試析檔案管理

郭任

摘 要：檔案是一種原始記錄，它見證各種事實(shí)關(guān)系，反映一個(gè)單位的歷史面貌。界定歸檔范圍和保管期限要根據(jù)各科室的具體情況、職能范圍來決定，越詳盡越好，就像一本說明書一樣，以適用于我單位人員變化快的特點(diǎn)。檔案信息化、一體化是新時(shí)代的特征。我們要加快知識(shí)結(jié)構(gòu)的變化，要不斷"充電"，不斷補(bǔ)充"能量"，以求適應(yīng)新時(shí)代的要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理；業(yè)務(wù)指導(dǎo)；系統(tǒng)條理

引言：隨著公自動(dòng)化、社會(huì)信息化檔案管理模式的深入發(fā)展，檔案在企業(yè)的管理和發(fā)展過程中起著越來越重要的作用。企業(yè)的不斷改革和發(fā)展，檔案在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的綜合建檔過程中，由單純的存放走向應(yīng)用，使之更好地為企業(yè)管理服務(wù)。

1檔案管理

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。因此，檔案管理工作的有條不紊、井然有序是十分重要的。

2檔案管理與保護(hù)的要求

《中華人民共和國檔案法》對檔案工作的基本原則作了規(guī)定：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理 、維護(hù)檔案的完整與安全 、便于社會(huì)各方面的利用。基于國家對檔案工作所作的具體規(guī)定，一個(gè)單位的檔案管理與維護(hù)應(yīng)該要做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理、對檔案進(jìn)行維護(hù)管理并確保檔案安全、便于社會(huì)各方面的利用。

2.1單位負(fù)責(zé)人統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)

目前，傳統(tǒng)檔案管理過程中存在很多問題，如領(lǐng)導(dǎo)不重視、檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)不強(qiáng)、人才不足、資金短缺、檔案管理設(shè)備和技術(shù)不先進(jìn)等，再多的問題，其源頭其實(shí)都是領(lǐng)導(dǎo)不重視引起的。如何取得領(lǐng)導(dǎo)的重視？首先，要將自己推銷出去，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)并贊賞自己，當(dāng)然，這個(gè)推銷并不是抓住一切機(jī)會(huì)對領(lǐng)導(dǎo)溜須拍馬，而是要在日常工作中踏踏實(shí)實(shí)、盡心盡責(zé)，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，在有限的資源條件下將檔案管理得有條不紊，能保證檔案的絕對安全并能得到充分的利用，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠注意到自己，更能夠注意到自己的工作；其次，也要加大宣傳力度，有事沒事在領(lǐng)導(dǎo)耳邊多念叨念叨檔案管理工作的重要性，有事沒事多在領(lǐng)導(dǎo)耳邊念叨念叨其他先進(jìn)單位檔案管理的先進(jìn)性，我們自己還缺點(diǎn)啥，所謂好事多磨，也許正是如此；最后，日常在與其他科室同事交流過程中也要多做檔案管理工作重要的宣傳，得到其他同事的認(rèn)同，不能讓他們感覺單位資源的分配不均而引發(fā)不必要的矛盾。

2.2單位檔案實(shí)行集中管理

一個(gè)單位，有很多不同種類的檔案，如人事檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案以及與專業(yè)工作相關(guān)的專業(yè)檔案等，如果單位具備條件，最好能由專業(yè)人員采取專業(yè)的設(shè)備技術(shù)實(shí)現(xiàn)集中管理。集中管理有很多優(yōu)勢，如能引起管理層的關(guān)注、能更好的實(shí)施各項(xiàng)工作制度、能減少管理及維護(hù)成本、能節(jié)約管理場地的建設(shè)、能充分采用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備進(jìn)行現(xiàn)代化管理、能減少檔案的安全管理難度等。

3檔案工作改進(jìn)對策

3.1抓好組織建設(shè)，完善管理制度，做到“五個(gè)統(tǒng)一”

抓好組織建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。一是成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長、辦公室主任任副組長、主要科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組.協(xié)調(diào)各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障；二是把檔案管理工作列入到公司領(lǐng)導(dǎo)的議事日程.年初有部署，年終有總結(jié)，平時(shí)有檢查指導(dǎo)，并接受上級(jí)省市和上級(jí)檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)；三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案部門做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一制定計(jì)劃，統(tǒng)一檢查指導(dǎo)和統(tǒng)一培訓(xùn)交流。

3.2檔案工作要有計(jì)劃和目標(biāo)

檔案工作要想取得長遠(yuǎn)的發(fā)展，必須增強(qiáng)檔案工作的主動(dòng)性、前瞻性，制定出有指導(dǎo)性的檔案發(fā)展規(guī)則。為此，領(lǐng)導(dǎo)干部要意識(shí)到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，要結(jié)合當(dāng)今公自動(dòng)化、社會(huì)信息化發(fā)展的新趨勢，加大技術(shù)投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實(shí).際的工作計(jì)劃。

3.3提高檔案管理水平，強(qiáng)化服務(wù)。

要進(jìn)一步提高檔案管理水平，必須貫徹檔案的集中統(tǒng)一管理的原則，即要注意所藏檔案門類齊全，又要注意檔案的重要程度，使那些反映本部門主要職能活動(dòng)的業(yè)務(wù)檔案及反映重要活動(dòng)的照片、錄音帶不同載體的檔案，也能向本部門歸檔，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，檔案的收集、整理、搶救、保存這些基礎(chǔ)工作是必要的，但目的是用檔案為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，把死的東西變活，這也是檔案工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。例如：我單位專門成立了檔案室.所有的檔案都進(jìn)行了集中統(tǒng)一管理，針對我單位在檔案利用開發(fā)管理不夠完善的方面，從提高思想認(rèn)識(shí)入手，進(jìn)一步學(xué)習(xí)《檔案法》。中心領(lǐng)導(dǎo)班子對此項(xiàng)工作給予高度重視，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，多次召開專門會(huì)議討論檔案管理工作，及時(shí)解決檔案工作中存在的問題。

3.4指導(dǎo)人員要注意語言藝術(shù)

指導(dǎo)人員主要的交往對象是檔案管理人員，因此在指導(dǎo)時(shí)要注意語言的藝術(shù)性，要把檔案工作方針、政策、目的、意義準(zhǔn)確傳達(dá)給對方，使對方能夠接受自己的意見和建議。在與人交流時(shí)要注意說話要溫和，既不讓人感覺低三下四又不使人感到壓抑；在講解工作時(shí)，要有針對性，做到簡練、準(zhǔn)確，做到對下屬的工作要心中有數(shù)，不能空口亂說；同時(shí)，還要注意個(gè)人的形象，堅(jiān)持服務(wù)第一，奉獻(xiàn)至上，言必行，行必果的原則。

3.5指導(dǎo)人員的管理手段要與時(shí)俱進(jìn)

社會(huì)不斷向前發(fā)展，新事物層出不窮，檔案管理事業(yè)也在不斷的發(fā)展中，這就要求檔案指導(dǎo)人員的指導(dǎo)手段要圍繞檔案工作的基本職能與時(shí)俱進(jìn)，不能在以前的管理方法上停滯不前，要不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平。例如，化以前的紙質(zhì)檔案收藏為如今的網(wǎng)絡(luò)管理，提高檔案的利用率；加強(qiáng)與其他檔案館的聯(lián)系，汲取他人長處，補(bǔ)充本館的不足，從而促進(jìn)本館的發(fā)展。

3.6檔案的保管

實(shí)踐證明，檔案保管是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)且責(zé)任重大的工作，也是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的重要內(nèi)容和重要環(huán)節(jié)，做好檔案保管，既要有硬件，也要有軟件。所為硬件，是指有良好的庫房，標(biāo)準(zhǔn)的裝具，以及必要的保護(hù)設(shè)施。所為軟件，就是檔案管理人員對檔案的保護(hù)知識(shí)、保管方法、保密意識(shí)和需要認(rèn)真執(zhí)行的檔案管理制度。基層單位的檔案保管硬件往往因?yàn)闂l件的限制而比較簡陋，這就更需要檔案管理人員注意日常的巡查，注意檔案庫房的溫度、濕度的控制與調(diào)節(jié)，注意防盜、防水、防火、防霉變、防蟲蛀、防有毒有害氣體等各種因數(shù)對檔案的危害。借閱檔案要嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，辦理借閱登記手續(xù)，借出和歸還時(shí)都要做到當(dāng)面清點(diǎn)，歸還的檔案資料按順序放回原位，以便日后次查找。保證巳歸檔的資料安全、完整。

4結(jié)語

檔案管理的目的，在于服務(wù)和利用，因此要增強(qiáng)檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度，更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能，為生產(chǎn)部門提供更好的服務(wù)。企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要?dú)v史憑證，在各項(xiàng)工作中起著越來越無法替代的積極作用，我們應(yīng)重視這項(xiàng)工作，使檔案工作再上新臺(tái)階。

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