(shí)行不動(dòng)產(chǎn)登記統(tǒng)一管理后，檔案員可以制定統(tǒng)一規(guī)范的文本模式，建立統(tǒng)一的檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，以提高不動(dòng)產(chǎn)檔案集約化管理的效率，為政府工作人員及群眾查閱相關(guān)檔案提供便利。

第二，隨著我國信息化社會的發(fā)展，不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理應(yīng)該建立統(tǒng)一的數(shù)字化平臺，建立數(shù)據(jù)庫。改變以往使用紙張作為檔案主要載體的檔案管理方式改用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，如二維碼、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，對不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行分類管理，增加不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的便利性。

第三，建立不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的權(quán)利人制度，明確檔案員的責(zé)任，提高檔案員對不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的效率和質(zhì)量，減少錯(cuò)誤檔案的產(chǎn)生，避免不必要問題的發(fā)生，提高政府的公信力。

第四，提高資源共享程度。通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫和管理模式，不斷提高檔案員的科學(xué)文化素質(zhì)，提高其利用現(xiàn)代信息技術(shù)辦公的能力。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源的共享，整合全國各地的不動(dòng)產(chǎn)檔案，對其進(jìn)行分類處理，可以有效避免多地購房避稅現(xiàn)象的發(fā)生，為相關(guān)案件提供法律依據(jù)。

第五，對不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行集約化管理，統(tǒng)籌人力、物力以及時(shí)間等因素，最大程度地節(jié)約成本，實(shí)現(xiàn)高效化管理。通過集約化的管理模式，可以對存儲空間進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃，減少不必要的資源浪費(fèi)，有利于提高我國不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的效率。

第六，在規(guī)范不動(dòng)產(chǎn)檔案管理過程中，檔案員應(yīng)制定計(jì)劃，分步進(jìn)行，不可能一蹴而就。在規(guī)范其管理時(shí)，應(yīng)建立合理的分工機(jī)制，尤其是不動(dòng)產(chǎn)檔案的登記和管理流程，應(yīng)對其進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，避免因登記錯(cuò)誤導(dǎo)致后期數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，增加不必要的工作量，降低不動(dòng)產(chǎn)檔案的工作效率。

第七，提高檔案員自身素質(zhì)。檔案員的素質(zhì)事關(guān)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作的規(guī)范性和信息化水平。檔案管理工作不應(yīng)是個(gè)閑職，應(yīng)通過相關(guān)培訓(xùn)或直接聘請專業(yè)的檔案專業(yè)畢業(yè)人員進(jìn)行檔案管理工作，以促進(jìn)其集約化和信息化管理模式的發(fā)展。

結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及法治化國家的進(jìn)步，我國科技也得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展。在國家發(fā)展過程中，不動(dòng)產(chǎn)檔案對于房地產(chǎn)以及人民的財(cái)產(chǎn)安全都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。文中指出了當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)檔案管理存在的問題，從檔案員的角度對不動(dòng)產(chǎn)檔案管理混亂、效率低下以及信息化水平低等問題尋找解決措施，提出提高檔案員個(gè)人素質(zhì)，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫等措施，提高不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和數(shù)據(jù)的共享，對于我國不動(dòng)產(chǎn)檔案規(guī)范化管理具有重要意義。

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